Questões de Secretariado Executivo

Julgue os itens a seguir, relativos a eventos em organizações públicas ou privadas.

Em empresas de pequeno e de médio porte, é comum a organização de um evento ficar a cargo do secretário do setor que o esteja promovendo. Em empresas de grande porte, ainda que haja a contratação de pessoal externo para realizar o evento, é importante que o secretário participe ativamente de sua coordenação.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens a seguir, relativos a eventos em organizações públicas ou privadas.

Em empresas de pequeno e de médio porte, é comum a organização de um evento ficar a cargo do secretário do setor que o esteja promovendo. Em empresas de grande porte, ainda que haja a contratação de pessoal externo para realizar o evento, é importante que o secretário participe ativamente de sua coordenação.

• C. Certo
• E. Errado

• A. 1 – 2 – 4 – 5 – 3.
• B. 4 – 5 – 1 – 2 – 3.
• C. 4 – 2 – 1 – 5 – 3.
• D. 1 – 2 – 3 – 4 – 5.
• E. 4 – 1 – 2 – 3 – 5.

“Lidar com o tempo, seja ele linear ou circular, requer uma boa dose de autoconhecimento. Superar situações imprevistas e não permitir que elas alterem seu padrão de qualidade técnica e emocional é o desafio” (Neiva e D´Elia, 2009). Assinale a alternativa que corresponde a um relevante desperdiçador de tempo.

• A. Confecção de ofício.
• B. Atendimento da chefia imediata.
• C. Resposta aos e-mails recebidos de outros setores.
• D. Leitura de e-mails particulares.
• E. Treinamento para implantação de programa da qualidade.

• A. 4 – 3 – 1 – 2.
• B. 1 – 2 – 3 – 4.
• C. 4 – 3 – 2 – 1.
• D. 3 – 2 – 1 – 4.
• E. 1 – 3 – 2 – 4.

“Muitos profissionais têm dificuldade em exercer um papel mais estratégico em relação à gestão e organização de eventos. Essa dificuldade é compreensível, uma vez que, para organizar um evento, é preciso estar atento a todo e qualquer pormenor, o que requer muito tempo e dedicação” (Giacaglia, 2010). Quanto ao profissional com visão estratégica em eventos, identifique as atribuições a seguir como verdadeiras (V) ou falsas (F):

( ) Organiza o evento, mas o enxerga como uma oportunidade de se relacionar com a direção da empresa e o mercado.

( ) Avalia o evento segundo critérios operacionais, isto é, relacionados à organização de cada evento.

( ) Avalia o evento considerando seu papel no atingimento das metas e das estratégias da empresa.

( ) Vê o evento com uma atividade-fim, capaz de gerar apenas resultados de curto prazo.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – V – V – F.
• B. V – V – F – F.
• C. V – F – V – F.
• D. V – F – F – V.
• E. F – V – F – F.

“O secretário deve fazer follow-up o tempo todo, por exemplo, quando prepara uma lista de assuntos pendentes e separa em pastas, à parte, aqueles que deverão ser resolvidos no dia seguinte, em uma semana, quinze dias ou no próximo mês. O secretário, agente de resultados, acompanha os serviços delegados a ele, aqueles delegados à equipe com quem trabalha e, principalmente, os delegados pelo executivo aos membros da equipe e os que se referem a outras áreas” (Neiva e D´Elia, 2009). A expressão follow-up significa:

• A. Acompanhar o processo.
• B. Refazer o processo.
• C. Eliminar o processo.
• D. Terminar o processo.
• E. Reestruturar o processo.

“A gestão do conhecimento não se esgota. É um processo de contínua renovação e expansão, gerando um instigante desafio a todos que desejem se aprofundar no domínio das Ciências das Assessorias” (Nonato, 2009). Com relação ao assessor que se configura gestor do conhecimento, identifique a como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes características:

( ) Pensar a assessoria como atividade geradora de conhecimentos complexos.

( ) Indagar sobre as “condições de possibilidade” de aplicação do conhecimento secretarial, bem como suas condições de gestão.

( ) Conhecer o processo histórico e epistemológico de fundação e atuação de sua área de conhecimento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – F – V.
• B. V – F – F.
• C. F – V – F.
• D. V – F – V.
• E. V – V – V.

“Como um agente facilitador, o secretário ‘negocia’ o tempo todo. Basta pensarmos que todos os seus relacionamentos com clientes internos e externos, pares e executivos exigirão soluções de problemas, troca de informações e levantamento de dados, contatos, orientações etc.” (Neiva e D´Elia, 2009). O processo de negociação é importante para:

• A. evitar sobrecarga de atividades e proporcionar ao secretário executivo maior tempo livre para realização de assuntos particulares.
• B. demonstrar domínio do assunto, intimidando o outro lado da negociação, sejam clientes internos ou clientes externos.
• C. os envolvidos sentirem que ganharam mutuamente, tanto no negócio em pauta quanto no relacionamento.
• D. evitar qualquer trabalho extra solicitado pela chefia imediata ou colaboradores dos demais setores da empresa.
• E. favorecer as decisões da diretoria, resultando no aumento de atividades para o profissional de secretariado.

“Ordem de precedência é a ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida em que se determina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do Estado, de um organismo ou de um grupo social” (http://www.unb.br/administracao/ceri/ordem.php). O documento que dá diretrizes nacionais para o estabelecimento da ordem de precedência nos eventos é o:

• A. Decreto nº 70.000, de maio de 1950, definindo “Metodologias Inovadoras para eventos e Precedências”.
• B. Guia de Normas de Cerimonial da Presidência da República, de maio de 1982.
• C. Decreto nº 70.274, de março de 1972, definindo as “Normas de Cerimonial e a Ordem de Precedência”.
• D. Manual de Desenvolvimento de Eventos e Estabelecimento de Normas de Cerimonial e Ordem de Precedência.
• E. Manual de Cerimonial e Protocolo da República, de fevereiro de 1972.