Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Analise os itens a seguir, sob a ótica da Resolução n.14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

( ) A seleção por amostragem é recomendada para a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação.

( ) A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos.

( ) Os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem antes do recolhimento.

( ) Cabe à Comissão Permanente de Avaliação propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação no órgão.

A quantidade dos itens corretos é igual a

• A.

  0

• B.

  1

• C.

  2

• D.

  3

• E.

  4

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organização pública ou privada e conservados para fins de consulta. Os documentos são classificados em arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente, segundo o estágio, a idade ou a fase de sua evolução. A esse respeito, julgue os itens a seguir.

Os documentos devem estar guardados e classificados de forma a se atender ao usuário conforme suas necessidades e à recuperação rápida das informações neles contidas. Assim, é na fase de planejamento da organização e da administração dos arquivos que deve ser definida a centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em todas as suas fases, conforme a conveniência.

• C. Certo
• E. Errado

Analise os seguintes itens relativos aos depósitos de arquivamento intermediário.

( ) Contribuem para a racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais.

( ) Deliberam a respeito da eliminação dos acervos sob sua custódia.

( ) Coordenam o recolhimento de documentos de valor secundário aos arquivos permanentes.

( ) Autorizam as consultas formuladas por usuários externos.

A quantidade dos itens corretos é igual a

• A.

  0

• B.

  1

• C.

  2

• D.

  3

• E.

  4

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Quando os documentos já estão arquivados, o assistente administrativo não deve permitir mais o empréstimo desses documentos nem a consulta a eles, para que não sejam misturados, danificados ou perdidos.

• C. Certo
• E. Errado

De acordo com a tabela de temporalidade da Resolução n.14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a opção na qual todos os documentos citados são de caráter permanente.

• A.

  Assentamentos individuais; ações trabalhistas; processos disciplinares.

• B.

  Inventário de material permanente; cadastro de veículo; proposta orçamentária.

• C.

  Normas referentes a patrimônio; balancetes; créditos adicionais.

• D.

  Previsão orçamentária; concessão de medalhas; controle de freqüência.

• E.

  Folhas de pagamento; relatórios de atividade; projetos de trabalho.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.

• C. Certo
• E. Errado

Quanto ao prazo de vigência de documentos de arquivo, é correto afirmar que

• A.

  tem por objetivo acumular os antecedentes necessários para a ação administrativa.

• B.

  corresponde ao intervalo de tempo no qual o documento responde a possíveis reclamações.

• C.

  se cumpre durante a fase de arquivamento intermediário.

• D.

  se define a partir da freqüência de uso que o documento apresenta.

• E.

  se conclui porque se esgota o prazo previsto no próprio documento.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.

• C. Certo
• E. Errado

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda de documentos de arquivo. Esse conceito corresponde a

• A.

  Termo de Eliminação.

• B.

  Tabela de Temporalidade.

• C.

  Listagem de Transferência.

• D.

  Termo de Recolhimento.

• E.

  Tabela de Equivalência.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.

• C. Certo
• E. Errado