Questões de Secretariado Executivo do ano 2011

“A relação do ser humano com o trabalho e todas as suas concepções, principalmente a de ser pensante – sendo o pensamento um ato criativo –, levou-nos a buscar compreender melhor o que é a criatividade, qual sua relação com o trabalho e como ocorre dentro da profissão de secretariado executivo. No mundo do trabalho, o desafio é como transformar o trabalho alienado em criatividade e realização profissional” (Kipper e Fávero, 2009). Nesse sentido, é correto afirmar:

• A. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. São necessárias reuniões corretivas dos processos e das pessoas, mesmo que o clima organizacional sofra alterações semanais.
• B. A criatividade faz parte do contexto do dia a dia do profissional de secretariado, porém é dever do executivo limitar os focos de criatividade setoriais, aceitando algumas propostas e rejeitando outras.
• C. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É preciso reestruturar as equipes de maneira periódica, pois a rotatividade é positiva para a implantação de projetos de longa duração.
• D. Os focos de criatividade são interessantes para alguns tipos de empresas que estejam relacionadas a projetos inovadores de desenvolvimento de produtos ou prestação de serviços.
• E. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É necessário rever conceitos, incentivar a criatividade, buscar habilidades nas pessoas, enfim, é indispensável a integração de toda a equipe de trabalho.

“Nas últimas décadas, as reuniões não apenas se tornaram complexas como ganharam diversas modalidades (ou meios de realização). É na fase de planejamento que o condutor decide o tipo de reunião que será realizada” (Barbosa, 2009). Com relação às modalidades de reuniões existentes e que podem ser utilizadas pelo profissional de secretariado executivo, identifique os itens a seguir como verdadeiros (V) ou falsos (F):

( ) Tradicional.

( ) Informal.

( ) Virtual.

( ) Videoconferência.

( ) Ambiental.

( ) Eletrônica.

( ) Presencial.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – V – F – V – F – V – F.
• B. V – F – V – V – V – F – F.
• C. F – F – F – V – V – V – V.
• D. F – V – V – F – F – V – V.
• E. V – V – F – F – V – F – V.

Com relação aos tipos de arquivamento (Medeiros e Hernandes, 2009), identifique os itens a seguir como verdadeiros (V) ou falsos (F): ( ) Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta. ( ) Semiaberto: parte dos documentos fica disponível para utilização diária e parte mantêm-se em arquivo isolado, frequentemente arquivado com senhas de proteção. ( ) Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consulta, embora os assuntos nele contidos já tenham sido solucionados ou tenha sido obtidas as respostas. ( ) Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – F – V – V.
• B. F – V – V – F.
• C. V – V – F – V.
• D. V – F – V – V.
• E. V – V – F – F.

A excelência no atendimento a clientes é uma das atribuições do profissional de secretariado executivo. Esse profissional atende diariamente prestadores de serviço ou terceirizados, fornecedores, clientes internos e clientes externos. A respeito da relação entre secretários executivos e o processo de atendimento a clientes/fornecedores, considere as seguintes afirmativas: 1. Os clientes externos do secretário executivo são os clientes da empresa, além das chefias de outros setores. 2. Os clientes internos do secretário são os executivos assessorados por ele, bem como áreas e pessoas que contem com sua assessoria. 3. Os fornecedores internos do secretário são os fornecedores da empresa: fornecedores de material de expediente e coffeebreak, por exemplo. 4. Os parceiros do secretário são os funcionários terceirizados e os autônomos em primeiro lugar, seguidos pelos fornecedores externos e clientes internos da empresa. Assinale a alternativa correta.

• A. Somente a afirmativa 2 é verdadeira.
• B. Somente as afirmativas 1 e 2 são verdadeiras.
• C. Somente as afirmativas 3 e 4 são verdadeiras.
• D. Somente as afirmativas 2, 3 e 4 são verdadeiras.
• E. As afirmativas 1, 2, 3 e 4 são verdadeiras.

“O telefone é uma das formas de atendimento mais rápidas e eficientes que uma organização possui, desde que bem utilizado” (Neiva e D´Elia, 2009). A ferramenta mais utilizada em atendimentos telefônicos em âmbito nacional e internacional, por diversas áreas, é o:

• A. código de telefonia mundial.
• B. manual de instrução de trabalho.
• C. informativo para atendimentos telefônicos.
• D. código fonético internacional.
• E. guia de atendimento telefônico.

