Questões de Arquivologia da Fundação CESGRANRIO (CESGRANRIO)

Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba Santos Silva; 2 - Bárbara Assunção; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4 - Alcedo Costa; 5 - Ricardo Alves e 6 - Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte seqüência:

• A. 1, 2, 3, 4, 5, 6
• B. 1, 4, 6, 2, 3, 5
• C. 3, 6, 4, 5, 2, 1
• D. 5, 2, 6, 3, 4, 1
• E. 6, 5, 4, 3, 2, 1

No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:

• A. transferido junto com a documentação.
• B. aproveitado para um novo cliente.
• C. eliminado, mantendo-se a notação.
• D. conservado no arquivo intermediário.
• E. recolhido ao arquivo permanente.

A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:

• A. física
• B. especial.
• C. subsidiária.
• D. dentro.
• E. fora.

Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

• A. tipologia
• B. espécie.
• C. natureza.
• D. assunto.
• E. estágio.

Sobre arquivos, é correto afirmar que:

I - o arquivo ativo mantém documentos e papéis de consulta e referência correntes;

II - o arquivo permanente contém obras que são objeto de consulta constante;

III - o arquivo morto deve ser organizado do mesmo modo que o arquivo ativo;

IV - o arquivo morto guarda documentos que podem ser descartados.

São corretas, somente, as afirmações:

• A. I e II.
• B. I e III.
• C. II e III.
• D. II e IV.
• E. III e IV.

A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:

• A. permanente.
• B. corrente.
• C. especializada.
• D. empresarial.
• E. pública.

Observe as afirmações abaixo sobre a organização de arquivos.

I - A primeira etapa para a organização de um arquivo é o levantamento dos documentos relacionados.

II - A formulação de um plano arquivístico é necessária apenas quando o arquivo é centralizado.

III - Para melhor recuperação dos dados, é imprescindível a utilização de um único método de arquivamento.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):

• A. I, somente
• B. III, somente.
• C. I e II, somente
• D. I e III, somente.
• E. II e III, somente.

• A. V – V – F – V.
• B. V – V – F – F.
• C. V – F – V – V.
• D. F – F – V – F.
• E. F – V – F – V.

Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários.

• A. Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios
• B. Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqüentes
• C. São também chamados de "limbo", "purgatório" ou "arquivo morto".
• D. Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente.
• E. Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados

A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo.

I A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado.

II Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.

III Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):

• A. I, apenas
• B.

  II, apenas.

• C.

  III, apenas.

• D.

  I e II, apenas.

• E.

  I e III, apenas.