Questões de Arquivologia

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada observando-se os procedimentos de protocolo que devem registrar a abertura e o término dos processos. Assinale a alternativa que indica a ordem específica nas atividades de protocolo.

• A. Movimentação, recebimento, análise e classificação dos documentos recebidos.
• B. Verificação, autenticação, distribuição e acompanhamento dos processos autuados.
• C. Recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
• D. Registro, interpretação, divulgação e devolução dos processos em andamento
• E. Recebimento, classificação, digitalização e devolução dos documentos para arquivo.

No que se refere à arquivística e a tipos de arquivamento, julgue os próximos itens. São considerados como arquivos públicos os arquivos mantidos pelos órgãos públicos das esferas municipal, estadual e federal e pelas instituições privadas que tenham como objetivo gerir os serviços públicos.

• C. Certo
• E. Errado

O conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e no uso de documentos em arquivos é denominado:

• A. acervo.
• B. arquivamento.
• C. documentação.
• D. arquivologia.
• E. dossiê.

Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. Na gestão de documentos de arquivo, o poder público não possui responsabilidade sobre a conservação e a preservação das informações contidas nos arquivos.

• C. Certo
• E. Errado

Ao se organizar um arquivo, deve-se observar o melhor método de classificação, para que o acesso aos documentos seja totalmente atingido. Um dos métodos utilizados é o “alfabético”, considerado um método

• A. indireto.
• B. misto.
• C. simplificado.
• D. padronizado.
• E. direto.

Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. Segundo a teoria das três idades, os arquivos são classificados como: correntes, documentos que estão em curso; intermediários, documentos que permanecem em curso por interesse da administração; e permanentes, documentos que devem ser definitivamente preservados.

• C. Certo
• E. Errado

À decisão ou ao encaminhamento provindos de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua análise dá-se o nome de

• A. despacho.
• B. declaração.
• C. parecer.
• D. petição.
• E. requerimento.

No cerne da gestão de documentos e arquivos, é interessante estar atento a algumas questões fundamentais.

Quanto à gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Encaminhar as cópias, acompanhadas de antecedentes que lhes deram origem, ao setor de Arquivamento é tarefa ou rotina da expedição.
• B. Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
• C. Recebimento de malotes, encaminhamento de correspondência sigilosa aos respectivos destinatários e dos papeis ao setor de Registro e Movimentação são tarefas ou rotinas do Protocolo.
• D. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com o despacho de autoridade competente, são rotinas do setor de Destinação.

A avaliação documental permite a definição dos prazos de guarda corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos, tendo por base seus valores

• A. primários (arquivos correntes), secundários (arquivos intermediários) e terciários (arquivos permanentes).
• B. primários (que determinam os prazos de guarda corrente) e secundários (que definem o prazo de guarda intermediário e o destino final dos documentos).
• C. administrativo, jurídico, fiscal, histórico probatório e histórico informativo.
• D. primários (administrativo, jurídico e legal) e secundários ou históricos (probatório e informativo).
• E. administrativo, jurídico, legal, probatório e informativo.

Com relação à arquivologia, julgue os itens que se seguem. O processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de um dispositivo apropriado é conhecido como digitalização.

• C. Certo
• E. Errado