Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é o que chamamos de:

• A. planejamento arquivístico;
• B. gestão de informações;
• C. planejamento de informações;
• D. estratégia administrativa;
• E. gestão de documentos.

Avalie as afirmativas a seguir, sobre documentos de arquivo:

I. são produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada.

II. constituem elementos de prova ou de informação.

III. formam um conjunto sem organicidade.

IV. não refletem as atividades a que se vinculam.

V. expressam os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

Estão corretas apenas as afirmativas:

• A. I, II e III;
• B. I, II e V;
• C. II, IV e V;
• D. II, III e IV;
• E. III, IV e V.

Na elaboração de planos de classificação de documentos de arquivo, é preciso levar em conta, no âmbito da instituição de origem, entre outros elementos,

• A.

  a estrutura organizacional, isto é, o conjunto de atividades conferidas legalmente ao órgão e suas unidades, para cumprimento de objetivos específicos.

• B.

  as atividades, isto é, o conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e rotineiro, para cumprimento das competências do órgão.

• C.

  as atribuições, isto é, o fracionamento e escalonamento da autoridade em diferentes níveis.

• D.

  a hierarquia, isto é, o conjunto de ações desempenhadas por autoridades e servidores, para cumprimento das competências do órgão a que estão subordinados legalmente.

• E.

  a competência, isto é, o conjunto de unidades administrativas ligadas por relações de hierarquia e coordenação.

Nas administrações pública e privada as unidades responsáveis pelo conjunto de operações técnicas que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes são geralmente conhecidas como:

• A. protocolo e arquivo permanente;
• B. protocolo e arquivo histórico;
• C. protocolo e arquivo;
• D. arquivo permanente e arquivo histórico;
• E.

  arquivo permanente e arquivo administrativo.

O principal instrumento de destinação de documentos é

• A.

  o guia de fundos.

• B.

  a tabela de equivalência.

• C.

  a tabela de temporalidade.

• D.

  o plano de classificação.

• E.

  o inventário topográfico.

Podemos dizer que a rotina de arquivamento de documentos correntes constitui-se das seguintes atividades:

• A.

  inspeção, análise, descrição, arquivamento, empréstimo e consulta;

• B.

  inspeção, análise, transferência, arquivamento, empréstimo e consulta;

• C.

  inspeção, análise, gestão, arquivamento, empréstimo e consulta;

• D.

  inspeção, análise, ordenação, arquivamento, empréstimo e consulta;

• E.

  inspeção, análise, conceituação, arquivamento, empréstimo e consulta.

Helen Samuels afirma, em seu livro Varsity letters, que o arquivista precisa realizar pesquisas a fim de articular projetos coerentes. Tais pesquisas, em sua opinião, não se confundem com aquelas levadas a efeito pelo historiador, preocupado em responder a determinadas questões a partir da interpretação das fontes. A pesquisa arquivística tem por objeto precípuo

• A.

  a instituição produtora dos documentos.

• B.

  os fatos mencionados nos documentos.

• C.

  as relações causais entre os fatos mencionados nos documentos.

• D.

  as datas tópicas e cronológicas dos documentos.

• E.

  a biografia dos signatários dos documentos.

Para a elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos são desenvolvidas as seguintes atividades:

I. diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental.

II. elaboração de um código de classificação.

III. levantamento de prazos de guarda.

IV. descrição dos documentos.

V. ordenação dos documentos.

Estão corretos apenas os itens:

• A. I, II e III;
• B. I, II e IV;
• C. I, II e V;
• D. II,III e V;
• E. II, III e IV.

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (2001), sofreu críticas dos profissionais da área porque, entre outros motivos,

• A.

  apresentou níveis heterogêneos de subdivisão das classes, valendo-se indistintamente de estruturas administrativas, funções, atividades, espécies e tipos documentais.

• B.

  fez uso do método dígito-terminal, decompondo em grupos de três dígitos, a serem lidos da direita para a esquerda, os números de ordem atribuídos aos diferentes assuntos.

• C.

  traduziu, com poucas concessões à realidade administrativa brasileira, código similar elaborado pelo Conselho Internacional de Arquivos para os países da Comunidade Européia.

• D.

  limitou-se a identificar apenas dois níveis de classificação, permanecendo num grau de generalidade que não dá conta das rotinas do poder público brasileiro no cumprimento de seus objetivos.

• E.

  dedicou-se exclusivamente às atividades-fim do Ministério da Justiça, a que estava subordinado o Arquivo Nacional, como exemplo a ser estendido aos demais órgãos do serviço público federal.

O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

• A. o nome;
• B. o local;
• C. o número do documento;
• D. o assunto;
• E. o país.