Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

Ciclo vital dos documentos é o nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e(ou) recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou permanentes de acordo com a freqüência de uso, a proveniência e o grau de sigilo dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.

O objetivo básico da atividade de classificação é agilizar a consulta aos documentos. A adoção de um ou mais critérios de classificação para uma série documental possibilita a localização dos documentos, sem a necessidade de consultar a dezenas ou centenas de outros. Os critérios mais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o numérico.

• C. Certo
• E. Errado

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

O arquivo corrente é composto pelos documentos em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, continuam estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e, por isso, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que os produziu ou acumulou.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.

Outro significado do termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações atividade que, no âmbito dos arquivos públicos, é regulamentada em legislação específica.

• C. Certo
• E. Errado

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

Os documentos que já não são de uso corrente nos órgãos produtores passam a ser pouco consultados; por motivos de interesse administrativo e vigência jurídica, devem ser encaminhados para o arquivo permanente, onde aguardarão o cumprimento dos prazos legais que antecedem sua eliminação. O arquivo permanente é centralizado, recebendo os documentos dos diversos setores produtores de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Um Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais recebeu a incumbência de arquivar alguns processos e deparou-se com os seguintes nomes:

− Antonio da Silva Júnior.

− Antonio Amaral de Souza Filho.

− Antonio Mendes Salgado Neto.

Sabendo que o arquivamento é feito por sobrenome, a ordem correta será

• A.

  cada processo em uma letra: F − Filho, N − Neto e J − Júnior.

• B.

  Amaral de Souza na letra A, Salgado Neto e Silva Júnior na letra S.

• C.

  Salgado, Souza e Silva Júnior, nesta seqüência, na letra S.

• D.

  Amaral de Souza na letra A, Mendes Salgado na letra M e Silva Júnior na letra S.

• E.

  Salgado, Silva e Souza, nesta seqüência, na letra S.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para facilitar a localização dos documentos, o assistente administrativo, além de separá-los por classe, deve ordenálos dentro de cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve utilizar os chamados métodos de arquivamento ou métodos de ordenação, entre os quais identificam-se o método alfabético, o numérico, o cronológico e o geográfico.

• C. Certo
• E. Errado

Assinale a opção que apresenta a maneira correta de armazenar nomes de pessoas, segundo o método alfabético.

• A. Camilo Castelo Branco Carlos Drummond de Andrade Maria Clara Machado
• B. Andrade, Carlos Drummond de Branco, Camilo Castelo Clara Machado, Maria
• C. Andrade, Carlos Drummond de Castelo Branco, Camilo Machado, Maria Clara
• D. Castelo Branco, Camilo Drummond de Andrade, Carlos Clara Machado, Maria
• E. Branco, Camilo Castelo de Andrade, Carlos Drummond Machado, Maria Clara

A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.

A gestão de documentos envolve operações e procedimentos na fase corrente, mas não faz referências às atividades na fase intermediária.

• C. Certo
• E. Errado

A explosão da informação arquivística, ocorrida no período entre as grandes guerras mundiais, exigiu que a arquivística repensasse seus conceitos e suas práticas. Surgiram, desse novo cenário, os conceitos das três idades documentais e da gestão de documentos. Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos.

As três fases de um programa de gestão de documentos são produção, utilização e conservação, e destinação.

• C. Certo
• E. Errado