Questões de Secretariado Executivo do ano 2011

Qual o significado de se atribuir um valor secundário a um documento, durante um processo de “valoração dos documentos”?

• A.

  Possibilidade de uso do documento para fins diferentes do que foi originalmente criado, passando a ser fonte de pesquisa e informação para o próprio serviço e para terceiros.

• B.

  Diz respeito à localização dentro do arquivo, pois no valor secundário o local pode ser de mais difícil acesso.

• C.

  É a sinalização de que tal documento só tem valor quando acompanhado do seu par, o valor primário.

• D.

  Documento que não necessita de cofre para acondicionamento.

• E.

  Documento de conteúdo de classificação duvidosa que necessita de novo exame por profissional qualificado na área de origem.

Quais as três fases básicas da gestão de documentos?

• A.

  Envio, trânsito e recepção

• B.

  Produção, utilização e destinação.

• C.

  Planejamento, produção e eliminação.

• D.

  Confecção, despacho e protocolo.

• E.

  Leiaute, produção e arte-final.

As rotinas de recebimento e classificação de documentos dentro de uma empresa são atividades desenvolvidas pelo profissional do(a):

• A.

  Xerox.

• B.

  Correio.

• C.

  Protocolo.

• D.

  Segurança.

• E.

  Manutenção e conservação.

Quais os termos empregados que expressam os estágios distintos do arquivamento de acordo com a teoria das três idades?

• A.

  Curta idade, média idade, infinita idade.

• B.

  Arquivo vivo, arquivo costumeiro e arquivo morto.

• C.

  Arquivo de baixa idade, arquivo de mediana idade e arquivo de alta idade.

• D.

  De 0 a 5 anos, de 5 a 10 anos e de mais de 10 anos.

• E.

  Arquivo corrente ou 1ª idade, arquivo intermediário ou 2ª idade e arquivo permanente ou 3ª idade.

São métodos de arquivamento reconhecidos:

• A.

  Físico e virtual.

• B.

  Imediato e posterior.

• C.

  Constante e periódico.

• D.

  Carta, formulário, ata, ofício, contrato e livro de protocolo.

• E.

  Alfabético, geográfico, numérico, cronológico dígito terminal e assunto ou ideográfico.

Em arquivologia, o uso do termo “suporte” se refere ao:

• A.

  Termo que designa a área de manutenção e serviços gerais.

• B.

  Material sobre o qual as informações são registradas.

• C.

  Local, numa abrangência generalista, onde são guardados os documentos físicos.

• D.

  Funcionário designado pela organização cuja responsabilidade é a de manusear o arquivo

• E.

  Momento quando o documento encontra-se fora do arquivo, servindo como base de pesquisa ou informação ao solicitando.

Assinale o melhor conceito, no âmbito administrativo, o termo “Estrutura organizacional”.

• A.

  É o conjunto da divisão física dentro de uma empresa ou entidade.

• B.

  É o trâmite jurídico utilizado quando da constituição da empresa em questão.

• C.

  É a prática contábil para estruturação dos balancetes mensais.

• D.

  É o conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que constituem a organização.

• E.

  É o conjunto de pessoas, cada qual representando seu departamento, que compõem a junta para avaliar o desempenho da empresa e propor novas formas de atuação e gerência.

Assinale a alternativa que corresponde ao processo de departamentalização.

• A.

  Localização do trabalho quando este é executado fora do ambiente empresarial.

• B.

  Processo utilizado quando a empresa efetua mudança de sede.

• C.

  Resultado proveniente do trabalho de um departamento.

• D.

  União de tudo o que pertence ao departamento: móveis, utensílios, materiais de consumo, etc.

• E.

  Agrupamento de funções semelhantes (ou relacionadas) ou atividades principais em unidades de gestão.

Assinale abaixo a alternativa que corresponde à função gerencial de planejamento:

• A.

  Fixar objetivos.

• B.

  Organizar e alocar recursos.

• C.

  Dirigir e motivar as pessoas.

• D.

  Mensurar e avaliar resultados.

• E.

  Comunicar as decisões aos subordinados.

Diz-se que uma organização utiliza o princípio da unidade de comando quando:

• A.

  A empresa é virtual.

• B.

  A estrutura da empresa é matricial.

• C.

  As decisões estão centralizadas na mão de uma única pessoa.

• D.

  Na estrutura organizacional as pessoas se reportam a apenas um chefe.

• E.

  Na empresa existe apenas o dono, os demais são subordinados.