Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Foi localizada na sede de um órgão público uma massa documental acumulada sem organização e sem indicação de procedência. O setor de documentação do referido órgão assumiu a responsabilidade de identifi car, tratar e definir o destino da documentação. Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens referentes aos procedimentos de organização.

( ) Para atender ao princípio de proveniência, deverá ser feita a identificação dos fundos de arquivo que compõem a massa documental.

( ) Será necessário proceder ao levantamento da produção documental do órgão para subsidiar o trabalho de organização.

( ) Para a classificação dos documentos referentes à área financeira, poderá ser utilizado o código da Resolução n.14 do CONARQ.

( ) Em se tratando de documentos de órgãos públicos do poder executivo federal, caberá ao Arquivo Nacional receber a documentação para avaliação e seleção do acervo.

A quantidade de itens corretos é igual a

• A.

  0

• B.

  1

• C.

  2

• D.

  3

• E.

  4

Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.

I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.

II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.

III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.

IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.

Estão certos apenas os itens

• A. I e II.
• B. I e III.
• C. II e IV.
• D. III e IV.

No Brasil, a definição de gestão de documentos encontrou sua melhor expressão no texto da Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Os documentos com valor secundário são os principais objetos tratados pela gestão de documentos.

• B.

  A gestão de documentos foi um conceito elaborado na administração e, posteriormente, apropriado pela arquivística.

• C.

  A gestão de documentos não prevê uma intervenção na gestão dos documentos eletrônicos.

• D.

  O principal objetivo da gestão de documentos é a eliminação de documentos acumulados pela atividade-meio das organizações.

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado "A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação". Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

• A.

  concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.

• B.

  criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.

• C.

  identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

• D.

  plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.

A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos. Não se inclui entre tais contribuições

• A.

  garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.

• B.

  garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.

• C.

  garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente.

• D.

  inibir a eliminação de documentos de valor primário.

O diagnóstico da situação arquivística é um instrumento fundamental para se conhecer a amplitude dos problemas e construir soluções adequadas. Assinale a opção incorreta sobre o diagnóstico.

• A.

  O estado de conservação dos documentos é uma informação relevante e deve ser incluída no diagnóstico.

• B.

  O diagnóstico é uma fase que precede a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

• C.

  O conhecimento sobre a existência ou não de padronização de uso do mobiliário e do material de acondicionamento é um dos elementos do diagnóstico.

• D.

  O diagnóstico pode ser elaborado simultaneamente ao instrumento de pesquisa.

Em um diagnóstico da situação arquivística, é fundamental quantificar o acervo documental. As informações quantitativas servirão para prever tempo, equipe e material. Acerca da quantificação de documentos de arquivo, assinale a opção correta.

• A.

  As ampliações fotográficas devem ser mensuradas por metro linear.

• B.

  Os negativos fotográficos devem ser quantificados por fotograma.

• C.

  Os mapas e plantas devem ser mensurados por metro cúbico.

• D.

  Os filmes cinematográficos devem ser quantificados pelo número de planos existentes em cada rolo.

Em relação aos arquivos correntes, é correto afirmar que

• A. os documentos têm valor secundário.
• B. o acesso aos documentos é aberto.
• C.

  a sua localização física tem de ser fora do setor de trabalho.

• D.

  a conservação é justificada por apoiar as atividades cotidianas.

Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.

• A. Os documentos têm valor primário.
• B.

  O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas.

• C.

  A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais.

• D.

  Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes.

O protocolo desempenha uma série de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, que pode ser definida como

• A.

  curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

• B.

  remessa do documento aos setores de trabalho que decidirão sobre a matéria.

• C.

  unidade encarregada da expedição de correspondência.

• D.

  reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.