Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O protocolo desempenha uma série de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, que pode ser definida como

• A.

  curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

• B.

  remessa do documento aos setores de trabalho que decidirão sobre a matéria.

• C.

  unidade encarregada da expedição de correspondência.

• D.

  reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

A avaliação é um processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Assinale a opção correta em relação à avaliação de documentos.

• A.

  A avaliação de documentos pode ocorrer, sem prejuízos, desconectada de outras funções arquivísticas.

• B.

  Da mesma forma que o conceito das três idades documentais fundamenta a classificação, o princípio de respeito aos fundos define as estratégias de avaliação.

• C.

  A amostragem documental é uma técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.

• D.

  A avaliação é matricial, isto é, ela deve ser realizada antes da descrição e difusão.

A organização dos arquivos intermediários consiste no estabelecimento de normas precisas que regem a transferência, do setor de trabalho para os locais previstos para esse fim, a organização, a recuperação e a conservação dos documentos intermediários que os compõem. Para tal, o arquivista deve respeitar certo número de elementos de base. Acerca desse assunto, assinale a opção incorreta.

• A.

  Os documentos intermediários, mesmo conservados em local diferente daquele no qual foram produzidos ou recebidos, permanecem como propriedade exclusiva do acumulador.

• B.

  Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem que se conheça, de modo preciso, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

• C.

  A unidade que transferiu os documentos ao arquivo intermediário e que quer consultá-los deve poder fazê-lo com rapidez.

• D.

  Alterações na organização dos documentos intermediários podem ser feitas sem o consentimento do acumulador.

O processo de organização de documentos é um importante momento do trabalho arquivístico. São conceitos envolvidos nesse processo

• A.

  classificação, ordenação e arquivamento.

• B.

  difusão, descrição e higienização.

• C.

  criação, preservação e classificação.

• D.

  ordenação, indexação e avaliação.

O envio dos documentos remanescentes da aplicação dos prazos ditados pela tabela de temporalidade para a custódia definitiva nos arquivos finais é conhecido como

• A.

  transferência.

• B.

  aquisição.

• C.

  difusão.

• D.

  recolhimento.

O instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo é conhecido como

• A.

  catálogo.

• B.

  inventário.

• C.

  índice.

• D.

  edição de fontes.

Com referência a aspectos a serem observados na elaboração de um sistema de classificação, assinale a opção incorreta.

• A.

  As classes devem ser formadas a posteriori e, não, a priori.

• B.

  É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões.

• C.

  Os documentos não devem ser ultraclassificados.

• D.

  As divisões primárias são feitas pelo assunto dos documentos e as secundárias, pela estrutura.

É difícil elaborar instrumentos de classificação sem o concurso de alguns princípios arquivísticos reconhecidos nacional e internacionalmente, os quais incluem os princípios

• A.

  de respeito aos fundos e da ordem original.

• B.

  da unicidade e da ordem primitiva.

• C.

  da proveniência e da autenticidade.

• D.

  do ciclo vital e do método histórico.

É consenso entre os autores que trataram ou abordaram o problema da organização de documentos arquivísticos que a classificação, para se realizar, para se materializar, necessita de um instrumento. O instrumento de classificação aparece na literatura arquivística com várias denominações: plano de classificação; quadro de classificação; quadro de arranjo; código de classificação; arranjo; tabela de classificação; sistema de classificação; esquema de classificação. A respeito do instrumento de classificação, julgue os itens abaixo.

I O instrumento de classificação deve: ter títulos únicos e documentados; ser flexível; ter uma determinada permanência.

II A fratura existente entre as práticas nos arquivos correntes e nos arquivos permanentes não refletiu na concepção do instrumento de classificação de documentos arquivísticos.

III O instrumento de classificação pode ser percebido como uma espécie particular de linguagem de estrutura hierárquica, pois serve para identificar um documento, que só obtém pleno sentido por meio de sua integração dentro de uma hierarquia.

Assinale a opção correta.

• A.

  Apenas um item está certo.

• B.

  Apenas os itens I e II estão certos.

• C.

  Apenas os itens I e III estão certos.

• D.

  Todos os itens estão certos.

Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.

• A.

  O sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance.

• B.

  O sistema deve ser flexível. Os símbolos (notação/código) não devem estar vinculados a coisas sujeitas a alterações.

• C.

  O sistema deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação.

• D.

  O sistema deve determinar a estrutura de distribuição das unidades de classificação.