Questões de Arquivologia

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Quando os documentos já estão arquivados, o assistente administrativo não deve permitir mais o empréstimo desses documentos nem a consulta a eles, para que não sejam misturados, danificados ou perdidos.

• C. Certo
• E. Errado

De acordo com a tabela de temporalidade da Resolução n.14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a opção na qual todos os documentos citados são de caráter permanente.

• A.

  Assentamentos individuais; ações trabalhistas; processos disciplinares.

• B.

  Inventário de material permanente; cadastro de veículo; proposta orçamentária.

• C.

  Normas referentes a patrimônio; balancetes; créditos adicionais.

• D.

  Previsão orçamentária; concessão de medalhas; controle de freqüência.

• E.

  Folhas de pagamento; relatórios de atividade; projetos de trabalho.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.

• C. Certo
• E. Errado

Quanto ao prazo de vigência de documentos de arquivo, é correto afirmar que

• A.

  tem por objetivo acumular os antecedentes necessários para a ação administrativa.

• B.

  corresponde ao intervalo de tempo no qual o documento responde a possíveis reclamações.

• C.

  se cumpre durante a fase de arquivamento intermediário.

• D.

  se define a partir da freqüência de uso que o documento apresenta.

• E.

  se conclui porque se esgota o prazo previsto no próprio documento.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.

• C. Certo
• E. Errado

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda de documentos de arquivo. Esse conceito corresponde a

• A.

  Termo de Eliminação.

• B.

  Tabela de Temporalidade.

• C.

  Listagem de Transferência.

• D.

  Termo de Recolhimento.

• E.

  Tabela de Equivalência.

Com base na Lei 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, assinale a afirmativa incorreta.

• A.

  É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

• B.

  Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

• C.

  Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

• D.

  Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. E consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

• E.

  Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes; os documentos intermediários, aqueles que, sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

A questão da avaliação de documentos é uma das mais importantes no contexto da teoria arquivística. Considerando a legislação vigente, assinale a opção correta acerca da eliminação de documentos de arquivo de valor permanente oriundos do Poder Judiciário.

• A.

  A eliminação é prevista em lei e autorizada para todos os processos cujo arquivamento tenha ocorrido há mais de trinta anos.

• B.

  Nunca poderá ocorrer eliminação, devendo tais documentos ser preservados indefinidamente.

• C.

  Quando ocorrer eliminação de documentos, deverá ser utilizada a fragmentação mecânica, por questões de segurança das informações e a fim de possibilitar a reciclagem dos papéis.

• D.

  A eliminação é permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferência para o arquivo intermediário.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.

• C. Certo
• E. Errado