Questões de Secretariado Executivo

O trabalho em equipe pode ser descrito como um conjunto ou grupo de pessoas que se dedicam a realizar uma tarefa ou determinado trabalho. Este tipo de trabalho possibilita

• A. a promoção coletiva a cargos que exijam maior comprometimento e responsabilidade.
• B. um conhecimento mais íntimo, profundo e pessoal de todas as pessoas envolvidas.
• C. a identificação de partidarismos e tendências.
• D. um entrosamento informal e espontâneo, revelando o caráter divertido de cada um.
• E. a troca de conhecimento e agilidade no cumprimento de objetivos compartilhados.

O Secretário Executivo deve adotar sempre uma conduta assertiva e uma das atitudes fundamentais para a assertividade é a prática da empatia, capacidade de

• A. transmitir simpatia.
• B. se colocar no lugar do outro.
• C. alegrar e encantar a equipe.
• D. se colocar frente aos problemas.
• E. aceitar tudo de forma positiva.

O profissional de secretariado deve saber trabalhar com a agenda, marcando e desmarcando compromissos do gestor. Sobre o tema, é correto afirmar que o secretário

• A. deve observar a complexidade do assunto para estipular o tempo necessário das reuniões.
• B. deve agendar as reuniões sem observância do tempo de deslocamento de um compromisso para o outro, se serão na mesma localidade
• C. deve observar a complexidade dos temas da pauta, prescindo da convocação dos assessores dos referidos assuntos.
• D. deve executar as rotinas administrativas, como despachos, visitas e convocações.

Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, recebem a denominação de

• A. acervo.
• B. documentação.
• C. biografia.
• D. arquivos.
• E. bibliografia.

Os gestores das organizações estão constantemente viajando a trabalho. Em muitos desses encontros, as discussões são de assuntos de grande importância para toda rede institucional.

Considerando que o gestor precisa estar plenamente focado na reunião, o papel do secretário nesse contexto é de suma importância no que diz respeito à preparação da viagem. Nesses casos, o secretário deve

• A. esperar que o gestor verifique horários de voos, locais para se hospedar e possíveis forma de locomoção, para, só depois, tomar as providências cabíveis.
• B. tomar as providências necessárias apenas na véspera da viagem para não gerar prejuízos com desmarcações, caso o evento seja cancelado.
• C. marcar voos, reservar hotel, e providenciar a documentação solicitada pelo gestor para participação no evento.
• D. observar o número de escalas/conexões, preferir os voos que cheguem próximo à abertura do evento, marcar voo de volta na madrugada porque são mais econômicos.

Ao fazer um follow up dos compromissos agendados por sua chefia e equipe, o Secretário Executivo está fazendo um(a)

• A. adiamento dessas atividades.
• B. novo agendamento dessas atividades.
• C. mudança nessas atividades.
• D. cancelamento dessas atividades.
• E. acompanhamento dessas atividades.

Uma das formas de melhor atender ao público está pautada nas habilidades individuais de comunicação, que podem ser aprimoradas por meio das capacitações profissionais e do contato direto com o público.

Segundo as boas práticas no atendimento ao público, deve-se adotar uma postura de

• A. segurança, com respostas claras e objetivas.
• B. de condescendência ao ouvir críticas do público externo.
• C. intimidade com o interlocutor.
• D. solidariedade e garantir soluções imediatas para todas as demandas.

O Secretário Executivo gerencia suas rotinas básicas de maneira muito eficaz quando ele

• A. tem uma excelente formação e por conta disso obtém privilégios e facilidades.
• B. trabalha com o que há de mais em conta no mercado para favorecer a instituição.
• C. utiliza bem o seu tempo, trabalhando com qualidade e baixo custo.
• D. faz uso de recursos modernos e avançados, não importa o custo, para obter a atenção da chefia.
• E. se empenha na execução de um trabalho centralizado para evitar falhas e retrabalho.

O Secretário Executivo, ao executar o gerenciamento de suas atividades e rotinas básicas, passa a ser responsável pela gestão da informação, ou seja, ele

• A. tem o privilégio de obter a informação e fazer uso dela conforme suas próprias determinações.
• B. coleta, seleciona, processa, armazena, distribui e avalia o uso da informação.
• C. decide o que fazer com a informação desde que seja previamente avaliada por sua equipe.
• D. recebe, analisa, comenta, modifica, colhe opiniões e utiliza a informação como convier.
• E. analisa a informação, confere sua importância e, se não for do seu interesse, invalida a mesma.

O Secretário Executivo demonstra ter e saber fazer uso correto de habilidades gerenciais quando

• A. toma decisões de forma assertiva, utilizando seu bom senso.
• B. delibera, impõe e comanda, em nome de seus superiores.
• C. esforça-se em desenvolver e manter relacionamentos visando estar sempre bem informado.
• D. observa, manda, dirige e influencia os profissionais sob sua orientação.
• E. toma tudo para si, esforçando-se ao máximo para evitar que erros sejam cometidos em sua área.