Questões de Arquivologia do ano 2007

A classificação é uma operação técnica destinada a organizar a documentação em classes genéricas, representando hierarquias que estão relacionadas com:

• A. atividades e funções;
• B. atividades e ordenações;
• C. funções e ordenações;
• D. funções e descrições;
• E. atividades e descrições.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é o que chamamos de:

• A. planejamento arquivístico;
• B. gestão de informações;
• C. planejamento de informações;
• D. estratégia administrativa;
• E. gestão de documentos.

Avalie as afirmativas a seguir, sobre documentos de arquivo:

I. são produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada.

II. constituem elementos de prova ou de informação.

III. formam um conjunto sem organicidade.

IV. não refletem as atividades a que se vinculam.

V. expressam os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

Estão corretas apenas as afirmativas:

• A. I, II e III;
• B. I, II e V;
• C. II, IV e V;
• D. II, III e IV;
• E. III, IV e V.

Nas administrações pública e privada as unidades responsáveis pelo conjunto de operações técnicas que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes são geralmente conhecidas como:

• A. protocolo e arquivo permanente;
• B. protocolo e arquivo histórico;
• C. protocolo e arquivo;
• D. arquivo permanente e arquivo histórico;
• E.

  arquivo permanente e arquivo administrativo.

Podemos dizer que a rotina de arquivamento de documentos correntes constitui-se das seguintes atividades:

• A.

  inspeção, análise, descrição, arquivamento, empréstimo e consulta;

• B.

  inspeção, análise, transferência, arquivamento, empréstimo e consulta;

• C.

  inspeção, análise, gestão, arquivamento, empréstimo e consulta;

• D.

  inspeção, análise, ordenação, arquivamento, empréstimo e consulta;

• E.

  inspeção, análise, conceituação, arquivamento, empréstimo e consulta.

Para a elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos são desenvolvidas as seguintes atividades:

I. diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental.

II. elaboração de um código de classificação.

III. levantamento de prazos de guarda.

IV. descrição dos documentos.

V. ordenação dos documentos.

Estão corretos apenas os itens:

• A. I, II e III;
• B. I, II e IV;
• C. I, II e V;
• D. II,III e V;
• E. II, III e IV.

O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

• A. o nome;
• B. o local;
• C. o número do documento;
• D. o assunto;
• E. o país.

A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se:

• A. transferência;
• B. recolhimento;
• C. arranjo;
• D. armazenamento;
• E. descrição.

Com relação às técnicas de arquivo e controle de documentação é correto:

• A.

  classificar os documentos de acordo com o seu gênero e a natureza do assunto.

• B.

  identificar a documentação de acordo com sua natureza, que pode ser apenas comercial ou científica.

• C.

  classificar um arquivo de terceira idade ou permanente quando é constituído de documentos em curso ou consultados, de fácil acesso e conservados nas instituições que os receberam ou os produziram.

• D.

  utilizar o método Referência Cruzada quando é necessário arquivar os documentos, considerando uma visão geográfica previamente estabelecida.

Com relação à redação técnica de documentos oficiais, ao tratamento de correspondências recebidas e uso de serviços postais, podemos afirmar que o correto é:

• A.

  a redação técnica caracterizar-se por ser um texto informal, gramaticalmente correto, claro, objetivo e com vocabulário adequado à área de atuação.

• B.

  quando uma instituição deseja encaminhar um ofício ao Governador do Estado e ao Reitor de uma Universidade, a forma única de tratamento adequada utilizada é Vossa Excelência, cuja abreviatura é V.Exª.

• C.

  que nas correspondências recebidas por uma instituição, o assistente administrativo deve fazer inicialmente uma triagem, em seguida registrar em um determinado controle (protocolo) e encaminhar devidamente lacradas, de forma correta, ao seu destinatário.

• D.

  utilizar o serviço postal Aviso de Recebimento (AR), com apenas as iniciais do destinatário, para encaminhar uma encomenda de no máximo 2 kg, sem valor comercial, para o exterior.