Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.

A concepção e a preparação de formulários, correspondências, informes e diretrizes são atividades de um programa de gestão de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.

O código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são instrumentos essenciais para o funcionamento de um programa de gestão de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

O exercício do direito à informação no Brasil é limitado pelos aspectos legais e pela situação arquivística dos documentos públicos. Com relação a este último fator, a classificação e a descrição desempenham papel fundamental. Acerca desse tema, julgue os itens seguintes.

A classificação é uma operação matricial que compreende todo o fazer arquivístico e que torna possível avaliar e descrever os documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Assinale a afirmativa incorreta.

• A.

  As folhas deverão receber uma numeração feita no canto inferior direito com lápis 2B.

• B.

  O desmonte de um livro consiste em se desmanchar a encadernação e a costura original do livro para soltar as páginas a serem restauradas.

• C.

  A numeração deverá conter o número de registro da obra e sua paginação.

• D.

  Desmonta-se o livro observando cuidadosamente a composição das folhas, removendo as colas e executando as intervenções de restauração necessárias.

• E.

  Na ficha de desmonte anota-se a conferência das páginas. O mapa de caderno servirá de guia para sua remontagem.

Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba Santos Silva; 2 - Bárbara Assunção; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4 - Alcedo Costa; 5 - Ricardo Alves e 6 - Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte seqüência:

• A. 1, 2, 3, 4, 5, 6
• B. 1, 4, 6, 2, 3, 5
• C. 3, 6, 4, 5, 2, 1
• D. 5, 2, 6, 3, 4, 1
• E. 6, 5, 4, 3, 2, 1

No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:

• A. transferido junto com a documentação.
• B. aproveitado para um novo cliente.
• C. eliminado, mantendo-se a notação.
• D. conservado no arquivo intermediário.
• E. recolhido ao arquivo permanente.

A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:

• A. física
• B. especial.
• C. subsidiária.
• D. dentro.
• E. fora.

Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

• A. tipologia
• B. espécie.
• C. natureza.
• D. assunto.
• E. estágio.

Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos.

I São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

II A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

III A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.

Assinale a opção correta.

• A.

  Nenhum item está certo.

• B.

  Apenas os itens I e II estão certos.

• C.

  Apenas os itens I e III estão certos.

• D.

  Todos os itens estão certos.

O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo do arquivo intermediário

• A.

  evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho.

• B.

  guardar os documentos históricos.

• C.

  diminuir os custos com a duplicação de documentos.

• D.

  manter os documentos de maneira descentralizada.