Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Sistematiza o ciclo vital dos documentos, estruturando o seu gerenciamento de acordo com a freqüência de uso e o valor primário e secundário. Racionaliza a organização dos documentos desde a sua produção até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda definitiva. A definição se refere à

• A.

  arquivística documental.

• B.

  tabela de temporalidade.

• C.

  tabela de equivalência.

• D.

  teoria das três idades.

• E.

  administração de arquivos.

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos,que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.

Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.

O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento.

• C. Certo
• E. Errado

Documentos intermediários são aqueles

• A.

  que têm valor histórico, probatório e informativo e que, portanto, devem ser definitivamente preservados em instituições adequadas a esse fim.

• B.

  cujo uso é infreqüente e que, por interesse administrativo, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e informação.

• C.

  que estão em curso, isto é, que tramitam ou foram arquivados, mas ainda são objetos de consultas freqüentes.

• D.

  cujo valor ainda aguarda definição por parte da instituição geradora ou cuja circulação é de interesse a apenas um grupo de usuários por prazo predeterminado.

• E.

  que estão vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim da organização.

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos,que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.

Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.

O dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

• C. Certo
• E. Errado

A ordenação dos documentos de um arquivo pode ser feita pelo método alfabético, que segue algumas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Julgue os itens a seguir, relativos ao uso dessas regras na organização de um arquivo de pastas de clientes, empresas e eventos.

No caso de pastas de clientes/pessoas físicas deve ser considerado o prenome e, em seguida, o último sobrenome.

• C. Certo
• E. Errado

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos,que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.

Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.

O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A ordenação dos documentos de um arquivo pode ser feita pelo método alfabético, que segue algumas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Julgue os itens a seguir, relativos ao uso dessas regras na organização de um arquivo de pastas de clientes, empresas e eventos.

Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas físicas são formados por um substantivo e um adjetivo ou são ligados por hífen, eles devem ser separados.

• C. Certo
• E. Errado

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos,que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.

Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.

A gestão de documentos tem como fases básicas a produção, a conservação e utilização e a destinação.

• C. Certo
• E. Errado

A ordenação dos documentos de um arquivo pode ser feita pelo método alfabético, que segue algumas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Julgue os itens a seguir, relativos ao uso dessas regras na organização de um arquivo de pastas de clientes, empresas e eventos.

Os nomes de clientes/pessoas físicas espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde, em geral, ao sobrenome da família do pai.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das regras de arquivamento de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  O arquivamento de um documento somente deverá ser feito quando ele tiver de ser inutilizado.

• B.

  O arquivo permanente tem como função a guarda de materiais descartáveis.

• C.

  Na classificação alfabética por assunto, os arquivos serão organizados conforme a data de entrada do assunto.

• D.

  Além dos códigos numéricos e alfabéticos, outra forma adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localização dos itens.