Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Com relação à situação do servidor que trabalha no protocolo central de um órgão da administração pública federal, onde executa atividades de recebimento, registro e distribuição de documentos, julgue os itens de 92 a 102, acerca dos procedimentos adotados pelo servidor com a correspondência e na formação de processos.

O servidor deverá numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e usando o carimbo próprio para colocação do número no canto superior direito da página.

• C. Certo
• E. Errado

Quais são os três tipos de método de classificação?

• A.

  Funcional, organizacional e por assuntos.

• B.

  Funcional, numérico e alfabético.

• C.

  Por assunto, numérico e automático.

• D.

  Cronológico, organizacional e por assunto.

• E.

  Estrutural, por assunto e cronológico.

A gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo federal competem

• A.

  à Casa Civil da Presidência da República.

• B.

  ao CONARQ.

• C.

  ao Arquivo Nacional.

• D.

  ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.

• E.

  ao Sistema Nacional de Arquivos.

Com relação à situação do servidor que trabalha no protocolo central de um órgão da administração pública federal, onde executa atividades de recebimento, registro e distribuição de documentos, julgue os itens de 92 a 102, acerca dos procedimentos adotados pelo servidor com a correspondência e na formação de processos.

O servidor deverá conferir o registro e a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo autuado para a unidade do órgão a que se destina.

• C. Certo
• E. Errado

A correspondência se constitui numa parte bastante volumosa dos documentos de arquivo, podendo ser de caráter oficial ou particular. Entre as opções apresentadas a seguir, assinale aquela que não se refere a uma correspondência oficial.

• A.

  Envelope dirigido a uma instituição ou a suas unidades ou subunidades administrativas, sem indicação nominal de um servidor.

• B.

  Envelope dirigido a uma instituição ou a suas unidades administrativas, contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer menção ao cargo que exerce.

• C.

  Envelope dirigido a servidor de uma instituição, sem a indicação do cargo que exerce.

• D.

  Envelope dirigido a servidor de uma instituição, contendo, em segundo plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor não corresponda ao real titular do cargo.

• E.

  Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo plano, conste um nome que não seja o do atual ocupante do cargo.

Acerca da gestão da informação e da gestão de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.

• B.

  A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.

• C.

  A gestão de documentos, desde a sua formulação, é uma função arquivística exercida por arquivistas.

• D.

  A gestão da informação é um desdobramento do princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.

• E.

  A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

Com relação à situação do servidor que trabalha no protocolo central de um órgão da administração pública federal, onde executa atividades de recebimento, registro e distribuição de documentos, julgue os itens de 92 a 102, acerca dos procedimentos adotados pelo servidor com a correspondência e na formação de processos.

O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.

• C. Certo
• E. Errado

Constituem atividades de protocolo, exceto:

• A.

  separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondência particular, sem submetê-la às demais rotinas de controle.

• B.

  separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

• C.

  interpretar e classificar a correspondência, com base no plano de classificação da instituição, se existente.

• D.

  ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes.

• E.

  atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrativas.

Acerca dos arquivos correntes, assinale a opção correta.

• A.

  O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

• B.

  São formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

• C.

  Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio Lodolini.

• D.

  Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

• E.

  Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem parte da gestão de documentos.

Julgue os itens subsequentes, relativos às rotinas de tratamento documental em arquivos correntes.

As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data e o assunto; localizar o código no inventário de temporalidade e assuntos; anotar o código no verso do documento; preencher uma folha de identificação com a data e o código.

• C. Certo
• E. Errado