Questões de Comunicação Social do ano 2006

As organizações procuram, cada vez mais, avançar em tecnologia para facilitar os acessos às informações aos seus funcionários. Assim, a assessoria de comunicação, por exemplo, passa a dispor de facilidades para implementar meios destinados a dinamizar o fluxo de informação para atingir até os que não trabalham com a tecnologia da informação. Qual o plano indicado para dinamizar a comunicação?

• A.

  Emissão de boletins eletrônicos, via rede de computadores, a cada uma hora, para colocar os empregados da organização a par do que acontece dentro dela.

• B.

  Criação de uma rede interna, obrigando os funcionários a se habituar à cultura do computador, de forma a tornar dinâmico o processo de comunicação.

• C.

  Implantação de uma intranet, sem dispensar os meios tradicionais.

• D.

  Instalação de circuito interno de tv, intranet, suspendendo os veículos antigos que obrigam o sujeito a parar diante de quadro de avisos, por exemplo.

Para o (a) secretário (a) contribuir profissionalmente na geração de resultados, é de suma importância entender do negócio da empresa em que atua. É correto afirmar que:

• A.

  o cliente externo é o mais importante para a organização.

• B.

  o cliente interno é o foco de todas as empresas atuais.

• C.

  o cliente externo e interno tem a mesma importância na empresa.

• D.

  os clientes em geral são importantes na medida em que compram os produtos de sua empresa.

Os métodos necessários para gerenciar o fluxo de informações nos departamentos exigem da secretária uma sistematização eficiente e adequada ao negócio de sua organização. Neste caso, o fluxograma poderá proporcionar aos profissionais de secretariado:

• A.

  melhor utilização do tempo e melhoria de seu desempenho.

• B.

  aumento em seu número de tarefas já que vai criar o fluxograma.

• C.

  demanda maior de espaço para arquivar todos os documentos.

• D.

  aumento da auto-estima, pois terá mais tempo para si próprio (a).

Para o (a) secretário (a), líder é aquele (la) profissional que:

• A.

  tem habilidades de coagir as pessoas de sua equipe a fazer o que deve ser feito dentro do departamento.

• B.

  tem o poder de forçar as pessoas a fazer suas vontades em função de seu cargo.

• C.

  tem habilidades de influenciar pessoas para trabalharem motivadas a atingir objetivos organizacionais.

• D.

  tem autoridade de exigir de seus colaboradores obediência às normas de trabalho com o fim de satisfazer às necessidades pessoais da chefia.

Para o (a) Secretário (a) Executivo (a), gestão de pessoas significa:

• A.

  comandar as pessoas da equipe de acordo com as necessidades pessoais do gestor e de seu departamento.

• B.

  ser o conjunto organizado de políticas, práticas e processos de gerenciamento típicos das organizações atuais.

• C.

  gerenciar as pessoas da organização baseadas em normas de conduta ética e puramente pessoais.

• D.

  conhecer as regras de comportamento profissional do secretariado e aplicá-las no cotidiano.

O (a) secretário (a) executivo (a) atua normalmente nos centros de decisões das empresas. Como profissional, participa ativamente da gestão de processos e de pessoas nas organizações atuais. Podemos afirmar que para o (a) secretário (a) gerenciar é necessário possuir:

• A.

  competência técnica, capacidade de se relacionar com as pessoas e inteligência emocional.

• B.

  competências técnicas, conhecimentos gerais e larga experiência internacional.

• C.

  formação específica na área que atua, formação econômica adequada ao setor e ser multicultural.

• D.

  conhecimentos de línguas estrangeiras para fechar negócios e gerir seus resultados.

Para o (a) secretário (a) executivo (a), o conceito de Trabalho em Equipe define-se como:

• A.

  diferentes pessoas trabalhando com diferentes objetivos e metas.

• B.

  a diferença de comportamento entre os colaboradores a fim de se atingir metas departamentais.

• C.

  aceitar as diferenças entre as pessoas do grupo e impor uma metodologia de trabalho para você atingir seus objetivos.

• D.

  um conjunto de pessoas com objetivos comuns atuando no cumprimento de metas específicas.

Para que secretário (a) e executivo (a) formem uma equipe de sucesso, é importante:

• A.

  deixar bem claro a personalidade de cada um para evitar conflitos.

• B.

  manter-se firme em suas convicções profissionais fazendo com que o outro aceite-as sem objeção.

• C.

  conhecer a missão de cada um na organização, mantendo diálogos e compreensão mútuos.

• D.

  que o (a) secretário (a) como subordinado (a) acate todas as decisões do (a) executivo (a) sem se opor e nem sugerir idéias ou projetos de melhoria organizacional.

O processo de negociação requer interação e que ambas as partes devam sair ganhando. O (a) secretário (a) negocia com clientes, negocia informações e também processos nas rotinas empresariais. O primeiro grande desafio de uma negociação é:

• A.

  conhecer o perfil de seu oponente.

• B.

  conhecer o planejamento da negociação.

• C.

  conhecer regras de comunicação visual.

• D.

  conhecer a vida pessoal de seu futuro cliente.

Nesta Era de globalização, o (a) secretário (a) passa a ter um novo papel nas organizações enquanto profissional. Ontem era especialista em datilografia, organização de agendas e arquivos. Hoje este profissional é considerado:

• A.

  multifuncional e assistente executivo.

• B.

  polivalente e submisso ao executivo.

• C.

  educado e introspectivo.

• D.

  cumpridor de suas obrigações e minucioso.