Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens de 101 a 120.

Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens subseqüentes.

O método de arquivamento dígito-terminal é o único método em que o documento é que recebe o número e não a pasta.

• C. Certo
• E. Errado

Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson

2) 032.699 - Eugenio Casanova

3) 129.129 - T.R. Schellenberg

4) 159.544 - Luciana Duranti

5) 305.218 - Angelika Menne-Haritz

6) 306.818 - Bruno Delmas

7) 588.029 - Paola Carucci

8) 246.344 - Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:

• A. 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7.
• B. 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2.
• C. 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3.
• D. 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3.
• E. 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3.

Para traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas na organização dos documentos, os arquivistas utilizam, em relação aos documentos de primeira e terceira idades, respectivamente,

• A. a tabela de temporalidade e o plano de destinação.
• B. a tabela de equivalência e o sistema de notação.
• C. o fluxograma e o cronograma.
• D. o plano de classificação e o quadro de arranjo.
• E. o plano de armazenamento e o mapa topográfico.

Um programa de gestão deve garantir as cinco qualidades essenciais do documentos de arquivo:

• A. organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
• B. comutabilidade, indivisibilidade, organicidade, capilaridade e autenticidade.
• C. autenticidade, complexidade, caducidade, organicidade e visibilidade.
• D. condutividade, organicidade, autenticidade, compatibilidade e veracidade.
• E. multiplicidade, organicidade, reprodutibilidade, autenticidade e associatividade.

Um plano de classificação, segundo as características da instituição a que se aplica, deve levar em conta sua estrutura organizacional, isto é, o conjunto de

• A. encargos desenvolvidos para o desempenho de competências que lhe são próprias.
• B. ações desempenhadas por autoridades e servidores no cumprimento das competências de cada órgão a que estão subordinados.
• C. unidades administrativas ligadas por relações de hierarquia e coordenação.
• D. encargos desenvolvidos para auxiliar e viabilizar o desempenho de competências que lhe são próprias.
• E. atividades conferidas legalmente aos órgãos e suas unidades para cumprimento de objetivos específicos.

A opção pelo método funcional em detrimento do estrutural, na classificação dos documentos, oferece, entre outras vantagens, a de

• A. ser de mais rápida e fácil aplicação.
• B. lidar com categorias mais estáveis.
• C. propiciar melhores soluções de acondicionamento.
• D. impedir a quebra de sigilo.
• E. respeitar os níveis hierárquicos da instituição.

De acordo com Johanna W. Smit e Nair Y. Kobashi (2003), um tesauro funcional controla o vocabulário que designa a razão de ser do documento (sua função) e não o que ele contém (assunto). A sua construção partirá do plano de classificação e o reordenará.

Entre as diferentes funções de um tesauro funcional, citase a de

• A. permitir o mapeamento topográfico dos acervos.
• B. evitar a duplicação de documentos.
• C. servir de base para a elaboração de fluxogramas.
• D. contribuir para a proteção de dados sigilosos.
• E. operar como índice de termos do plano de classificação.

No decurso de uma ação administrativa ou judicial, um documento passa a agregar outros, mediante o procedimento inicial da

• A. autuação.
• B. apensação.
• C. adjudicação.
• D. assinatura.
• E. anexação.

Dentre as rotinas de um serviço de protocolo inclui-se

• A. escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente.
• B. lavrar certidões requisitadas por autoridades competentes.
• C. separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.
• D. restaurar papéis em mau estado de conservação.
• E. controlar consultas e empréstimos de documentos.