Assinale a alternativa correta.

• A.

  Os fiscais da C.A.S.A.N. têm atendido com eficiência a população catarinense. – É correto o emprego de ponto, depois de cada letra de uma sigla, pois isso enfatiza o nome da empresa.

• B.

  Nossa Empresa abastece com água tratada 208 Municípios Catarinenses; com isso, beneficia 94% da População Urbana. – É elegante e correto empregar no texto muitas letras maiúsculas.

• C.

  Em uma sigla em que todas as letras são pronunciadas, como FGTS, elas devem ser escritas em maiúsculas.

• D.

  A água, passa por um longo processo até chegar com qualidade nas torneiras. – Para ênfase, o sujeito pode ser separado de seu predicado por meio de vírgula.

• E.

  Por que Vossa Senhoria não providenciou a transferência por nós solicitada?!!! – Para enfatizar um pensamento, é admissível o emprego de vários pontos de interrogação e de exclamação juntos.

Assinale a alternativa correta, a respeito de uma redação empresarial.

• A.

  Em uma correspondência empresarial é bom se houver alguma clareza, concisão e correção gramatical.

• B.

  Como é você quem assina a correspondência, não faz diferença se ela não ficar bem formatada ou apresentar pequenos problemas de ortografia.

• C.

  Você pode emitir opinião pessoal a respeito do assunto redigido, pois é você, não a empresa, quem irá assumir eventuais reclamações a respeito.

• D.

  A linguagem de um documento empresarial deve permitir diferentes interpretações do texto, conforme o nível cultural de quem o ler.

• E.

  O texto deve ser objetivo, lógico, com frases curtas, que possam ser facilmente compreendidas pelo receptor.

Leia as informações abaixo.

1. Desejando-se empregar um pronome depois do verbo, em “presença de Vossa Senhoria solicitar autorização”, deve ser lhe (solicitar- -lhe), porque os pronomes de tratamento exigem concordância em 3ª pessoa.

2. Desejando-se empregar um pronome depois do verbo, em “de Vossa Senhoria solicitar autorização”, deve ser vos (solicitar-vos), para haver concordância com Vossa.

3. O fecho do documento deve ser apenas Atenciosamente ou Respeitosamente, de acordo com a última instrução normativa do Governo.

4. Em “congregar seus associados”, o emprego do possessivo permite ambiguidade de sentido; a expressão pode referir-se aos associados da ABVB ou da CASAN. 5. Em “dessa empresa CASAN”, apesar de o demonstrativo dessa já indicar que o signatário se refere à empresa para a qual é destinada a correspondência, o nome CASAN obrigatoriamente deve aparecer.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

• A.

  São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e 4.

• B.

  São corretas apenas as afirmativas 1, 3 e 4.

• C.

  São corretas apenas as afirmativas 1, 3 e 5.

• D.

  São corretas apenas as afirmativas 2, 3 e 5.

• E.

  São corretas apenas as afirmativas 2, 4 e 5.

Considerando que a ética é de fundamental importância em todas as profissões, é correto afirmar:

• A.

  O relacionamento interpessoal e a ética profissional possuem bases dissociadas e distintas.

• B.

  A ética no ambiente empresarial restringe-se ao relacionamento com os clientes.

• C.

  O relacionamento interpessoal mantém fundamentos na ética profissional.

• D.

  A ética restringe-se às leis ditadas pela CLT ou pelo estatuto da instituição no ambiente de trabalho.

• E.

  Quando o objetivo é o lucro, a ética profissional pode ser relegada a um segundo plano.

Por que o administrador moderno dá importância ao relacionamento interpessoal dentro das empresas?

• A.

  Porque visa o lucro da instituição, apesar de saber que o homem é um ser que necessita de controle e supervisão típicos da autocracia.

• B.

  Sabedor que não existe o homem máquina, tem consciência de que todos estão sujeitos a algumas situações endógenas, ou mesmo exógenas, que influenciam o dia a dia da organização onde se trabalha.

• C.

  Por uma questão de temperamento pessoal e elegância administrativa.

• D.

  Por imposição do setor de Recursos Humanos por meio dos cursos e palestras ministrados periodicamente.

• E.

  Por vaidade pessoal, quando o administrador é reconhecido como amigo de todos.