Questões sobre Comunicação Empresarial

O (a) secretário (a) executivo (a) atua normalmente nos centros de decisões das empresas. Como profissional, participa ativamente da gestão de processos e de pessoas nas organizações atuais. Podemos afirmar que para o (a) secretário (a) gerenciar é necessário possuir:

• A.

  competência técnica, capacidade de se relacionar com as pessoas e inteligência emocional.

• B.

  competências técnicas, conhecimentos gerais e larga experiência internacional.

• C.

  formação específica na área que atua, formação econômica adequada ao setor e ser multicultural.

• D.

  conhecimentos de línguas estrangeiras para fechar negócios e gerir seus resultados.

Para o (a) secretário (a) executivo (a), o conceito de Trabalho em Equipe define-se como:

• A.

  diferentes pessoas trabalhando com diferentes objetivos e metas.

• B.

  a diferença de comportamento entre os colaboradores a fim de se atingir metas departamentais.

• C.

  aceitar as diferenças entre as pessoas do grupo e impor uma metodologia de trabalho para você atingir seus objetivos.

• D.

  um conjunto de pessoas com objetivos comuns atuando no cumprimento de metas específicas.

Para que secretário (a) e executivo (a) formem uma equipe de sucesso, é importante:

• A.

  deixar bem claro a personalidade de cada um para evitar conflitos.

• B.

  manter-se firme em suas convicções profissionais fazendo com que o outro aceite-as sem objeção.

• C.

  conhecer a missão de cada um na organização, mantendo diálogos e compreensão mútuos.

• D.

  que o (a) secretário (a) como subordinado (a) acate todas as decisões do (a) executivo (a) sem se opor e nem sugerir idéias ou projetos de melhoria organizacional.

O processo de negociação requer interação e que ambas as partes devam sair ganhando. O (a) secretário (a) negocia com clientes, negocia informações e também processos nas rotinas empresariais. O primeiro grande desafio de uma negociação é:

• A.

  conhecer o perfil de seu oponente.

• B.

  conhecer o planejamento da negociação.

• C.

  conhecer regras de comunicação visual.

• D.

  conhecer a vida pessoal de seu futuro cliente.

Nesta Era de globalização, o (a) secretário (a) passa a ter um novo papel nas organizações enquanto profissional. Ontem era especialista em datilografia, organização de agendas e arquivos. Hoje este profissional é considerado:

• A.

  multifuncional e assistente executivo.

• B.

  polivalente e submisso ao executivo.

• C.

  educado e introspectivo.

• D.

  cumpridor de suas obrigações e minucioso.

Podemos afirmar que o papel do (a) Assistente Executivo (a) hoje é o mesmo que o da Secretária Executiva. Neste caso você:

• A.

  não concorda, pois o (a) assistente executivo (a) é um cargo diferente do (a) secretário (a) executivo (a).

• B.

  sim, você concorda, pois ambos desenvolvem as mesmas tarefas.

• C.

  não concorda, pois assistência executiva é uma das funções do (a) secretário (a) executivo (a).

• D.

  sim, você concorda, pois o (a) assistente tem responsabilidades maiores que o (a) secretário (a).

Administração desastrada, falhas na comunicação interna e externa, tratamento amadorístico e tardio de problemas, falta de comprometimento e falta de amor pelo que fazem levam executivos e secretárias a comprometerem a imagem da organização. Para que isso não ocorra, ambos devem:

• A.

  criar estratégias e projetos a fim de minimizar problemas, gerar satisfação aos clientes e atingir metas estabelecidas.

• B.

  contratar empresas que cuidem especificamente de divulgação e imagem institucional, sem necessariamente organizar o ambiente interno.

• C.

  investir em projetos na área de vendas com o objetivo de fidelizar o cliente externo para atingir metas de vendas.

• D.

  encaminhar e enumerar os problemas neste sentido para os setores responsáveis a fim de sanar problemas futuros que possam comprometer a imagem da empresa.

Quando nos referimos à tomada de decisões por parte das organizações, na maioria das vezes estamos falando de planejamento estratégico, cujo objetivo é fixar diretrizes de atuação da empresa nas diferentes áreas. Neste processo, cabe ao (a) secretário (a):

• A.

  conhecer a cultura organizacional e fazer parte constante dos processos decisórios sempre que possível por intermédio de suas competências profissionais.

• B.

  apresentar projetos que visem ampliar os lucros da empresa com o foco no cliente externo, deixando claro que você fará parte das decisões de seu projeto.

• C.

  criar estratégias específicas de tomadas de decisões para todas as instâncias superiores na organização, intitulando este projeto como seu marco profissional dentro da organização.

• D.

  manter-se neutro (a) no processo decisório, pois não compete ao profissional de secretariado tomar parte de qualquer decisão da organização.

Nos processos organizacionais, deparamos inúmeras vezes com a necessidade de percepção em relação a tudo o que ocorre em nosso ambiente de trabalho e ao nosso redor relativo às nossas decisões, ao nosso comportamento profissional e ao nosso futuro na organização. Podemos dizer que visão sistêmica, então, é:

• A.

  o constante lamento dos problemas que vivemos e que devemos tentar modificar o nosso comportamento em relação às pessoas e ao nosso redor.

• B.

  ficar insatisfeito (a) com os nossos resultados e reclamar para nossos (as) executivos (as) quando ocorrerem estas situações.

• C.

  sonhar com o sucesso, planejar o futuro, aspirar novos cargos sem nada modificar no presente.

• D.

  eleger os hábitos que melhor nos conduzam aonde queremos chegar, tendo a percepção de que cada ato gera uma conseqüência, evitando assim problemas futuros.

A evolução no perfil do (a) secretário (a) levou as organizações a repensarem este papel de seus colaboradores. Hoje o perfil profissional do (a) secretário (a) desejado nas organizações é:

• A. o profissional centrado, limitado às técnicas secretariais, neutro nas decisões e cumpridor de suas tarefas.
• B.

  o profissional ágil, reflexivo, cumpridor das normas do setor e discreto.

• C.

  polivalente, negociador, comprometido e participativo.

• D.

  negociador, estrategista de marketing interno e de recursos financeiros para a empresa, além de competente.