Questões de Secretariado Executivo

Um processo de comunicação ineficiente ocasiona uma infinidade de problemas no atendimento ao cliente interno e externo. Deve-se, enquanto profissional de secretariado, reconhecer e minimizar alguns ruídos de comunicação com vistas a promover um atendimento de qualidade. O profissional de secretariado necessita então conhecer bem os aspectos mais importantes da comunicação, que são:

• A.

  clareza, compreensão e calma.

• B.

  formalidade, objetividade e calma.

• C.

  compreensão, flexibilidade e imparcialidade.

• D.

  calma, prolixidade e informalidade.

• E.

  parcialidade, clareza e objetividade.

A agenda eletrônica ou física demanda por parte do profissional de secretariado competência, organização e responsabilidade quanto ao manuseio e uso. O secretário deve organizar e gerenciar os compromissos de sua chefia com extrema cautela e atenção. Nesse sentido, a agenda deve

• A.

  ser elaborada em parceria com a agenda do secretário para que não hajam riscos de esquecimento.

• B.

  ser elaborada de maneira que deixe sua chefia livre para optar pelos compromissos mais urgentes.

• C.

  ser elaborada com a finalidade de lembrar sua chefia de compromissos profissionais e atividades organizacionais.

• D.

  ser elaborada para lembrar de eventos institucionais junto a fornecedores e clientes.

• E.

  ser elaborada mensalmente, levando-se em conta os compromissos particulares, sociais e familiares.

• A.

  mencionar os presentes, o expediente e o coordenador da reunião.

• B.

  mencionar o local, a data e o horário da reunião para ciência de todos.

• C.

  citar a pauta, elencando os assuntos tratados e as deliberações.

• D.

  mencionar os assuntos tratados na reunião anterior.

• E.

  citar os nomes dos presentes, do(a) secretário(a), a data, o local e o horário da reunião.

Nas organizações, a divisão física dos espaços contribui com a produtiva disposição de máquinas e equipamentos, promovendo um bom funcionamento dos trabalhos. Pode-se afirmar que a representação gráfica da distribuição de móveis e/ou equipamentos de uma determinada sala ou local de trabalho recebe o nome de

• A.

  flow chart.

• B.

  desenho geométrico.

• C.

  lay-out.

• D.

  planta administrativa.

• E.

  flip chart setorial.

O profissional de secretariado deve estar atento para que o objetivo da correspondência seja alcançado quando da elaboração de sua redação. Uma das partes que formam a correspondência comercial é o Vocativo. Entende-se por Vocativo como

• A.

  o coração de toda correspondência pública.

• B.

  a saudação inicial dirigida ao destinatário.

• C.

  informações que seguem no envelope da correspondência.

• D.

  o gênero do texto comercial.

• E.

  a estrutura padrão de correspondências públicas.

O profissional de secretariado gerencia uma infinidade de documentos empresariais em sua rotina profissional. Deve ter domínio e conhecer a tipologia e a finalidade desses documentos em seu departamento ou organização com a finalidade de facilitar o trâmite de documentos. É correto afirmar que

• A.

  ofício é o documento mais utilizado no processo de comunicação das empresas privadas.

• B.

  ofício e requerimento têm a mesma função nas repartições públicas.

• C.

  oficio e procuração têm a mesma função nas empresas privadas em função do seu caráter público.

• D.

  ofício exige da repartição pública que seja redigido em papel timbrado e não utilizado para assuntos alheios ao departamento.

• E.

  ofício e memorando são processos de comunicação das empresas privadas e de caráter público.

Com o desenvolvimento da tecnologia e a disseminação rápida das informações entre empresas e departamentos, os profissionais de secretariado passaram a compreender melhor o valor das informações e da guarda de documentos de forma a proporcionar rapidez na sua localização quando solicitado. Considera-se também uma forma de guarda de documentos o GED, que significa

• A.

  gerenciamento eletrônico de documentos.

• B.

  gestão executiva de documentos.

• C.

  gestão específica de documentos.

• D.

  gerenciamento executivo de documentos.

• E.

  gestão eletrônica de documentos.

Considera-se no perfil do profissional de secretariado a habilidade de gerenciar seu comportamento profissional no tocante à execução de suas tarefas diárias, que exige além das habilidades técnicas, que seja proativo com os inúmeros serviços de secretaria. Na execução das rotinas administrativas e com o objetivo de facilitar as atividades gerenciais, deve o secretário

• A.

  organizar, executar, atribuir e isentar-se.

• B.

  atribuir, planejar, isentar-se e controlar.

• C.

  omitir-se, organizar, estabelecer metas e planejar.

• D.

  vistoriar, delegar, omitir-se e checar.

• E.

  planejar, organizar, executar e controlar.

A parceria entre o executivo ou chefia e o profissional de secretariado está pautada na confidencialidade, na discrição e no trabalho em equipe. Nessa realidade, o secretário deve observar a importância de facilitar as relações entre os colaboradores e a chefia. Quando um colaborador deixa a desejar com relação à sua conduta profissional no departamento, atrapalhando o andamento dos trabalhos e prejudicando os resultados do departamento, você, enquanto profissional de secretariado,

• A.

  avisa imediatamente o departamento de recursos humanos e solicita uma advertência verbal.

• B.

  faz chegar ao conhecimento dos demais colegas do setor esse fato e sugere que eles tomem as providências.

• C.

  deixa o problema chegar a chefia por “outros meios”, afinal você não tem a responsabilidade direta dessa pessoa.

• D.

  chama o colaborador de lado, alerta para o que está ocorrendo e se prontifica ao ouvi-lo para poder ajudar.

• E.

  comunica a sua chefia quem está causando o problema no departamento, para que ele sim tome as providências.

O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve

• A.

  identificar a empresa, seu departamento e dizer seu nome.

• B.

  cumprimentar o interlocutor e perguntar quem fala e o que deseja.

• C.

  identificar a empresa, dizer seu nome e cumprimentar o interlocutor.

• D.

  quando possível evitar o “alô”, identificando apenas o seu departamento.

• E.

  após o quarto toque atender e perguntar ao interlocutor com quem ele quer falar.