Questões de Arquivologia

Em conformidade com as melhores práticas da Arquivologia, apoiar as atividades cotidianas é a razão para se conservar os documentos correntes, que possuem valor primário em seu nível:

• A. mínimo.
• B. de risco.
• C. máximo.
• D. insipiente.
• E. médio.

A recuperação de informações através de arquivos é fundamental para uma boa administração, independen- temente do tipo de organização a que esse arquivo pertença. Assim, é imprescindível contar com um arquivo organizado de acordo com as regras de arquivística. Isto posto, assinale abaixo a alternativa correta:

• A.

  em caso de sobrenomes iguais, é indiferente a seqüência dessas pastas no arquivo. Ex.: Roberto Silva, Renata Silva

• B.

  partículas estrangeiras, mesmo escritas com inicial minúscula, são consideradas como parte integrante do nome. E.: de Oliveira, Carlos Santos.

• C.

  títulos honoríficos são considerados na alfabetação. Ex.: Comendador Araújo, Paulo

• D.

  quando uma empresa ou instituição for mais conhe- cida pela sua sigla do que pelo seu extenso, deve-se optar pela entrada que melhor atenda a necessidade dos seus consulentes, fazendo sempre uma remis- siva para a forma não adotada. Ex.: ADVB.... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasi

• E.

  as correspondências recebidas de seção, divisão ou departamento não devem ser arquivadas pelo nome da empresa, mas sim pelo setor que a encaminhou. Ex.: UFRGS – Depto de Pessoal

Para SANTOS (2007), a frase “não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital” representa um dos mandamentos da:

• A. organização documental.
• B. contemporaneidade.
• C. gestão da informação corrente.
• D. preservação digital.
• E. segurança de armazenamento.

A microfilmagem é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais. Para que possua valor legal, entretanto, a microfilmagem só pode ser realizada por empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério responsável, ou por:

• A. concursados.
• B. cartórios habilitados.
• C. agentes juramentados de conduta ilibada.
• D. advogados credenciados.
• E. doutores em microfilmagem.

Estudos concluíram que o tempo de vida útil de um documento gravado em CD e arquivado em condições adequadas de armazenamento e ambiente dá-se em torno de 200 anos. Estima-se que este mesmo documento, caso microfilmado e arquivado em condições convenientes, poderá alcançar até:

• A. 100 anos.
• B. 400 anos.
• C. 300 anos.
• D. 500 anos.
• E. 200 anos.

Qual o método de arquivamento mais adequado para permitir a abertura de mais classes à medida que novas atividades forem surgindo?

• A. Método decimal.
• B. Método unitermo.
• C. Método de indexação coordenada.
• D. Método variadex.
• E. Método duplex.

Para que isto aconteça, é necessário um recurso de acompanhamento a fim de se registrar a mudança de local, facilitar o acesso e cumprir os requisitos regulamentares. Assinale a alternativa incorreta quanto aos metadados que devem ser incluídos para esse acompanhamento.

• A. Número identificador dos documentos atribuído pelo sistema.
• B. Usuário responsável pela transferência (sempre que for adequado).
• C. Data e hora de envio/transferência.
• D. Localização atual e localizações anteriores, definidas pelo sistema.
• E. Método de transferência.

Assinale a alternativa que indica a ordem correta dos nomes dos funcionários, correspondentes aos números dos dossiês, conforme tabela abaixo, utilizando-se para arquivamento o método dígito-terminal.

• A. Andréa Marques de Souza, Felipe Machado, Luciano Tavares de Melo, Paulo Vinícius dos Santos, Raimundo Nogueira.
• B. Andréa Marques de Souza, Paulo Vinícius dos Santos, Raimundo Nogueira, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado.
• C. Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado, Andréa Marques de Souza.
• D. Andréa Marques de Souza, Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado.
• E. Felipe Machado, Luciano Tavares de Melo, Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Andréa Marques de Souza.

Um auxiliar administrativo recebeu a incumbência de organizar o arquivo com os dossiês dos funcionários da empresa em que trabalha.

Os dossiês estão numerados como descrito abaixo.

001.298 Pedrinho Abelha

033.298 Mariazinha Camacho

305.118 Joaninha Pereira

785.654 Joãozinho Cardoso

O assistente deve ordenar os dossiês pelo método dígito-terminal, obedecendo suas numerações.

• A. 00.12.98 Pedrinho Abelha; 03.32.98 Mariazinha Camacho; 30.51.18 Joaninha Pereira; 78.56.54 Joãozinho Cardoso;
• B. 305.118 Joaninha Pereira; 785.654 Joãozinho Cardoso; 001.298 Pedrinho Abelha; 033.298 Mariazinha Camacho;
• C. 001.298 Pedrinho Abelha; 033.298 Mariazinha Camacho; 305.118 Joaninha Pereira; 785.654 Joãozinho Cardoso;
• D. 78.56.54 Joãozinho Cardoso; 30.51.18 Joaninha Pereira; 03.32.98 Mariazinha Camacho; 00.12.98 Pedrinho Abelha;
• E. 30.51.18 Joaninha Pereira; 78.56.54 Joãozinho Cardoso; 00.12.98 Pedrinho Abelha; 03.32.98 Mariazinha Camacho.

O conjunto de documentos, em tramitação ou não, que pelo seu interesse e utilidade é objeto de consultas frequentes pela organização é chamado de arquivo:

• A. permanente;
• B. corrente;
• C. de segurança;
• D. técnico;
• E. administrativo.