Questões de Secretariado Executivo

O secretário executivo, ao liderar equipes de trabalho, precisará, entre várias estratégias, manter a equipe motivada. Uma equipe motivada trabalha com mais eficiência e apresenta melhores resultados. Em função disso, é necessário dar atenção às necessidades dos membros da equipe. Segundo Maslow, as necessidades são organizadas e dispostas em níveis em uma hierarquia de importância e influência. A propósito desse assunto, assinale a alternativa que apresenta essa hierarquia.

• A. fisiológicas, autorrealização, estima, segurança e sociais
• B. fisiológicas, sociais, autorrealização, segurança e estima
• C. sociais, fisiológicas, estima, segurança e autorrealização
• D. autorrealização, estima, sociais, segurança e fisiológicas
• E. fisiológicas, segurança, sociais, estima e autorrealização

A função do mestre de cerimônias é

• A. conduzir a cerimônia de forma linear, seguindo exatamente aquilo que está no script, com voz e sequência de condução no mesmo tom durante todo o evento, mas neutro durante sua aparição.
• B. trabalhar somente nos bastidores do evento, montando o roteiro da cerimônia.
• C. ter conhecimento de protocolos específicos, visto que não existe um protocolo e uma precedência específica para cada tipo de evento.
• D. a mesma função do chefe do cerimonial.
• E. ser uma pessoa indiscreta e com bom humor.

Acerca da contribuição dos eventos como instrumento estratégico das organizações, assinale a alternativa correta.

• A. Evento pode ser definido como uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e(ou) entidades realizada em data e local especiais, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc. É um instrumento estratégico de comunicação a fim de promover engajamento em uma ação empresarial ou institucional.
• B. O turismo de eventos e negócios tem uma dinâmica de mercado muito específica, contudo não necessita de pesquisas sistemáticas de mercado.
• C. Para se tornar um instrumento estratégico das organizações, o evento deverá atender algumas condições básicas, devendo esse planejamento restringir-se aos níveis gerenciais e diretivos.
• D. Os instrumentos estratégicos, assim como a organização e o ambiente, são estáticos.
• E. A constante busca pela competitividade e pelo diferencial de seus produtos faz com que os eventos não tenham grande relevância em relação às demais ações de marketing das principais organizações.

A concepção do evento é feita por meio de um projeto em que se comunicam as intenções do organizador do evento. Quanto às funções de um projeto de evento, julgue os itens a seguir.

I É um instrumento de comunicação que serve para contar para outra pessoa (promotor ou patrocinador) o que se pretende fazer.

II É um instrumento de planejamento, pois o projeto serve como guia para a ação.

III É um instrumento de gestão, visto que o projeto serve para verificar se as coisas estão saindo como previsto e é muito útil para fazer comparações com a realidade.

IV É um instrumento de captação de recursos, uma vez que, de posse de um projeto bem escrito e organizado, fica mais fácil buscar apoios e patrocínio na cidade, no estado, no país ou no exterior.

V É um instrumento de merchandising, pois serve somente para captar merchandising.

A quantidade de itens certos é igual a

• A. 1.
• B. 2.
• C. 3.
• D. 4.
• E. 5.

A classificação dos documentos de arquivo, para fins de arranjo e descrição, leva em conta, prioritariamente, seu

• A. contexto.
• B. conteúdo.
• C. destinatário.
• D. remetente.
• E. formato.

A composição da mesa, nas reuniões formais, demanda conhecimento da hierarquia organizacional, além de noções de protocolo e cerimonial. Pode-se organizar dois tipos de mesas: a imperial e a presidencial. Nesta última modalidade, quem a preside situa-se

• A. em uma única cabeceira.
• B. em duas cabeceiras.
• C. no centro.
• D. na cabeceira direita.
• E. na cabeceira esquerda.

De acordo com as Normas do Cerimonial Público, a ordem de precedência precisa ser respeitada, para que não haja embaraços ou gafes nas cerimônias oficiais. Nos Estados da União, quando se têm como convidados o Presidente da República, o Vice- Presidente da República, Embaixadores Estrangeiros, Cardeais, o Governador do Estado em que se processa a solenidade, Ministros de Estado e o Presidente do Congresso Nacional, a ordem de precedência será

• A. Presidente de República − Vice-Presidente da República − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Cardeais − Presidente do Congresso Nacional − Embaixadores Estrangeiros − Ministros de Estado.
• B. Embaixadores Estrangeiros − Presidente da República − Vice-Presidente da República − Ministros de Estado − Cardeais − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Presidente do Congresso Nacional.
• C. Governador do Estado em que se processa a solenidade, Presidente da República − Vice-Presidente da República − Presidente do Congresso Nacional − Cardeais − Embaixadores Estrangeiros − Ministros de Estado.
• D. Presidente da República − Vice-Presidente da República − Cardeais − Ministros de Estado − Presidente do Congresso Nacional − Embaixadores Estrangeiros − Governador do Estado em que se processa a solenidade.
• E. Presidente da República − Vice-Presidente da República − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Cardeais − Embaixadores Estrangeiros − Presidente do Congresso Nacional − Ministros de Estado.

Em sua obra Organização de eventos (São Paulo: Thomson, 2003), Maria Cecília Giacaglia afirma que a disposição das pessoas e dos móveis dependem das características do evento, do número de pessoas esperadas, do tamanho das salas e dos objetivos propostos. As mesas e cadeiras para acomodar palestrantes e expositores podem ficar em disposições distintas: em U, em T, retangular, circular, em auditório, em espinha de peixe e em grupos. A disposição em espinha de peixe é utilizada quando se quer

• A. promover um envolvimento direto e participativo de todos os convidados, com exceção dos palestrantes.
• B. permitir grande interação e proximidade entre os participantes, fazendo com que troquem ideias sobre o evento.
• C. dar ao palestrante maior controle sobre sua plateia, bem como sobre convidados e equipamentos.
• D. agrupar um grande número de participantes, mantendo a interação e a comunicação entre os convidados e os palestrantes.
• E. facilitar a interação entre o grupo e os palestrantes, desde que se tenha um número pequeno de participantes e atividades.

O profissional de secretariado muitas vezes participa da organização de eventos institucionais, disponibilizando seus conhecimentos e contribuindo para que executivos e direção alcancem sucesso. Para tanto, é fundamental que realize um criterioso planejamento do evento, em conjunto com os demais departamentos envolvidos, com foco nos objetivos, no público, nas estratégias, nos recursos, na implantação, nos fatores condicionantes, na avaliação dos resultados, no acompanhamento e no orçamento.

Especificamente, a implantação é

• A. a determinação de quem integra e como será feita a coordenação de todo o projeto do evento, do início ao final.
• B. o conjunto de fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica atrelado e sem os quais não há o seu desenvolvimento.
• C. a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até sua finalização.
• D. a indicação dos recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no projeto.
• E. o fator que serve de atração para o público de interesse do evento.

O fluxo de processos que tramita rotineiramente demanda do profissional de secretariado executivo uma gestão eficaz do tempo. A quantidade de documentos que o secretário manuseia exige um controle eficiente das informações e do andamento desses processos. De acordo com a teoria da administração de tempo e com base no texto, o secretário executivo deve, ao controlar o fluxo desses processos, separá-los em

• A. importantes, urgentes e circunstanciais.
• B. prioritários, urgentes e emergenciais.
• C. circunstanciais, emergenciais e situacionais.
• D. emergenciais, importantes e circunstanciais.
• E. urgentes, importantes e emergenciais.