Questões de Secretariado Executivo

Obter por meio de técnicas científicas e organizacionais a melhor produtividade possível de todos os recursos da organização é função da “OSM”, que significa:

• A.

  Orientação, Sistemas e Melhorias.

• B.

  Organização, Sistematização e Metodologia.

• C.

  Orientação, Segurança e Métodos.

• D.

  Organização, Sistemas e Métodos.

• E.

  Organização, Sistematização e Melhorias.

A concisão deve ser observada quando da redação de um texto, visando a uma melhor compreensão do leitor. A concisão refere-se à(ao)

• A.

  formalidade, que possibilita a uniformidade dos textos.

• B.

  transmissão do máximo de informações com poucas palavras.

• C.

  impessoalidade, evitando-se a duplicidade de informações.

• D.

  emprego de palavras que traduzem as ideias com vigor.

• E.

  ideia central de um texto.

Cuidado especial deve ser dado à comunicação escrita, uma vez que não é possível explicar ao leitor as ideias que estão por trás do texto. Considerando-se essa afirmativa, assinale a alternativa que desfavorece a comunicação efetiva.

• A.

  Possuir informações suficientes sobre o assunto.

• B.

  Planejar a estrutura da comunicação a ser feita.

• C.

  Tratar o assunto com propriedade.

• D.

  Escolher expressões precisas.

• E.

  Usar termos técnicos desconhecidos do receptor.

A estrutura formal de uma empresa ou de qualquer de suas partes, em determinado momento, é representada graficamente pelo organograma. A análise de um organograma permite observar

• A.

  hierarquia, definição de cargos, divisão do trabalho e responsabilidades.

• B.

  autoridade, funções, fluxo de trabalho e competências para o cargo.

• C.

  processos, relações entre áreas, cronograma e habilidades para o cargo.

• D.

  desenho dos cargos, formação de grupos, divisão de tarefas e layout.

• E.

  hierarquia, rotina de trabalho, habilidades e desenho de cargos.

Entender a importância de se planejar o tempo é essencial para organizar as ações, de forma a alcançar os objetivos propostos. No desenvolvimento das atribuições, uma administração do tempo contribui para

• A.

  diminuir o controle das atividades.

• B.

  otimizar o trabalho.

• C.

  postergar prazos.

• D.

  gerar dúvidas.

• E.

  desconsiderar prioridades.

Marina, assistente do Departamento de Tecnologia, sabe que é de fundamental importância manter-se uma comunicação gestual eficaz no ambiente de trabalho. Assinale a alternativa que sinaliza uma das maneiras que ela utiliza para evitar ruídos na comunicação não verbal.

• A.

  Apoiar a cabeça nas mãos.

• B.

  Desviar o olhar do receptor.

• C.

  Apontar o dedo indicador.

• D.

  Deixar os braços soltos.

• E.

  Disfarçar um sorriso.

Ao se planejar a organização de um arquivo, devem ser observados os elementos constantes de um documento. Quando a data é considerada o elemento principal, o arquivo obedece à ordem

• A.

  numérica.

• B.

  alfabética.

• C.

  cronológica.

• D.

  por assunto.

• E.

  geográfica.

Uma das competências exigidas para os profissionais é a habilidade para interagir com as pessoas de maneira empática, mesmo diante de situações conflitantes, demonstrando atitudes positivas, comportamentos maduros e não combativos. Tal habilidade define o relacionamento

• A.

  emocional.

• B.

  atitudinal.

• C.

  interpessoal.

• D.

  intrapessoal.

• E.

  grupal.

Alguns documentos devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos são denominados

• A.

  sigilosos.

• B.

  ostensivos.

• C.

  particulares.

• D.

  oficiais.

• E.

  institucionais.

Julgue o item seguinte, relativo à administração do tempo.

Quando a procrastinação surge com intensidade e frequência nas organizações, há uma perda considerável de energia e tempo para o cumprimento de objetivos e metas.

• C. Certo
• E. Errado