Questões de Secretariado Executivo

Gerenciar pessoas e suas relações no âmbito das organizações é um desafio para a maioria dos dirigentes, gestores e estudiosos da área. Cada pessoa tem suas próprias necessidades, e fazer com que todos caminhem para o bem da organização, objetivando o crescimento em conjunto, demanda muito tempo e esforço. A gestão de pessoas e o relacionamento no ambiente de trabalho é parte primordial do desenvolvimento do profissional de secretariado que busca a construção de relações eficazes entre seus superiores, pares, subordinados e consigo mesmo, a fim de melhor desenvolver suas atividades. Diversas são as competências na gestão de relacionamentos que devem fazer parte da vida do profissional de Secretariado, exceto, especificamente:

• A. Trabalho em equipe
• B. Inteligência emocional
• C. Capacidade de liderança
• D. Habilidade com programas do pacote Windows

Constituem deveres fundamentais dos profissionais de secretariado, de acordo com o estabelecido no código de ética profissional, comportamentos que visem o respeito à profissão e aos profissionais. Entre os deveres elencados no referido documento, é correta a seguinte prática:

• A. Direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética.
• B. Desrespeitar sua profissão e o exercício de suas atividades.
• C. Dificultar a tomada de decisões, deixando de colocar e expressar suas atividades.
• D. Facilitar o exercício ilegal da profissão.

Exerce papel fundamental, para o bom desenvolvimento das atividades secretariais, a correta gestão documental. Entre as práticas pertinentes a essa gestão, tem-se o conhecimento dos meios e mecanismos de arquivamento como elemento facilitador da organização e localização em acervos. Nesse sentido, diversos termos compõem corretamente o sistema de arquivamento documental, exceto:

• A. Arquivo inativo é o tipo de arquivo de documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais.
• B. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.
• C. O arquivo permanente é o conjunto de documentos de valor histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.
• D. A disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencionado para sua recuperação, é denominada ordenação.

Diversos autores contemplam que o novo perfil do profissional de secretariado exige uma capacidade multifuncional, com uma visão abrangente do cotidiano secretarial e empresarial e uma capacidade gerencial diversificada, que inclui o domínio de idiomas, equipes, tecnologias e procedimentos administrativos. Nesse sentido, é correto afirmar que a este novo profissional de secretariado são exigidas múltiplas habilidades, exceto:

• A. Administrar um conjunto de atividades diversificadas, como também pessoas/chefias, assumindo o papel de gestor de equipes.
• B. Possuir conhecimento em áreas distintas, a fim de melhor conduzir as múltiplas atividades.
• C. Ter um comportamento proativo diante de imprevistos e a exigência de soluções.
• D. Apenas atuar como simples executor de tarefas, como recepção, digitação e atendimento telefônico.

Dentre as diversas competências exigidas aos profissionais de secretariado, a organização de cerimoniais e ritos demanda especial atenção às regras de precedência. Nesse sentido, em um cerimonial público federal, a precedência, salvo exceções, terá como correta a seguinte hipótese:

• A. O Presidente da República eventualmente presidirá a cerimônia a que comparecer.
• B. A precedência entre os Ministros de Estado, ainda que interinos, é determinada pelo critério histórico de criação do respectivo Ministério.
• C. Entre governadores dos Estados e do Distrito Federal, a precedência é determinada pela ordem alfabética das entidades (estados) participantes.
• D. Quando estiverem presentes personalidades estrangeiras, o Ministro de Estado das Relações Exteriores não terá precedência sobre seus colegas.

Ao profissional de secretariado é assegurado, de acordo com a Lei que regulamenta o exercício profissional, o direito ao registro junto a SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. Nesse sentido e de acordo com a normativa, o exercício da profissão aos não habilitados contempla expressamente os seguintes prazos:

• A. Pelo menos 05 (cinco) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• B. Pelo menos 10 (dez) anos interruptos ou 35 (trinta e cinco) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• C. Pelo menos 02 (dois) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• D. Pelo menos 20 (vinte) anos interruptos ou 35 (trinta e cindo) anos intercalados de exercício de atividades próprias.

Acerca da abordagem comportamental da Administração proposta por Maslow, assinale a alternativa correta.

• A. As necessidades econômicas constituem-se nas mais elevadas dos colaboradores.
• B. Segundo Maslow, não há preocupação com autoestima do colaborador, pois a abordagem comportamental pressupõe uma visão grupal e nunca individual.
• C. O colaborador possui uma necessidade de segurança, que se traduz na busca da estabilidade, proteção contra ameaça e fuga de situações que acarretem perigo ou desconforto.
• D. Para Maslow, somente quando um nível superior de necessidades se encontra plenamente satisfeito é que o nível inferior surge no comportamento da pessoa.
• E. Necessidades sociais encontram-se no mesmo nível de importância das necessidades fisiológicas.

Uma desvantagem da departamentalização por projeto é

• A. a baixa flexibilidade, pois a equipe não pode ser alterada.
• B. possuir uma capacidade de coordenação mais difícil.
• C. limitar a ação do gestor.
• D. a descontinuidade, o que pode acarretar prejuízos materiais.
• E. aumentar o poder de determinados gerentes.

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

• A. Check-out é o não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e não cancelada.
• B. Check-in é a lista de atividades a serem realizadas em determinado evento.
• C. Cronograma é a previsão e a distribuição no tempo (dias, semanas, meses, ano) dos prazos para a execução das diversas fases, etapas e ações de um plano, programa ou projeto.
• D. No show é a saída do hotel em horário posterior ao término da diária, sem pagar taxa adicional.
• E. Follow up é a apresentação do passageiro no balcão da companhia aérea para embarque. Utiliza-se o mesmo nome para entrada em hotel.

Com relação à comunicação oficial, assinale a alternativa correta.

• A. O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
• B. Exposição de motivos é o expediente dirigido exclusivamente ao Reitor ou ao Vice-reitor de uma universidade federal.
• C. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, foi proibido o uso do telegrama como documento oficial.
• D. O uso do fac-simile, por seu baixo custo e sua celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
• E. Nos termos da legislação em vigor, em nenhuma hipótese a mensagem de correio eletrônico terá valor documental.