Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Instruções: Para responder às questões de números 25 a 29, considere o enunciado abaixo, com o complemento que se pede em cada questão. O Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, instituído por Ato da Mesa no 15, de 18 de maio de 1999, fixa as atribuições

do órgão central, como

• A.

  proceder ao arranjo dos documentos da fase corrente.

• B.

  fazer a transcrição paleográfica dos papéis mais antigos.

• C.

  promover a articulação entre os órgãos integrantes do sistema.

• D.

  controlar empréstimos.

• E.

  indexar o conteúdo dos documentos de guarda temporária.

A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se:

• A. transferência;
• B. recolhimento;
• C. arranjo;
• D. armazenamento;
• E. descrição.

Instruções: Para responder às questões de números 25 a 29, considere o enunciado abaixo, com o complemento que se pede em cada questão. O Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, instituído por Ato da Mesa no 15, de 18 de maio de 1999, fixa as atribuições

dos órgãos setoriais, como

• A.

  arranjar e descrever documentos recolhidos ao depósito permanente.

• B.

  aprovar a padronização de formulários.

• C.

  promover cursos de treinamento de pessoal administrativo.

• D.

  emitir pareceres jurídicos sobre desclassificação de informações.

• E.

  transferir documentos ao órgão central.

Instruções: Para responder às questões de números 25 a 29, considere o enunciado abaixo, com o complemento que se pede em cada questão. O Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, instituído por Ato da Mesa no 15, de 18 de maio de 1999, fixa as atribuições

dos órgãos detentores de arquivos correntes, como

• A.

  elaborar a política arquivística da instituição.

• B.

  transferir documentos aos órgãos setoriais.

• C.

  publicar guias e inventários.

• D.

  promover intercâmbio metodológico com entidades similares, dentro e fora do país.

• E.

  receber dos órgãos setoriais documentos de guarda intermediária.

Instruções: Para responder às questões de números 25 a 29, considere o enunciado abaixo, com o complemento que se pede em cada questão. O Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, instituído por Ato da Mesa no 15, de 18 de maio de 1999, fixa as atribuições

do órgão responsável pelo protocolo central, como

• A.

  acompanhar métodos e rotinas de trabalho.

• B.

  selecionar documentos e transferi-los para o órgão central.

• C.

  atribuir graus de sigilo aos documentos produzidos na unidade.

• D.

  controlar o trâmite e recuperar as informações dos documentos em curso.

• E.

  microfilmar os processos autuados.

Com relação às técnicas de arquivo e controle de documentação é correto:

• A.

  classificar os documentos de acordo com o seu gênero e a natureza do assunto.

• B.

  identificar a documentação de acordo com sua natureza, que pode ser apenas comercial ou científica.

• C.

  classificar um arquivo de terceira idade ou permanente quando é constituído de documentos em curso ou consultados, de fácil acesso e conservados nas instituições que os receberam ou os produziram.

• D.

  utilizar o método Referência Cruzada quando é necessário arquivar os documentos, considerando uma visão geográfica previamente estabelecida.

Com relação à redação técnica de documentos oficiais, ao tratamento de correspondências recebidas e uso de serviços postais, podemos afirmar que o correto é:

• A.

  a redação técnica caracterizar-se por ser um texto informal, gramaticalmente correto, claro, objetivo e com vocabulário adequado à área de atuação.

• B.

  quando uma instituição deseja encaminhar um ofício ao Governador do Estado e ao Reitor de uma Universidade, a forma única de tratamento adequada utilizada é Vossa Excelência, cuja abreviatura é V.Exª.

• C.

  que nas correspondências recebidas por uma instituição, o assistente administrativo deve fazer inicialmente uma triagem, em seguida registrar em um determinado controle (protocolo) e encaminhar devidamente lacradas, de forma correta, ao seu destinatário.

• D.

  utilizar o serviço postal Aviso de Recebimento (AR), com apenas as iniciais do destinatário, para encaminhar uma encomenda de no máximo 2 kg, sem valor comercial, para o exterior.

A organização do trabalho de um funcionário reflete, além da sua imagem, a da Instituição da qual faz parte, portanto, é correto afirmar que:

• A.

  os compromissos devem ser agendados em um lugar próprio, independente da ordem de prioridade.

• B.

  para facilitar o acesso às informações, devemos arquivá-las de forma aleatória para que qualquer pessoa possa encontrá-las na sua ausência.

• C.

  a agenda é um instrumento básico e indispensável para organizar todos os compromissos e ordem/prazo de executá-los.

• D.

  para que uma reunião formal seja satisfatória, em busca de bons resultados à instituição, é dispensável a emissão de convite aos participantes.

De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos dividem-se em correntes, intermediários e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de

• A.

  difusão.

• B.

  restauração.

• C.

  protocolo.

• D.

  inventário.

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores que necessitem consultá-lo o façam com facilidade e agilidade. Existem várias alternativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação

• A.

  alfabética.

• B.

  imediata.

• C.

  por assunto.

• D.

  por data.