Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de documentos de arquivo costuma-se denominar

• A.

  sistema de informações.

• B.

  gestão de documentos.

• C.

  base de dados.

• D.

  ciência da informação.

• E.

  gerenciamento de dados.

Na implantação de um sistema estadual de arquivos, o diagnóstico da situação das unidades produtoras de documentos é o instrumento que

• A.

  identifica as competências, funções e atividades do poder público estadual, correlacionando-as com os documentos que as viabilizam e comprovam.

• B.

  combina elementos físicos e lógicos no processamento automático de dados das diferentes áreas do governo.

• C.

  permite obter a mesma polaridade dos documentos originais produzidos pelos organismos da administração direta e indireta.

• D.

  avalia o suporte lógico dos diferentes sistemas operacionais aplicados às atividades-fim e atividadesmeio do governo estadual.

• E.

  estabelece relação de equivalência entre diferentes sistemas de notação adotados nas secretarias de Estado.

São rotinas dos serviços de protocolo:

• A.

  recebimento de correspondência e elaboração de inventários topográficos da documentação.

• B.

  autuação de processos e reprodução do material a ser descartado.

• C.

  coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de temporalidade.

• D.

  ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo.

• E.

  distribuição de correspondência e controle de tramitação dos documentos.

No método dígito-terminal,

• A.

  as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

• B.

  cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados.

• C.

  os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais, distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

• D.

  cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localização física.

• E.

  as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-se os números às suas subdivisões temáticas.

Aos arquivos intermediários compete, entre outras atividades,

• A.

  promover a descrição do acervo.

• B.

  atender às consultas dos órgãos produtores.

• C.

  desenvolver ações educativas junto às escolas da região.

• D.

  estimular a pesquisa histórica.

• E.

  processar tecnicamente os documentos de origem privada.

No processo de avaliação,

• A.

  os valores secundários dos documentos têm precedência sobre os primários.

• B.

  a correspondência expedida, por ser formada de cópias, pode ser completamente eliminada.

• C.

  só têm valor histórico os documentos correspondentes às atividades-fim da instituição.

• D.

  é preciso assegurar a representatividade da instituição ao longo do tempo.

• E.

  os documentos de mais de cinqüenta anos, que pela lei brasileira já não surtem efeito legal, devem ser descartados.

A análise dos documentos deve considerar, para efeitos de avaliação, que

• A.

  os valores probatórios e informativos podem ser coincidentes.

• B.

  os documentos de guarda permanente são desprovidos de valor primário.

• C.

  os documentos de valor administrativo asseguram a aquisição, manutenção e extinção de direitos.

• D.

  os valores probatórios e históricos são mutuamente excludentes.

• E.

  todos os documentos de valor probatório têm valor legal.

A elaboração de tabelas de temporalidade resulta

• A.

  da eliminação de documentos repetitivos e supérfluos.

• B.

  de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento da entidade acumuladora dos documentos.

• C.

  do registro de documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados.

• D.

  do estabelecimento de remissivas entre documentos da fase corrente e da fase intermediária.

• E.

  da passagem de documentos da fase intermediária para a permanente.

Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de

• A.

  retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.

• B.

  segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de documentos de valor primário.

• C.

  vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

• D.

  jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com o patrimônio público.

• E.

  prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.

Entende-se por notação

• A.

  o conjunto dos documentos notariais.

• B.

  a forma que antecede a elaboração de manuscritos.

• C.

  o material sobre o qual as informações são registradas.

• D.

  a primeira etapa no processo de arranjo documental.

• E.

  o código de localização dos documentos no acervo.