Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A Gerência de Documentação do BNDES desenvolve o processo de avaliação documental e, algumas vezes, são identificados documentos cujos textos estão reproduzidos em outros, apresentando repetição da informação e qualidade técnica inferior, sendo cópias de originais e sujeitos a prazos prescricionais.

Por essas características, o arquivista identifica imediatamente que se trata de documentos cuja guarda é

• A.

  eventual

• B.

  histórica

• C.

  essencial

• D.

  temporária

• E.

  opcional

Atenção: Para responder às questões de números 22 a 25 considere a polissemia da palavra memória, como se pode verificar nas frases seguintes:

I. O desembargador publicou a memória do Tribunal Regional do Trabalho, destacando seus principais fatos desde 1986.

II. Com o telhado do arquivo nestas condições, a memória do Tribunal corre o risco de se perder.

III. O Tribunal fará uma sessão em memória do seu ex-presidente Dr. Luiz Carlos de Araújo.

IV. Será que este computador tem memória suficiente?

V. O secretário foi encarregado de fazer a memória da reunião.

VI. O acesso a estes documentos pode contribuir para denegrir a memória da instituição.

VII. A futura sede do Tribunal terá 2.000 m2 de área construída, conforme se vê na memória descritiva em anexo.

VIII. Em suas memórias ele deixou de mencionar fatos importantes.

Para que possam ser compreendidos, os documentos de arquivo não prescindem dos vínculos que os mantêm ligados entre si e ao órgão produtor. Em contrapartida, costuma-se dar tratamento bibliográfico àqueles documentos que desfrutam de autonomia de sentido, como ocorre com as memórias mencionadas nas frases

• A. III e V.
• B. II e VI.
• C. IV e VII.
• D. I e VIII.
• E. II e V.

Quando é desenvolvida a organização de documentos fotográficos, algumas etapas são de suma importância para o perfeito acesso, tais como: recepção, identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa. Essas etapas devem ser percorridas também para desenhos, plantas, filmes, discos, entre outros.

Esses materiais, tratados adequadamente, constituem os arquivos que são considerados

• A.

  analíticos

• B.

  sumários

• C.

  sistemáticos

• D.

  especializados

• E.

  especiais

A tabela de classificação de documentos do CONARQ apresenta para “Outros Assuntos Referentes a Pessoal” o código 029. O código 029.1 corresponde a “Horários de Expediente”, e o código 029.2 corresponde a “Missões Fora da Sede”.

Nessa mesma lógica, a partir de “Missões Fora da Sede”, como ficam codificados, respectivamente, os documentos referentes a: a) “Viagens a Serviço No País”, b) “Viagens a Serviço no Exterior”, “Viagens a Serviço no Exterior sem ônus para a instituição” e “Viagens a Serviço no Exterior com ônus para a instituição”?

• A.

  029.21; 029.22; 029.211 e 029.222

• B.

  029.02; 029.03; 029.04 e 029.05

• C.

  029.2; 029.3; 029.4 e 029.5

• D.

  29.021; 29.022; 29.023 e 29.024

• E.

  29.20; 29.21; 29.22 e 29.23

Convites para solenidade de posse poderiam ser classificados tanto no código 012.31 quanto no 012.32. O mesmo ocorreria com ofícios de agradecimentos pela acolhida a visitantes ilustres, que poderiam ser classificados tanto no código 012.32 quanto no 012.35. Isso significa que, abaixo do primeiro nível, também não há homogeneidade entre as classes. A discrepância seria corrigida com a supressão do código

• A. 012.32.
• B. 012.33.
• C. 012.34.
• D. 012.35.
• E. 012.31.

A baixa frequência de uso e o fato de permanecerem efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos justificam o encaminhamento de determinados documentos para o

• A. centro de memória.
• B. arquivo intermediário.
• C. setor de processamento técnico.
• D. serviço de expedição.
• E. departamento de triagem.

No que se refere ao diagnóstico da situação arquivística e à realidade arquivística brasileira, julgue os itens que se seguem. A quantificação dos documentos fotográficos é feita por metro cúbico e pelas dimensões.

• C. Certo
• E. Errado

De acordo com a arquivista norte-americana Helen Samuels, o processo de avaliação deve proceder a uma análise exaustiva das funções essenciais do órgão produtor e verificar até que ponto estão elas representadas no arquivo, tomando as necessárias providências para suprir eventuais ausências nesse sentido. Tal método ficou conhecido como

• A. macroavaliação.
• B. microavaliação.
• C. estratégia da documentação.
• D. avaliação de cima para baixo.
• E. avaliação pós-moderna.

No que se refere ao diagnóstico da situação arquivística e à realidade arquivística brasileira, julgue os itens que se seguem. O diagnóstico da situação arquivística deve conter informações relativas à instituição em sua individualidade.

• C. Certo
• E. Errado

Segundo Gonçalves (1998), a elaboração do plano de classificação não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação. Assim, convém buscar, para as classes a serem criadas, um nível de generalidade ideal, que proporcione, ao menos, três qualidades ao plano de classificação. Com base nessa informação, assinale a alternativa que indica essas qualidades.

• A. Ordenação, controle e busca.
• B. Arranjo, controle e busca.
• C. Simplicidade, flexibilidade e expansibilidade.
• D. Simplicidade, controle e expansibilidade.
• E. Análise documental, controle e busca.