Questões de Secretariado Executivo

É esperado que o Secretário Executivo, dentre todas as habilidades requeridas para o exercício de suas funções, esteja atento e saiba desempenhar, com facilidade, as modernas técnicas de informática, arquivamento e comunicação utilizando seu senso de

• A. curiosidade e ousadia.
• B. informalidade e irreverência.
• C. ética e discrição.
• D. perfeccionismo e determinação.
• E. liberdade e poder.

O profissional de secretariado precisa ser um assessor multifuncional, atento à empresa e ao mercado, fazendo um trabalho dinâmico, criativo e, principalmente,

• A. autorizando e deliberando estratégias e situações, visando o seu sucesso e o de sua área.
• B. envolvendo-se em projetos e assumindo decisões conforme sua própria determinação.
• C. efetivando a solução para diversas dificuldades somente após anuência de seus superiores.
• D. facilitando o desempenho dos seus superiores, de sua área e de toda a organização.
• E. dedicando-se árdua, fiel e exclusivamente para o atendimento de sua chefia.

• A. Apenas as três últimas.
• B. Apenas as três primeiras.
• C. Todas elas, sem exceção.
• D. Apenas as duas últimas.
• E. Apenas as duas primeiras.

Um secretário executivo pode atuar como Gestor de Relações Internacionais, pois ao ter domínio de idiomas diferentes do seu idioma nativo, pode conduzir cerimoniais, cumprir protocolos e atender à etiqueta internacional, atuando como gerenciador e mediador de ações de assessoria executiva e gestão de equipes. Esse perfil profissional exige competências específicas, que estão indicadas em todas as alternativas abaixo, exceto uma. Assinale-a.

• A. Domínio do idioma inglês e espanhol, primeira e segunda línguas mundialmente faladas.
• B. Domínio de tecnologias que possibilitem e viabilizem acesso nacional e internacional.
• C. Domínio de técnicas de cerimonial, eventos, apresentação, etiqueta, postura e gestão de conflitos.
• D. Domínio de costumes socioculturais de seu próprio país e região e conhecimentos avançados referentes ao país estrangeiro.
• E. Domínio de, no mínimo, três idiomas, sendo um obrigatoriamente a língua de sinais.

“Os preparativos para o Cerimonial da Presidência que receberá os Chefes de Estado para a reunião de Cúpula do BRICS na próxima semana estão em conformidade com a Agenda estabelecida e as deliberações necessárias ao evento já foram providenciadas. Entretanto as equipes de segurança encontram-se tensas com a proximidade do evento o que tem ocasionado aos demais envolvidos uma crescente ansiedade.” Os profissionais envolvidos na notícia fictícia supracitada refletem um tipo de comportamento antagônico ao conceito de

• A. Inteligência Emocional.
• B. Relações Interpessoais.
• C. Técnicas de Atendimento.
• D. Gestão do Tempo para Equipes.
• E. Comportamento Organizacional.

No conjunto de tarefas abaixo a única que contém a ordem CORRETA da rotina padrão de PROTOCOLO é:

• A. Recebimento / Análise / Registro / Classificação / Tramitação.
• B. Recebimento / Registro / Classificação / Distribuição / Tramitação.
• C. Recebimento / Classificação / Análise / Registro / Arquivamento.
• D. Recebimento / Classificação / Registro / Distribuição / Tramitação.
• E. Recebimento / Distribuição / Tramitação / Carimbo / Arquivamento.

A organização das atividades de trabalho e os novos elementos de informação fundamentam decisões que utilizam:

• A. Tecnologias de conectividade que permitem às organizações a remodelagem como forma de incentivo à participação de indivíduos em estruturas existentes, monitorando suas práticas e a utilização de produtos e serviços.
• B. Tecnologias inovadoras de conectividade e colaboração para reprojetar e remodelar organizações, transformando estruturas, escopos de operações, mecanismos de controle e apresentação, práticas de trabalho, produtos e serviços.
• C. Tecnologias de colaboração para reprojetar estruturas e escopos de operações, preservando os mecanismos de controle e apresentação para monitoramento de práticas de trabalho, produtos e serviços.
• D. Tecnologias de colaboração e controle de práticas de trabalho, produtos e serviços, com vistas a constante atualização de mecanismos e controle e apresentação de estruturas e escopos de operações.
• E. Tecnologias de conectividade primárias, reprojetadas e remodeladas nas próprias organizações, combinando estruturas, espectros de operações, produtos e serviços a partir de um controle de apresentação prático.

As funções do secretário executivo são atualizadas à medida que novas técnicas surgem no cenário mercadológico. Muitas funções agregam, a bem da verdade, atualizações às técnicas existentes, valorizando sua prática através da inserção de novas ferramentas que carregam em si bases conceituais que direcionam ao alcance de resultados.

Dentre as alternativas a seguir, assinale aquela que representa o conjunto principal de técnicas inerentes à profissão.

• A. Gestão do local de trabalho, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Comunicação telefônica, escrita e digital, Gestão de Agenda, Gestão de Arquivos e Follow-up.
• B. Gestão de Processos, Gestão da Informação, Gestão da Agenda de Clientes, Gestão de Arquivos e Servidores e Followup.
• C. Gestão do ambiente interno e externo, Organização de Eventos, Atendimento ao Cliente Nacional e Internacional, Comunicação telefônica, escrita, datilográfica e digital, Gestão de Agenda Virtual, Gestão de Arquivos e Servidores e Follow-up.
• D. Gestão do local de trabalho, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Gestão de Eventos e Cerimoniais, Gestão de Arquivos, Gestão de Pessoas.
• E. Organização de Eventos, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Comunicação telefônica, escrita e digital, Gestão de Agenda, Gestão de Arquivos e Follow-up.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Acerca das fases de organização de arquivos, julgue os itens seguintes.

Deve-se iniciar o levantamento de dados pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre sua documentação.

• C. Certo
• E. Errado

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Acerca das fases de organização de arquivos, julgue os itens seguintes.

Na fase de implantação, há a necessidade de palestras e reuniões para informar as alterações nas rotinas de serviço. A implantação das normas elaboradas exige do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades.

• C. Certo
• E. Errado