Questões de Secretariado Executivo

O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:

• A.

  utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.

• B.

  encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.

• C.

  informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.

• D. encaminhar a convocação aos participantes, a pauta, providenciar a lista de presença e a Ata.
• E.

  encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.

Na maioria das empresas e repartições, o fluxo de documentos costuma ter um volume grande de manuseio e arquivamento. Alguns documentos não podem sofrer alterações em seu conteúdo. Quando isso ocorre, o profissional de secretariado deverá converter esse documento para

• A.

  excel.

• B.

  pdf.

• C.

  acces.

• D.

  leitura.

• E.

  arquivo eletrônico.

As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que “Voucher”, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:

• A.

  documento de confirmação de reserva de passagem aérea.

• B.

  comprovante com o nome do cliente e o serviço que ele tem direito.

• C.

  documento de confirmação de reserva de assento.

• D.

  comprovante de confirmação de locação de equipamentos.

• E.

  documento de confirmação de entrega de bagagem.

A Ata é um tipo de documento muito utilizado na redação oficial. Entende-se Ata como

• A.

  um documento em que são lançadas as ocorrências de uma reunião.

• B.

  um gênero de texto específico para registrar fatos ocorridos em reuniões anteriores.

• C.

  um documento do qual pessoas ou entidades confirmam o conhecimento que se tem de determinados fatos.

• D.

  um documento pelo qual empresas ou entidades públicas ou privadas intimam pessoas a comparecerem em assembleias.

• E.

  um documento de convocação expedido pelos gestores de uma entidade pública ou privada.

As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de

• A.

  acompanhamento de distribuição.

• B.

  etiquetas de distribuição.

• C.

  fluxograma de distribuição.

• D.

  gráficos de distribuição.

• E.

  tabela de distribuição.

As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de

• A.

  cronograma.

• B.

  diagrama.

• C.

  pentagrama.

• D.

  organograma.

• E.

  fluxograma.

Arquivo é o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados e conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Para considerar em arquivamento, numerar ou mesmo nomear em pastas, facilitar sua localização e manter sua organização, utiliza(m)-se:

• A.

  papel lembrete ou fichas nomeadas.

• B.

  etiquetas numeradas ou post-it.

• C.

  fichas nomeadas ou fichas numeradas.

• D.

  etiquetas ou viseiras.

• E.

  projeções ou visores.

Ofício é a forma que os órgãos públicos têm para se comunicar. Por se tratar de uma correspondência oficial, o profissional de secretariado necessita conhecer suas partes. São elas:

• A.

  departamento e data em que foi assinado.

• B.

  vocativo e fecho formal.

• C.

  assinatura e texto específico.

• D.

  vocativo e assunto padronizado.

• E.

  índice e endereçamento interno.

• A.

  divulgar e dar conhecimento à população sobre resultados de plebiscitos.

• B.

  informar resultado de eleições municipais e estadual.

• C.

  divulgar vencedores de licitações privadas.

• D.

  divulgar abertura de concorrências.

• E.

  divulgar atos de interesses específicos de um departamento.

As empresas públicas gerenciam informações rotineiramente baseadas na troca de informações em determinados documentos. É considerado um documento oficial todo papel com chancela do poder público. Assim, pode-se considerar três tipos de documentos oficiais:

• A.

  comunicado, memorandos e orçamentos.

• B.

  ofícios, pareceres e atas.

• C.

  laudos, folhas de pagamento e recibos.

• D.

  cartas de pessoas físicas, de pessoas jurídicas e comunicado interno.

• E.

  comunicados externos, atas e relatórios.