Questões de Arquivologia da Instituto Americano de desenvolvimento (IADES)

Assinale a alternativa que denomina o prazo, definido na tabela de temporalidade e fundamentado em estimativas de uso, no qual os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada.

• A. Prazo de determinação.
• B. Prazo de guarda.
• C. Prazo de destinação.
• D. Prazo de efetivação.
• E. Prazo de espera.

No que se refere a documento arquivístico, assinale a alternativa que apresenta a característica do documento que expressa as relações que ele mantém com os demais documentos do órgão ou da entidade e que reflete as funções e atividades dele.

• A. Organicidade.
• B. Veracidade.
• C. Confiabilidade.
• D. Fidedignidade.
• E. Idoneidade.

Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.

• A.

  Acumulação é a totalidade dos documentos conservados em um arquivo.

• B.

  Acesso é a possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorização legal.

• C. Acervo é a guarda de documento em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreas que lhes são destinadas.
• D.

  Arquivamento é o processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

• E.

  Acondicionamento é o conjunto das operações de arquivamento e armazenamento de documentos.

Assinale a alternativa que não apresenta um método de arquivamento.

• A.

  Alfabético.

• B.

  Duplex.

• C.

  Ideográfico.

• D.

  Enciclopédico.

• E.

  Protocolado.

A respeito das rotinas de protocolo, assinale a alternativa correta.

• A.

  O protocolo deverá abrir toda documentação recebida.

• B.

  O protocolo deverá encaminhar a documentação sigilosa recebida após o devido cadastro em sistema informatizado.

• C.

  Na etapa de recebimento, deverá ser aposto carimbo específico de protocolo (numerador/datador) no documento recebido.

• D.

  Documentos ostensivos serão automaticamente enviados aos seus destinatários sem processo de recebimento no protocolo.

• E.

  A correspondência particular deverá se submeter aos mesmos processos dados aos documentos ostensivos da organização no recebimento.

Acerca da utilização do correio eletrônico, assinale a alternativa correta.

• A.

  O correio eletrônico institucional pode ser utilizado para tratar de assuntos particulares, incluindo o envio das chamadas “correntes”.

• B.

  O correio eletrônico é uma ferramenta cara e de difícil utilização.

• C.

  Na utilização do correio eletrônico institucional, deve-se utilizar uma linguagem compatível com a comunicação oficial.

• D.

  O campo “assunto” é optativo, não tendo valor para a organização documental posterior.

• E.

  Dispensa-se o tratamento respeitoso quando se utiliza o correio eletrônico institucional caso os interlocutores sejam conhecidos uns dos outros.

Com relação às atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.

• A.

  Autuação é o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.

• B.

  Expedição é o instrumento de controle de entrada de documentos em um sistema, em geral na ordem numérico-cronológica.

• C.

  Registro é o ato de encaminhar o documento para instituições externas.

• D.

  Recebimento é a ação pela qual um documento passa a se constituir processo.

• E.

  Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa no órgão.

Com base no valor documental de mensagens transmitidas pelo correio eletrônico, assinale a alternativa correta.

• A.

  As mensagens de correio eletrônico não possuem valor documental.

• B.

  Para que a mensagem do correio eletrônico tenha valor documental e seja aceita como documento oficial, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente.

• C.

  A mensagem do correio eletrônico só terá valor documental se for impressa e autenticada em cartório.

• D.

  Por ser amplamente utilizada como substituta da correspondência tradicional, qualquer mensagem do correio eletrônico pode ser utilizada como documento oficial.

• E.

  O correio eletrônico não deve ser utilizado para tratar de assuntos oficiais.

Quanto às das atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.

• A.

  Os documentos recebidos pelo setor de protocolo são de origem interna e externa.

• B.

  A unidade com atribuições de protocolo não deve receber documentos particulares.

• C.

  Todos os documentos recebidos deverão ser abertos, inclusive os indicados como sigilosos, tais como os de caráter licitatório.

• D.

  Quando houver alguma irregularidade que não seja passível de regularização pela própria unidade com atribuições de protocolo, o documento dever ser destruído.

• E.

  Documentos com indícios de adulteração deverão ser encaminhados ao destinatário, por meio de despacho, expondo as circunstâncias verificadas para apuração de responsabilidade.

Considerando que os arquivos são dotados de um ciclo de vida e que ele pode ser categorizado em três fases, é correto afirmar que os arquivos correntes são aqueles

• A. ditos semiativos.
• B. de primeira idade.
• C. de terceira idade
• D. de segunda idade.
• E. ditos históricos.