Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A avaliação em arquivos é uma metodologia que se caracteriza pela:

• A.

  análise e seleção de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.

• B.

  descrição e higienização de documentos de arquivos, identificando apenas seu valor primário.

• C.

  descrição e higienização e acondicionamento de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.

• D.

  descrição e higienização de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.

• E.

  descrição e higienização e análise de documentos de arquivos, identificando seu valor secundário.

Observe as afirmações abaixo sobre a organização de arquivos.

I - A primeira etapa para a organização de um arquivo é o levantamento dos documentos relacionados.

II - A formulação de um plano arquivístico é necessária apenas quando o arquivo é centralizado.

III - Para melhor recuperação dos dados, é imprescindível a utilização de um único método de arquivamento.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):

• A. I, somente
• B. III, somente.
• C. I e II, somente
• D. I e III, somente.
• E. II e III, somente.

Compete ao arquivo elaborar o regulamento da sala de consultas, estabelecendo as categorias de usuários que terão acesso ao acervo e como os documentos devem ser consultados. A definição destas estratégias para o funcionamento do arquivo se refere a uma política de:

• A.

  informação do acervo.

• B.

  restrição aos documentos.

• C.

  uso dos documentos.

• D.

  conservação do acervo.

• E.

  acesso aos documentos.

O volume de documentos produzidos pelas instituições públicas, no desenvolver de suas atividades, não pode ser organizado a partir dos valores sociais dos seus profissionais. Nesse sentido, o instrumento técnico utilizado para objetivar a organização dos documentos com critérios da própria instituição denomina-se:

• A.

  plano de organização;

• B.

  tabela de avaliação e descartes;

• C.

  tabela de temporalidade;

• D.

  plano de vigências e prescrições;

• E.

  plano de classificação.

Na implantação de sistemas de arquivos, a estruturação do arquivo intermediário apresenta a dupla vantagem de:

• A.

  centralizar e administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrações evitando um recolhimento descontrolado e permitindo uma verdadeira política de conservação dos arquivos.

• B.

  centralizar e administrar os documentos que perderam a sua utilidade corrente para as administrações, evitando uma eliminação descontrolada e permitindo uma verdadeira política de conservação dos arquivos.

• C.

  centralizar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrações, evitando uma avaliação descontrolada e permitindo uma verdadeira política de organização dos documentos.

• D.

  centralizar e administrar os documentos que perderam sua utilidade intermediária para as administrações, evitando uma eliminação controlada e permitindo uma verdadeira política de recolhimento dos documentos.

• E.

  descentralizar e controlar os documentos que perderam sua utilidade intermediária para as administrações, evitando uma eliminação descontrolada e permitindo uma verdadeira política de produção de documentos.

As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de:

• A.

  levantamento;

• B.

  ordenação;

• C.

  arranjo;

• D.

  classificação;

• E.

  descrição.

Sobre a avaliação de documentos é CORRETO afirmar que:

I- Avaliar significa atribuir valores e definir prazos de guarda para os documentos, independente de seu suporte material, contribuindo para a racionalização dos arquivos.

II- O único objetivo da avaliação é reduzir a massa documental acumulada nos arquivos.

III- Para avaliar um conjunto de documentos é necessário instituir uma comissão, integrada unicamente por um arquivista, uma autoridade administrativa de nível superior e um profissional da área jurídica.

 IV- A avaliação é um processo que incide sobre séries documentais e nunca sobre documentos isolados.

• A.

  apenas as afirmativas II e IV são verdadeiras.

• B. apenas as afirmativas I e III são verdadeiras.
• C.

  as afirmativas I, II e IV são verdadeiras.

• D.

  apenas as afirmativas I e IV são verdadeiras.

• E.

  as afirmativas I, II e III são verdadeiras.

Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são:

• A.

  direto e indireto;

• B.

  objetivo e subjetivo;

• C.

  público e privado;

• D.

  secreto e público;

• E.

  ostensivo e sigiloso.

Os dois instrumentos básicos utilizados no procedimento da eliminação de documentos chamam-se:

• A.

  Lista de eliminação e guia.

• B.

  Tabela de temporalidade e lista de eliminação.

• C.

  Lista de eliminação e inventário.

• D. Guia e inventário.
• E.

  Tabela de temporalidade e inventário

As projeções dos guias, em um arquivo corrente, possuem funções que são classificadas de acordo com a necessidade do trabalho. Assim, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência de uso para a instituição tem o nome de:

• A.

  inicial;

• B.

  subsidiária;

• C.

  secundária;

• D.

  primária;

• E.

  primeira.