Questões de Arquivologia do ano 2006

Os documentos arquivísticos apresentam certas características gerais:

• A.

  autenticidade, temporalidade, organicidade, naturalidade e unicidade.

• B.

  autenticidade, temporalidade, organicidade, naturalidade e unicidade.

• C.

  funcionalidade, temporalidade, imparcialidade, autenticidade e organicidade.

• D.

  originalidade, imparcialidade, temporalidade, organicidade e naturalidade.

• E. temporalidade, funcionalidade, originalidade, autenticidade e organicidade.

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação.

• C. Certo
• E. Errado

Alguns conceitos básicos de arquivologia que visam mais especificamente a esfera pública devem ser conhecidos pelos funcionários que irão produzir, manipular e guardar documentos em órgãos e instituições dessa esfera. Nessa perspectiva, julgue os próximos itens.

O poder público tem a obrigação, definida por lei, de conservar e organizar seus arquivos, porque os documentos são considerados elementos importantes para informação e prova. Os arquivos são responsáveis pela preservação do patrimônio histórico documental, que deve estar a serviço da cultura e do desenvolvimento científico nacional.

• C. Certo
• E. Errado

Uma instituição financeira de âmbito estadual tem uma agência bancária com um número muito grande de clientes. Ela tem adotado uma postura agressiva na busca de novos clientes, principalmente de pessoas jurídicas. A agência está localizada em uma pequena loja na área mais valorizada da cidade. O volume de cheques que passa pelo serviço de compensação é muito grande e aumenta na mesma proporção da conquista de novos clientes. O espaço de armazenamento dos cheques tem diminuído sensivelmente, pois é necessária a guarda dos cheques por seis meses, de acordo com a legislação em vigor. Diante dessa situação, seria correto propor, para essa guarda, a microfilmagem de

• A. preservação do original.
• B. substituição do original.
• C. reformatação do suporte.
• D. dinamização.

Determinada empresa da indústria de alimentos vinha, desde 1980, microfilmando seus documentos contábeis e financeiros. Em um determinado momento, foi-lhe exigida a comprovação de pagamento de alguns tributos. O órgão público que fez a solicitação não aceitou a comprovação por meio de cópias feitas em leitoras-copiadoras de microfilmes. A questão foi parar na justiça e a sentença do juiz foi pela não-aceitação da comprovação por não considerar as cópias autênticas. Nessa situação, a decisão do juiz estará correta se

• A.

  os documentos não tiverem sido classificados de acordo com um instrumento de classificação.

• B.

  não houver a autenticação por meio de carimbo aposto nas folhas das cópias.

• C.

  a prestadora de serviços responsável pela microfilmagem dos documentos da empresa não estiver registrada no Arquivo Nacional.

• D.

  os documentos microfilmados não estiverem numerados seqüencialmente.

NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.

Para preservar documentos originais, que podem ser danificados através do manuseio, surgiu uma técnica de reprodução que substitui o suporte tradicional em papel. A essa técnica, denomina-se:

• A. fotocópia.
• B. segunda via.
• C. duplicata.
• D. microfilmagem.

Assinale a opção correta no que se refere à adoção da microfilmagem e da digitalização como técnicas de preservação de documentos.

• A.

  Tanto na digitalização quanto na microfilmagem, o formato, o leiaute e o conteúdo do documento são mantidos em sua presença física.

• B.

  Diferentemente dos documentos microfilmados, os documentos eletrônicos são acessíveis somente por meio de combinações específicas de componentes de hardware, software, mídia e pessoal técnico, e a falta ou inadequação de qualquer um desses componentes compromete a sua preservação.

• C.

  A microfilmagem e a digitalização são equivalentes no que se refere à longevidade da preservação, mas a microfilmagem apresenta a vantagem de facilitar a disponibilização das imagens.

• D.

  A microfilmagem de documentos originais representa uma vantagem em relação à digitalização, pois, nesta última, os documentos são retirados de seu arranjo e acondicionamento e submetidos a manipulação e exposição a luminosidade intensa, o que contribui para sua degradação.

Supondo que uma instituição efetue a digitalização de seu acervo e coloque os documentos disponíveis para busca em texto integral, assinale a opção correta.

• A.

  Nesse caso, não é necessário realizar a descrição de conteúdo, pois a busca por palavras no texto garante a qualidade da recuperação da informação.

• B.

  O processo de digitalização do acervo da instituição deve prever a produção de documentos eletrônicos tratados quanto aos aspectos de descrição física e de conteúdo.

• C.

  A ausência de descrição física justifica-se nesse caso, pois as técnicas de descrição pouco evoluíram para possibilitar a catalogação dos documentos eletrônicos.

• D.

  Os documentos eletrônicos devem ser disponibilizados para consulta somente depois de passar pela descrição física e de conteúdo, realizada por catalogadores e indexadores.

Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além de estarem higienizados:

• A.

  possuam as mesmas dimensões;

• B.

  possuam um mesmo assunto;

• C.

  estejam devidamente organizados;

• D.

  estejam fora de uso corrente;

• E.

  não possuam mais valor de uso.

A microfilmagem em todo território nacional é autorizada por lei. O Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 regulamenta sua abrangência, ou seja, os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Com relação à microfilmagem, é INCORRETO afirmar que:

• A.

  a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-seá por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;

• B.

  os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser lavrada ata sobre a eliminação;

• C.

  os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original;

• D.

  os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais;

• E.

  a microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados e deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização por este.