Questões de Secretariado Executivo

Com uma frequência cada vez maior, competências, habilidades e conhecimentos passam a ser exigidos na atuação do profissional de secretariado. A postura ética é essencial nessa atuação, cujo cargo é de extrema confiança nas empresas. Ao pensar em atitudes éticas no dia a dia das corporações, espera-se que o profissional de secretariado tenha como base

• A.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com a importância do cargo do solicitante.

• B.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com a necessidade do solicitante.

• C.

  prestar os serviços com o mais alto padrão possível de qualidade.

• D.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com seus conhecimentos práticos.

• E.

  preocupar-se com a prestação de serviços de qualidade quando for contratado especificamente para esse fim.

Assinale a alternativa correta quanto ao documento que trata de diversos pontos importantes para a integração nacional da profissão de secretário executivo.

• A. Parecer Técnico de Manaus.
• B. Classificação Brasileira de Ocupações.
• C. Carta de Manaus.
• D. Carta Sindical.
• E. Portaria de Enquadramento Sindical.

Geralmente, as empresas têm expectativas em relação às atribuições pertinentes à função desempenhada pelas secretárias. Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente tais características.

• A.

  Ter consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenhar tarefas, ser digna de confiança, saber delegar tarefas quando necessário e resolver conflitos entre colegas de trabalho, bem como ter capacidade de trabalhar em grupo.

• B.

  Ser dedicada ao trabalho de seu superior mais do que ao seu próprio trabalho, conflitar-se se necessário com seus colegas, porém sempre resolvendo tal situação, e ser digna de confiança de seu superior.

• C.

  Saber delegar tarefas para se preocupar somente com o seu superior, organizar a vida profissional de todos que trabalham no mesmo ambiente de trabalho, ter consciência de seus deveres e dedicarse ao seu trabalho.

• D.

  Ter equilíbrio emocional, ser digna de confiança, saber lutar por seu espaço no ambiente de trabalho, não resolver conflitos internos, atendo-se ao seu trabalho, ser capaz de trabalhar em dupla, tendo em vista a proximidade com seu superior.

• E.

  Ter consciência de seus deveres e equilíbrio físico para bem desempenharem suas tarefas, saber delegar tarefas sempre, atendo-se à organização dos afazeres de seu superior.

São características de um consumidor organizacional:

I. Natureza de compra mais profissional.

II. Método principal de promoção: venda Pessoal.

III. Natureza de compra mais pessoal.

IV. O processo de compra nos mercados organizacionais ocorre em uma série de estágios.

Quais estão corretas?

• A.

  Apenas I, II e III.

• B.

  Apenas I, II e IV.

• C.

  Apenas I, III e IV.

• D.

  Apenas II, III e IV.

• E.

  I, II, III e IV.

No seu dia a dia, Samanta sabe da importância de acompanhar e controlar os assuntos pendentes. A técnica utilizada para esse fim é conhecida como

• A.

  workflow.

• B.

  checklist.

• C.

  layout.

• D.

  follow-up.

• E.

  controller.

“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)

• A.

  permanentes.

• B.

  intermediários.

• C.

  informativos.

• D.

  correntes.

• E.

  históricos.

É de fundamental importância que no atendimento telefônico sejam observadas regras voltadas à organização e ao atender bem. Dentre as alternativas apresentadas a seguir, assinale a que se contrapõe a esses pontos.

• A.

  Mantenha sempre uma planilha de recados próxima ao telefone, para que todos sejam anotados.

• B.

  Quando surgir uma situação insistente, seja rápida, demonstrando insatisfação.

• C.

  Mantenha o telefone em lugar estratégico em sua mesa, permitindo fácil acesso às chamadas.

• D.

  Preste atenção ao nome do interlocutor e empregue-o. Em caso de dúvida, peça que repita.

• E.

  Caso tenha que interromper a conversa por qualquer motivo, peça desculpas.

Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade

• A.

  urgente, mas não importante.

• B.

  importante, mas não urgente.

• C.

  nem importante, nem urgente.

• D.

  muito importante, mas não urgente.

• E.

  importante e urgente.

Assinale a alternativa que identifica uma postura ética por parte de um profissional.

• A.

  ter consciência de sua responsabilidade perante o todo da empresa.

• B.

  usar o nome da organização para interesses próprios.

• C.

  utilizar informações de um projeto para auxiliar um colega.

• D.

  transferir a responsabilidade de possíveis erros para terceiros.

• E.

  demonstrar predileção por alguns clientes ou colegas.

É função de uma secretária ou assistente estabelecer uma atmosfera positiva no relacionamento com os clientes internos e externos.

Assinale a alternativa cuja ação contraria um dos princípios para a obtenção dessa atmosfera.

• A.

  Procurar esclarecer as dúvidas do interlocutor.

• B.

  Atuar com gentileza, educação e paciência.

• C.

  Procurar dar uma solução para o problema de maneira afetuosa.

• D.

  Não deixar dúvida de seu empenho na resolução do caso.

• E.

  Cumprir o que se comprometeu a fazer.