Questões sobre Recepção / Secretaria / Técnicas de Atendimento ao Público

Com relação à gestão de documentos, cabem ao profissional de secretariado as seguintes atividades:

• A. limpeza, manutenção, arquivamento, distribuição e eliminação de documentos.
• B. organização, arquivamento, reposição, limpeza, agendamento e reprodução de documentos.
• C. produção, utilização, destinação, tramitação, arquivamento, reprodução e classificação de documentos.
• D. manipulação, distorção, produção, organização e distribuição de documentos.
• E. utilização, organização, reposição, proposição, limpeza e eliminação de documentos.

Nas organizações, o fluxo de informações tem cada vez mais valor, pois o sucesso delas depende da capacidade de gerenciar todo o tipo de informação. A gestão documental evoluiu bastante nas últimas décadas e se mostra importante para a recuperação de informações e a agilidade nos processos. O profissional de secretariado tem um papel decisivo nesse processo, ao organizar, disponibilizar e arquivar documentos de todo tipo. As tecnologias têm auxiliado nessa tarefa, como é o caso dos chamados sistemas ERP, que correspondem a

• A. servidores de arquivos que centralizam a gestão dos documentos eletrônicos em um só computador.
• B. engenharia de reposição programada que permite o envio ou recebimento de documentos em datas programadas.
• C. rede interna de comunicação à qual somente os funcionários da empresa têm acesso.
• D. sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela empresa, armazenando-as em um só lugar.
• E. arquivamento de documentos em suporte fotográfico que tem a mesma validade que o original.

O relatório que contém as informações gerais necessárias para a elaboração de uma estratégia de realização de um projeto, produto ou serviço, cujos responsáveis pela elaboração ou execução do projeto devem colher esse conjunto de dados com o solicitante (cliente, gerente da empresa etc.), além de ser o ponto de partida para o planejamento de um evento é o

• A. trade
• B. brunch
• C. coffee break
• D. tracking
• E. briefing

Uma reunião não é recomendada quando

• A. se deseja obter uma informação ou um parecer de algum grupo.
• B. há preparação inadequada ou fraca e poucos dados.
• C. há uma questão que precisa ser esclarecida.
• D. se faz necessário o compartilhamento de algum problema com determinado grupo.
• E. há horário especificado para começar e encerrar a reunião.

Um grupo de especialistas, de preferência com posições divergentes sobre um mesmo tema, expõe seus pontos de vista. Um deve falar após o outro, e um mediador orienta a discussão. Após as exposições, os especialistas podem debater entre si. É possível ainda que a plateia faça perguntas, oralmente ou de forma escrita.

O texto acima refere-se a um(uma)

• A. convenção.
• B. seminário.
• C. exposição.
• D. mesa-redonda.
• E. workshop.

O quadro acima apresenta um exemplo de instrumento essencial ao planejamento e execução de um evento que é o

• A. orçamento.
• B. cronograma.
• C. fluxograma.
• D. relatório.
• E. checklist.

Assinale a alternativa que apresenta, na realização de um evento, a diferença entre apoio e patrocínio.

• A. Quando uma instituição investe dinheiro na realização de um projeto de outra instituição, ela está oferecendo um patrocínio. Quando ela fornece serviços ou itens de sua própria produção, ela está dando um apoio.
• B. Quando uma instituição anuncia em veículos de comunicação ela faz um patrocínio. Quando uma instituição realiza um evento ela faz um apoio.
• C. Quando uma instituição investe em serviço voluntariado ela realiza patrocínio. Quando uma instituição incentiva que seus colaboradores sejam voluntários em atividade filantrópica ela realiza um apoio.
• D. Quando uma instituição investe dinheiro na realização de um projeto de outra instituição, ela está oferecendo um apoio. Quando ela fornece serviços ou itens de sua própria produção, ela está dando um patrocínio.
• E. Quando uma instituição coloca sua logomarca em materiais promocionais ela faz um patrocínio. Quando uma instituição só coloca seu nome em materiais promocionais, ela faz um apoio.

Assinale a alternativa que não apresenta um princípio importante para o aprimoramento do papel de ouvinte.

• A. Deixar o interlocutor falar.
• B. Ouvir com ouvidos de ouvir.
• C. Olhar o interlocutor nos olhos para constranger e desconcentrar o ouvinte.
• D. Olhar o interlocutor nos olhos para constranger e desconcentrar o ouvinte.

Segundo Neiva e D’Elia (2014, p. 121), as regras de etiqueta no trabalho são recomendáveis para se ter um bom comportamento social; porém, elas não devem se sobrepor à qualidade do relacionamento.

Mediante essa afirmativa, assinale a alternativa que é condizente com os padrões de etiqueta no trabalho.

• A. Utilizar o celular em lugares como elevadores, cinemas e teatro deve ser inevitável.
• B. Em convites formais impressos, cita-se data, hora, local e colocação, ou melhor, a sigla RSVP (répondez s’il vous plait), e esses convites devem ser enviados com antecedência de 60 dias.
• C. Quando duas pessoas são apresentadas, o aperto de mão é obrigatório, uma vez que apertos leves denotam delicadeza de ambas as partes.
• D. Se alguém é convidado para algo e recebeu um convite impresso, deve respondê-lo em até 48 horas.

“Chama-se de ruído todo sinal indesejável que ocorre na transmissão de uma mensagem por meio de um canal. É tudo que dificulta a comunicação, interfere na transmissão e perturba a recepção ou a compreensão da mensagem. (Medeiros, 2010, p. 53)”

Sobre o processo de comunicação, assinale a alternativa CORRETA.

• A. A revisão de suas cartas e cuidados com a pronuncia das palavras ao telefone são atitudes profissionais recomendáveis.
• B. Mensagem é um grupo de elementos significativos tirados de um contexto e reunidos em uma estrutura orgânica e funcional.
• C. Cada canal exige determinada dose de ruídos para que a informação seja transmitida ao emissor com eficácia.
• D. O jargão técnico favorece a comunicação.