Questões de Secretariado Executivo

DURANTE e FÁVERO afirmam que o secretário

• A. executa tarefas rotineiras sem ter, efetivamente, participação direta nos processos decisórios.
• B. pode contribuir com seus superiores, orientando-os na tomada de decisões.
• C. utiliza os saberes técnicos da área secretarial para formular e implementar políticas institucionais.
• D. planeja, executa e toma decisões, juntamente com seus superiores, no tocante às metas departamentais.
• E. influencia os negócios e as decisões de seu departamento e dos demais setores da instituição.

Sobre o papel do secretário executivo no serviço público, hoje, é possível afirmar:

I. Cabe-lhe o gerenciamento de sistemas de informação por meio do controle de rotinas automatizadas multimídia (editores de texto, planilhas eletrônicas e bancos de dados).

II. Presta assessoria em questões institucionais de caráter operacional, liderando grupos de trabalho e administrando eventuais conflitos entre funcionários.

III. Desenvolve ações que viabilizam planos de governo, em nível estratégico.

Está correto o que se afirma em

• A. I e III, apenas.
• B. I, II e III.
• C. I e II, apenas.
• D. I, apenas.
• E. II, apenas.

Além de agenda e caderno de anotações, a administração do tempo e o controle de rotinas pelo secretário executivo costuma dispor de outro instrumento: um recipiente ou lugar destinado à guarda provisória de documentos pendentes de solução, mais conhecido como

• A. follow-up.
• B. bookmark.
• C. call-back.
• D. groupware.
• E. file sharing.

O secretário executivo evoluiu de uma execução tática para uma gestão estratégica tornando-se o “elo” entre a alta administração e o restante da organização, interagindo dinamicamente com os mais variados setores e níveis hierárquicos, constituindo-se um facilitador entre as áreas. A forma estratégica e empreendedora de assessoramento é ousada, ampliando a atuação com ideias que tragam diferencial à prática, promovendo e mantendo o trabalho em equipe, conduzindo pessoas e grupos ao alcance dos objetivos. Esse modelo de assessoria executiva focado em gestão exige, dentre outras habilidades, que o secretário executivo:

I. Entenda o processo organizacional e a interação entre as áreas, gerenciando informações e as novas tecnologias, colocando-as a serviço da pró-atividade, criatividade e inovação.

II. Conheça o cenário de constantes mudanças no âmbito cultural, social, econômico e profissional, oferecendo alternativas e possibilidades para que os eventuais impactos sejam revertidos em ações positivas e eficazes.

III. Seja capaz de gerenciar conflitos, atuando com Inteligência Emocional, Domínio Próprio e Empatia, no trato com seus subordinados e líderes, promovendo o bem comum a todos.

IV. Busque resultados e perceba as necessidades da sua organização, analisando e determinando as atividades futuras, antecipando-se a objetivos e ações a fim de alcançá-los da melhor maneira possível.

Quantas dessas habilidades descritas estão corretamente aplicada?

• A. Apenas as duas primeiras.
• B. Apenas as duas últimas.
• C. Todas, sem exceção.
• D. Todas, exceto a última.
• E. Apenas a primeira e a última.

Consideram-se riscos ambientais:

• A. os agentes físicos, químicos e biológicos existentes nos ambientes de trabalho que, em função de sua natureza, concentração ou intensidade e tempo de exposição, são capazes de causar danos à saúde do trabalhador.
• B. os agentes físicos, químicos e ergonômicos existentes nos ambientes de trabalho que, em função de sua natureza, concentração ou intensidade e tempo de exposição, são capazes de causar danos à saúde do trabalhador.
• C. os agentes físicos, químicos e mecânicos existentes nos ambientes de trabalho que, em função de sua natureza, concentração ou intensidade e potencial de acidentes, são capazes de causar danos à saúde do trabalhador.
• D. os agentes físicos, químicos, biológicos e ergonômicos existentes nos ambientes de trabalho que, em função de sua natureza, concentração ou intensidade e tempo de exposição, são capazes de causar danos à saúde do trabalhador.
• E. os agentes físicos, químicos, ergonômicos e mecânicos existentes nos ambientes de trabalho que, em função de sua natureza, concentração ou intensidade e tempo de exposição, e potencial de acidentes, são capazes de causar danos à saúde do trabalhador.

Avalie se o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais deve incluir as seguintes etapas:

I - Antecipação, reconhecimentos e avaliação dos riscos e da exposição dos trabalhadores.

II - Implantação de medidas de controle e avaliação de sua eficácia.

III - Monitoramento da exposição aos riscos.

IV - registro e divulgação dos dados.

São corretas as afirmações:

• A. I e II, apenas.
• B. III e IV, apenas.
• C. I, II e III, apenas.
• D. II, III e IV, apenas.
• E. I, II, III e IV.

O equilíbrio emocional é uma qualidade essencial do profissional bem sucedido. É muito importante que, para o desempenho de todas as suas atribuições e responsabilidades, o Secretário Executivo esteja convicto de sua

• A. determinação.
• B. impetuosidade.
• C. resignação.
• D. autoconfiança.
• E. emotividade.

Ao conceito que determina a liberdade de um indivíduo em gerir livremente a sua vida, efetuando racionalmente as suas próprias escolhas, dá-se o nome de

• A. Autoridade.
• B. Egocentrismo.
• C. Centralização.
• D. Resignação.
• E. Autonomia.

As palavras japonesas referentes ao programa 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke significam, respectivamente,

• A. utilidade, comprometimento, apoio, controle e bom senso.
• B. uniformidade, colaboração, relacionamento, vivência e higiene.
• C. união, organização, trabalho, equipe e saúde.
• D. utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina.
• E. urbanização, coordenação, ética, disciplina e qualidade.

O Programa 5S tem como objetivo

• A. mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa ou organização para a Qualidade Total.
• B. dispensar, recrutar, selecionar e admitir novos funcionários para obtenção da Qualidade Total.
• C. reformar prédios e instalações com mais de 50 anos para atendimento da Qualidade Total.
• D. mobilizar, motivar e dirigir os funcionários mais talentosos para a prática da Qualidade Total.
• E. destruir equipamentos antigos e adquirir equipamentos modernos visando a Qualidade Total.