Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Leia o trecho abaixo e, em seguida, assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.

A classificação de _____________ é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

• A. confidencial
• B. secreto
• C. ultrassecreto
• D. reservado
• E. semissecreto

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada observando-se os procedimentos de protocolo que devem registrar a abertura e o término dos processos. Assinale a alternativa que indica a ordem específica nas atividades de protocolo.

• A. Movimentação, recebimento, análise e classificação dos documentos recebidos.
• B. Verificação, autenticação, distribuição e acompanhamento dos processos autuados.
• C. Recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
• D. Registro, interpretação, divulgação e devolução dos processos em andamento
• E. Recebimento, classificação, digitalização e devolução dos documentos para arquivo.

Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. Na gestão de documentos de arquivo, o poder público não possui responsabilidade sobre a conservação e a preservação das informações contidas nos arquivos.

• C. Certo
• E. Errado

Ao se organizar um arquivo, deve-se observar o melhor método de classificação, para que o acesso aos documentos seja totalmente atingido. Um dos métodos utilizados é o “alfabético”, considerado um método

• A. indireto.
• B. misto.
• C. simplificado.
• D. padronizado.
• E. direto.

Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. Segundo a teoria das três idades, os arquivos são classificados como: correntes, documentos que estão em curso; intermediários, documentos que permanecem em curso por interesse da administração; e permanentes, documentos que devem ser definitivamente preservados.

• C. Certo
• E. Errado

À decisão ou ao encaminhamento provindos de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua análise dá-se o nome de

• A. despacho.
• B. declaração.
• C. parecer.
• D. petição.
• E. requerimento.

No cerne da gestão de documentos e arquivos, é interessante estar atento a algumas questões fundamentais.

Quanto à gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Encaminhar as cópias, acompanhadas de antecedentes que lhes deram origem, ao setor de Arquivamento é tarefa ou rotina da expedição.
• B. Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
• C. Recebimento de malotes, encaminhamento de correspondência sigilosa aos respectivos destinatários e dos papeis ao setor de Registro e Movimentação são tarefas ou rotinas do Protocolo.
• D. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com o despacho de autoridade competente, são rotinas do setor de Destinação.

Analise as afirmativas a seguir referentes à gestão de documentos.

I. A lei de arquivos trouxe uma uniformização da terminologia arquivística referente à gestão de documentos.

II. O domínio do conceito de gestão de documentos é imprescindível ao profissional de arquivo.

III. A produção, a utilização e a descrição correspondem às fases básicas da gestão de documentos.

IV. Os instrumentos de gestão de documentos garantem a preservação permanente dos documentos de valor imediato.

Estão corretas apenas as afirmativas

• A. I e II.
• B. II e III.
• C. I, III e IV.
• D. II, III e IV.

Para Gonçalves (1998), “por mais variados que sejam os documentos de arquivo costumam apresentar elementos característicos comuns”, neste contexto, “a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” refere-se a qual característica do documento arquivístico?

(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo, 1998. p. 19.)

• A. Forma.
• B. Gênero.
• C. Espécie.
• D. Formato.

Segundo Bellotto (2014, p. 300), “as características marcantes capazes de identificar por si a informação/documento arquivístico em relação às outras configurações documentais” são:

• A. Tipo e suporte.
• B. Função e atividade.
• C. Veracidade e autenticidade.
• D. Proveniência e organicidade.