Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

De acordo com a teoria arquivística das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação deve efetivar-se na fase:

• A.

  permanente;

• B.

  produtiva;

• C.

  definitiva;

• D.

  corrente;

• E.

  intermediária.

O conjunto de operações que visam ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de maneira a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, dessa forma, o acesso à informação denomina-se atividade de:

• A.

  organização;

• B.

  protocolo;

• C.

  avaliação;

• D.

  arranjo;

• E.

  descrição.

De acordo com o as normas de gestão de documentos, no momento em que o Arquivo Intermediário recebe os documentos transferidos do Arquivo Corrente, o acesso:

• A.

  passa a ser público;

• B.

  passa a ser de responsabilidade do arquivo intermediário;

• C.

  passa a ser de responsabilidade do arquivo permanente;

• D.

  continua a ser de responsabilidade do arquivo corrente;

• E.

  fica impossibilitado até o final da avaliação.

O método de indexação coordenada, amplamente divulgado e utilizado em arquivos e bibliotecas, caracteriza-se:

I. pela atribuição de número de registro em ordem crescente em ficha-índice, com a finalidade de identificar e localizar o documento quando solicitado;
II. pelo registro, em ficha-índice, dos dados encontrados nos documentos sob a forma de palavras-chave ou de termos de um Thesaurus;
III. pela aplicação em documentos especiais tais como plantas, filmes, fotografias, etc.

Assinale:

• A. se somente a afirmativa I estiver correta.
• B. se somente a afirmativa II estiver correta.
• C. se somente as afirmativas I e III estiverem corretas.
• D.

  se somente as afirmativas II e III estiverem corretas.

• E. se todas as afirmativas estiverem corretas.

O Sistema de acondicionamento horizontal de fotografias permite, desde que obedecidos certos critérios, que as caixas sejam postas umas sobre as outras. Analise as opções a seguir:

• A. I e II;
• B. II e III;
• C. I, II e III;
• D. I, III e IV;
• E. II, IV e V.

Na organização de um arquivo, um plano de classificação de documentos se refere a:

• A.

  um plano de ordenação física que ofereça as bases para guarda e conservação dos documentos.

• B.

  um plano que estabeleça a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.

• C.

  um plano de ordenação física e destinação de documentos.

• D.

  um plano de localização topográfica de documentos nos depósitos.

• E.

  um plano geral de reprodução de documentos em um arquivo corrente.

A efetivação de uma política de gestão documental é uma das formas mais racionais para possibilitar a multiplicidade de usos dos documentos em seus diferentes estágios, uma vez que dela depende a manutenção das principais propriedades dos documentos arquivísticos. Analise as propriedades a seguir:

I- imparcialidade e autenticidade;

II- regularidade e naturalidade;

III- intencionalidade e individualidade;

IV- naturalidade e unicidade;

V- interelacionamento.

As principais propriedades dos documentos arquivísticos são somente:

• A. I, II e III;
• B. I, II, III e V;
• C. I, III e IV;
• D. I, IV e V;
• E. III, IV e V.

Um documento retirado temporariamente de uma pasta ou caixa deve ter assinalada a retirada mediante sua substituição pelo instrumento denominado:

• A. ficha catalográfica.
• B. documento de solicitação.
• C. extrato de saída.
• D. guia-fora.
• E. guia de remessa.

Em A Vontade de Guardar: Lógica da Acumulação em Arquivos Privados, os autores fazem uma reflexão sobre o tratamento e publicização das fontes históricas de arquivos privados. Observam uma diferença entre a lógica dos arquivos públicos e privados, confirmando que o colecionador (ou "arquivador" por eles assim denominado) constitui sua coleção de documentos segundo critérios que lhe são preciosos - precaução, vingança, pragmatismo político ou administrativo, orgulho, fantasia e outros, e que "o sentido dos documentos reside em quem os acumula".
(Vianna, Aurélio et alli. A Vontade de Guarda:Lógica da Acumulação em Arquivos Privados, in Arquivo & Administração, V. 10-14, n.II, AAB, 1986)

A partir das premissas acima, podemos afirmar que o passo primeiro e fundamental na recuperação da informação em arquivos privados seria:

• A.

  definir o período de sua acumulação.

• B.

  observar a organicidade com arquivos de colecionadores do mesmo período.

• C.

  o conhecimento do modus operandi do colecionador e a racionalidade de seus atos.

• D.

  definir o modelo de arranjo adequado à coleção.

• E.

  descartar todos os documentos que não estejam relacionados ao colecionador.

Um dos principais objetivos dos sistemas de informação é a recuperação dos dados. Por recuperação dos dados, entende-se:

• A. a metarrepresentação dos dados.
• B. o processo de elaboração de índices.
• C. a seleção de termos de indexação.
• D.

  o processo de busca dos documentos e itens de informação.

• E.

  a extração de indexação de um vocabulário controlado.