Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Com relação à avaliação de documentos, analise os seguintes itens:

I. Os valores secundários envolvem direitos e deveres do cidadão para com o Estado.

II. O valor fiscal é inerente aos documentos necessários à consecução das atividades correntes do órgão.

III. O valor legal é atribuído a documentos necessários para comprovação de operações financeiras.

IV. O valor probatório corresponde ao valor informativo e ambos correspondem aos interesses que o documento apresenta para o órgão produtor.

A quantidade de itens corretos é igual a:

• A.

  0

• B.

  1

• C.

  2

• D.

  3

• E.

  4

Assinale a opção correta com relação aos arquivos intermediários.

• A.

  Os documentos mantidos no arquivo intermediário possuem, necessariamente, valor fiscal ou legal.

• B.

  Os documentos do arquivo intermediário pertencem à unidade que tem por atribuição o gerenciamento do arquivo intermediário.

• C.

  São formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

• D.

  A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.

• E.

  A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.

Julgue os itens subsequentes, relativos às rotinas de tratamento documental em arquivos correntes.

O código de classificação é um instrumento utilizado nos órgãos federais para agrupar os documentos de arquivo em classes e subclasses, segundo as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Também são identificados espécies e tipos documentais, que são chamados de assuntos e recebem códigos numéricos.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação às vantagens do arquivamento intermediário, analise os itens a seguir:

I. Evita a acumulação de documentos pouco consultados nas unidades administrativas.

II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua guarda.

III. Reduz os custos de manutenção de documentos com prazo de guarda não concluído.

IV. Evita o recolhimento de documentos destituídos de valor primário.

A quantidade de itens corretos é igual a:

• A.

  0

• B.

  1

• C.

  2

• D.

  3

• E.

  4

Acerca da tabela de temporalidade de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Ela pode ser constituída apenas da identificação dos conjuntos documentais e da destinação final.

• B.

  É o instrumento utilizado também em massas documentais acumuladas.

• C. Ela parte das unidades de classificação, para definir os prazos de guarda e a destinação final dos conjuntos documentais.
• D.

  Os prazos nas fases corrente e intermediária são sempre expressos em anos.

• E.

  É adequado definir os prazos de guarda dos documentos, independentemente da classificação desses documentos.

São conhecidas as dificuldades que precedem a identificação de um fundo de arquivo. No entanto, na literatura da área, encontramos alguns parâmetros para identificar se os documentos de um órgão podem constituir um fundo. Assinale o parâmetro que não é utilizado com essa finalidade.

• A.

  Ter atribuições precisas, estabelecidas por lei.

• B.

  Ter organização interna fixa.

• C.

  Ter unidade de arquivo estabelecida.

• D.

  Ter um chefe com poder de decisão, em sua área de ação.

• E.

  Ter subordinação conhecida firmada por lei.

Com relação ao acondicionamento de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Considerando a relação custo-benefício, recomenda-se guardar os documentos em caixas, pastas e envelopes comuns.

• B.

  Adicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.

• C.

  O mobiliário do arquivo deve ser confeccionado e posicionado segundo as normas relativas à qualidade e resistência das peças e as normas de segurança no trabalho, além de proteger contra danos físicos ou químicos e permitir o acesso fácil e seguro aos documentos.

• D.

  Ao acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, deve-se dobrá-los cuidadosamente, segundo as medidas da embalagem, para evitar que partes do documento saiam do invólucro e sejam danificadas.

• E.

  Registros magnéticos devem ser armazenados em móveis especiais de madeira, porque o mobiliário de aço atrai campos magnéticos que podem causar a perda dos dados.

Para organizar adequadamente um acervo, o arquivista deve conhecer a origem que dita o fundo, a evolução institucional que lhe permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos, etc. Nessa direção, o arquivista analisa o material em termos de:

I - proveniência

II - história da entidade

III - origens funcionais

IV - conteúdo

V - tipos de material

Ele observa que somente dois desses cinco itens podem ser detectados a partir do exame direto da documentação. São eles:

• A.

  I e II

• B.

  I e III

• C.

  II e III

• D.

  III e IV

• E.

  IV e V

A organização de documentos em arquivos pode obe- decer a uma variedade de métodos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geográfico.

A esse respeito, nas correspondências trocadas com ou- tros países, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:

1 - José de Oliveira – Lisboa

2 - Maria Albuquerque – Coimbra

3 - Manoel Ferreira – Aveiros

4 - Augusto Silveira – Porto

Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem:

• A.

  1 , 2 , 3 , 4

• B.

  1 , 3 , 2 , 4

• C.

  2 , 3 , 1 , 4

• D.

  3 , 1 , 2 , 4

• E.

  3 , 2 , 1 , 4

Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetação. Em uma dessas regras aparece a orientação para arquivamento de nomes orientais, como:

1 - Lin Yin

2 - Al Ben Hur

3 - Chan Chen Xitong

4 - Mao Tse-Tung

A ordenação correta é:

• A.

  1 , 2 , 3 , 4

• B.

  2 , 3 , 1 , 4

• C.

  2 , 3 , 4 , 1

• D.

  3 , 2 , 1 , 4

• E.

  4 , 1 , 3 , 2