Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Algumas características dos arquivos são peculiares e demonstram claramente a fase em que estão armazenados os documentos. Assim, se em um arquivo forem encontrados equipamentos simples e de baixo custo, instalações simples, porém funcionais, operando com baixo custo para a administração, o arquivista terá a certeza de que se trata do arquivo

• A.

  intermediário.

• B.

  especializado.

• C.

  corrente.

• D.

  onomástico.

• E.

  permanente.

Arquivos constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados denominam-se

• A. intermediários.
• B. correntes.
• C. permanentes.
• D. especiais.
• E. transitórios.

Analise as seguintes afirmativas:

O arquivo corrente ou de primeira idade possui características que se diferenciam das características dos arquivos intermediário e permanente

PORQUE

é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios, nas repartições ou dependências próximas de fácil acesso.

É correto concluir que

• A.

  as duas afirmativas são verdadeiras e a segunda justifica a primeira.

• B.

  a primeira afirmativa é falsa e a segunda verdadeira.

• C.

  a primeira afirmativa é verdadeira e a segunda falsa.

• D.

  as duas afirmativas são falsas.

• E.

  as duas afirmativas são verdadeiras e a segunda não justifica a primeira.

A organização de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor método para uma eficiente e posterior recuperação da informação. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, e que são organizados de acordo com a rigorosa sequência das letras, a ordem utilizada é a

• A.

  automática.

• B.

  decimal.

• C.

  dicionária.

• D.

  enciclopédica.

• E.

  duplex.

O valor que o documento possui é bem característico e pode ser explicado por meio de sua necessidade para o cumprimento do desempenho das funções da instituição. Se for documento referente à operação financeira e à comprovação de receita e despesa, gerada para atender às exigências governamentais, como fatura e recibos, é de valor

• A.

  jurídico.

• B.

  fiscal.

• C.

  legal.

• D.

  intrínseco.

• E.

  permanente.

Os materiais de consumo para os arquivos são os que sofrem desgaste a curto ou médio prazos, como as pastas, as guias, as fichas, etc. As guias divisórias possuem diversos elementos relacionados à sua finalidade. Um desses elementos é a projeção, na qual são feitas inscrições que podem ser alfabéticas, numéricas ou alfanuméricas, podendo ser também abertas ou fechadas. Arquivisticamente, cada uma dessas inscrições é conhecida como

• A.

  ilhó.

• B.

  pé.

• C.

  notação.

• D.

  posição.

• E.

  inserção.

Na utilização do método numérico simples é necessário atribuir um número a cada novo cliente, independente da ordem alfabética, pois o método exige um índice alfabético remissivo. Os correspondentes ou clientes eventuais terão uma identificação específica. A esse respeito, analise a figura abaixo, que representa uma gaveta.

No exemplo da gaveta, o que significam as informações M-1, M-2 ... nas pastas dos correspondentes eventuais?

• A.

  Miscelânea

• B.

  Matriz

• C.

  Marginália

• D.

  Marca

• E.

  Metadados

A classificação de documentos visa agilizar a recuperação de informações e é realizada com base no:

• A.

  Código de instrumento.

• B.

  Sistema alfabético.

• C.

  Método sistemático.

• D.

  Conteúdo do documento.

Fotografias são documentos que exigem cuidado extremo por causa de sua fragilidade de composição. Nesse sentido, o ambiente de arquivamento da fotografia deve ser controlado em relação a temperatura e umidade relativa do ar. Se não houver um controle muito rígido dos efeitos da exposição dos materiais fotográficos à luz, os raios ultravioleta podem deteriorar a imagem, induzindo à(ao)

• A.

  aderência.

• B.

  sujidade.

• C.

  estagnação.

• D.

  esmaecimento.

• E.

  furo.

Analise os seguintes enunciados, a respeito de arquivo corrente:

I – Documentos vigentes, frequentemente consultados;

II – Documentos que aguardam destinação final: eliminação ou guarda permanente;

III – Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo;

IV – São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico.

Estão corretos os enunciados:

• A.

  I e III.

• B.

  I e IV.

• C.

  I, III e IV.

• D.

  II e IV.