Questões de Secretariado Executivo

Organizar eventos é apenas uma das funções do secretário executivo. Espera-se, portanto, que ele tenha pleno domínio das fases do processo de planejamento e organização de qualquer evento. Correspondem às fases de um evento o(a)

• A. definição do evento e a elaboração do check list e do cronograma.
• B. pré-evento, o transevento e o pós-evento.
• C. previsão financeira, a organização e o controle e merchandising.
• D. preparação da captação, a captação e a pós-captação.
• E. elaboração e a avaliação do projeto.

O Dead line é essencial no processo de planejamento e operacionalização de uma viagem coorporativa porque é

• A. o adicionamento de um ou mais destinos dentro de um roteiro obtido anteriormente. Não há pagamento de diferença tarifária desde que o bilhete se encontre dentro da validade e da rota.
• B. o documento entregue ao passageiro com todas as específicações dos serviços turísticos adquiridos. Ele pressupõe a confirmação dos serviços discriminados.
• C. a utilização parcial de uma diária hoteleira. É muito utilizado em hotéis próximos a aeroportos para passageiros em trânsito (aguardando conexões entre voos).
• D. é o prazo final para se confirmar uma reserva em companhias aéreas ou em hotéis.
• E. tudo o que está incluído na diária do hotel: bebidas; refeições (café da manhã, almoço, jantar e refeições intermediárias); e entretenimento.

No que se refere às características esperadas de um secretário executivo na atualidade, assinale a alternativa correta.

• A. A presença visual tem de dispor de integridade e consistência, além de comportamento, postura, ética, conhecimento profissional e até mesmo inteligência emocional.
• B. A aparência pessoal não interfere em sua imagem pessoal, sendo essencial apenas o currículo apresentado.
• C. A primeira característica notada e valorizada é a beleza, pois o secretário se dedica a tarefas básicas e rotineiras de um escritório ou organização.
• D. A etiqueta empresarial resume-se à capacidade de ter empatia para estabelecer sucesso nas relações de negócios e para que se estabeleçam relações sólidas entre clientes e colaboradores.
• E. O conhecimento e a prática das normas que regem o comportamento no mundo dos negócios não geram benefícios imediatos. Esses benefícios estão associados exclusivamente a conhecimentos técnicos que facilitem o trato com clientes ou parceiros.

A profissão secretarial surgiu em meio à intelectualidade e aos centros de poder e decisões. Historicamente, é correto afirmar que

• A. a função de secretário se intensificou durante a Idade Média devido às condições políticas, econômicas e sociais.
• B. a mulher passou a atuar como secretária, na Europa e nos Estados Unidos, a partir de 1850.
• C. os escribas foram os primeiros a exercer essa função por dominarem a escrita e terem um amplo conhecimento cultural, necessários para assessorar os governantes e líderes em suas batalhas.
• D. a profissão se consolidou no Brasil na década de 1950, mas, somente na década de 1970, a categoria conseguiu, por meio de muita luta, a regulamentação da profissão.
• E. foi durante a Revolução Industrial que a nova estrutura empresarial exigiu as funções de assessoria administrativa, tendo a mulher passado a atuar como secretária.

O mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e busca profissionais que possuam competências e habilidades capazes de acompanhar sua evolução. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa correta.

• A. É necessário que o profissional de secretariado tenha competência técnica e interpessoal, habilidades de liderança e de relacionamento com os clientes internos e externos à organização, seja líder, participe das tomadas de decisões, possua domínio de informática e seja responsável. Cabe ainda ao profissional de secretariado ter conhecimento das técnicas do gestor e apresentar um perfil de liderança e motivação, além de habilidades para negociação.
• B. O secretário é apenas executor de atividades e disseminador de informações.
• C. O secretário executivo é essencialmente um assessor pessoal, que tem, entre as suas atribuições, a tarefa de organizar as rotinas de líderes atuantes em empresas ou em outras formas de organização.
• D. A natureza das atividades do ofício secretarial atesta a necessidade da profissão de secretário executivo somente na área da gestão pública.
• E. Atualmente, o que as empresas esperam do secretário é o desenvolvimento de tarefas técnicas e uma postura passiva. Exigem vasto conhecimento e visão macro dos processos, contudo com um perfil de observador e assessor, pois funções como cogestão, consultoria e empreendedorismo cabem ao executivo.

Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente, aumentar o índice de recuperação da informação, conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da

• A. descrição.
• B. indexação.
• C. avaliação.
• D. descarte.
• E. codificação.

No que se refere à organização de viagens, assinale a alternativa incorreta.

• A. Com o intuito de contribuir para a organização e o planejamento de viagem para o executivo, o secretário executivo deverá elaborar um check-list que será considerado na ocasião de toda e qualquer viagem organizacional.
• B. Uma questão relevante é a validade do passaporte, obtido nas unidades descentralizadas ou nos postos de atendimento do departamento de polícia federal. Para que o indivíduo consiga obter o passaporte, deverá atender aos seguintes requisitos: provar que é brasileiro nato ou naturalizado, pagar uma taxa e apresentar alguns documentos. O ideal é que o secretário executivo acesse o site da polícia federal para se certificar a respeito dos documentos exigidos para emissão dos passaportes.
• C. O secretário executivo deve verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que não tenha entrada liberada no país de destino.
• D. Um aspecto imprescindível é a preocupação com todas as informações da viagem, que devem ser escritas na agenda do secretário (com todas as etapas do processo), caso ocorra algum imprevisto com os procedimentos.
• E. Uma atividade que não é desempenhada pelo profissional de secretariado executivo no seu dia a dia é a de organização de viagens nacionais e internacionais do executivo e de sua equipe. Esta é uma atividade exclusiva do agente de viagens.

Receber o documento, ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de

• A. prescrição.
• B. notação.
• C. avaliação.
• D. classificação.
• E. restauração.

Com relação às tipologias atribuídas aos diversos tipos de eventos, assinale a alternativa correta.

• A. Congresso – evento de grande porte, realizado em vários dias, que inclui vários encontros ao mesmo tempo.
• B. Feira – evento de ideia ou produtos. Uma feira pode ser volante, isto é, ocorrer em diversos locais, mantendo o mesmo conteúdo.
• C. Banquete – evento em que os serviços e produtos oferecidos são também o retrato da organização, pois é um café da manhã tão farto que chega a ser um minialmoço. É servido perto do horário do almoço.
• D. Simpósio – evento de tema normalmente científico em que, após as apresentações, a plateia participa com perguntas aos apresentadores.
• E. Salão – evento de grande porte, não fixo, cujo objetivo é apenas comercializar.

Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se

• A. arranjo.
• B. levantamento.
• C. triagem.
• D. depuração.
• E. acondicionamento.