Questões de Administração do ano 2014

O organograma costuma ser conceituado como uma representação gráfica abreviada da organização mas, em alguns casos mais sofisticados, pode ainda apresentar nomes dos dirigentes dos órgãos, efetivo de cada unidade, tipo de autoridade ou hierarquia, assim como outros elementos menos usuais. Para a construção de um organograma deve-se observar que:

• A. os tamanhos das figuras devem ser independentes da importância hierárquica do órgão.
• B. os órgãos devem ser representados por figuras geométricas, preferencialmente retângulos.
• C. órgãos de mesma importância hierárquica, quando de natureza distinta, devem ser representados por figuras de tamanhos distintos.
• D. quando, no mesmo nível administrativo, ocorrer a existência de um órgão de hierarquia inferior, este deve ser posicionado no mesmo nível do outro de mesmo nível administrativo e maior hierarquia.
• E. os órgãos de staff ou de estado-maior devem ficar posicionados horizontalmente, no mesmo nível ou acima do ponto da via hierárquica que parte do retângulo designativo da autoridade a que estão vinculados como assessores.

O grid gerencial de Blake e Mouton é uma teoria de grande aceitação e tem como ponto de partida a assertiva de que a organização, para alcançar um alto nível de efetividade, deve administrar eficazmente suas características universais, que são, na opinião dos autores, o objetivo, as pessoas e a hierarquia. Segundo Blake e Mouton a hierarquia:

• A. o objetivo e as pessoas são características independentes, não inter-relacionadas.
• B. se superpõe às pessoas e estas ao objetivo, por isso é considerada a característica dominante.
• C. caracteriza uma organização, não existindo esta sem aquela, que se superpõe ao objetivo e este às pessoas.
• D. está desvinculada do fato de algumas pessoas terem autoridade para supervisionar, controlar e planejar as atividades de outras.
• E. refere-se ao fato de que algumas pessoas comandam outras, outras são subordinadas às que comandam, redundando, assim, num posicionamento hierárquico onde algumas têm maiores responsabilidades que outras.

A teoria de Max Weber supõe que para o exercício do poder e da dominação, é imprescindível que a burocracia apresente determinados ingredientes formais, dentre eles a hierarquia:

• A. segundo a qual cada unidade de trabalho de nível inferior está sob controle e supervisão de outra de nível superior.
• B. que é consequência direta de três dos demais ingredientes, especialização, normas de conduta e documentação.
• C. pois ela é necessária para o desenvolvimento de atividades em ambiente de profunda divisão de trabalho, decorrente da complexidade das atribuições.
• D. pois ela estabelece que as diversas unidades de trabalho devem ter suas atribuições bem definidas e as relações existentes entre elas devem ser perfeitamente conhecidas por todos.
• E. uma vez que todos os atos administrativos devem ser devidamente arquivados a fim de que se possa contar com elementos informativos indispensáveis às decisões racionais, com base em precedentes ocorridos.

A hierarquia, segundo Fayol, é a série de chefes que vai da autoridade superior aos agentes inferiores, correspondendo assim a uma forma de organização social. A hierarquia pode ser baseada no trabalho, no status, na habilidade ou no salário. A hierarquia baseada no trabalho a ser realizado apresenta, dentre outras, a seguinte característica:

• A. inexistência de planejamento organizacional.
• B. ausência de sistema de classificação de cargos.
• C. independência entre salários e tipos de trabalho.
• D. discriminação, especificação ou descrição das tarefas.
• E. descentralização da autoridade para criação de novos cargos.

Ao levar a efeito um processo de departamentalização baseado na concepção de divisão de trabalho:

• A. a macroestrutura definida é desvinculada de funções como financeira, comercial, administrativa e outras.
• B. os diretores das áreas, em termos de política, exercem um papel secundário na integração dos órgãos de supervisão.
• C. o analista deve identificar, através de documentos e contatos com a alta administração, as funções principais da empresa que ensejam a departamentalização.
• D. o diretor de administração não poderá, no caso de uma macroestrutura, exercer a supervisão de outros órgãos cumulativamente com seu papel de membro do colegiado.
• E. os diretores das áreas, exercem um papel de relevância inversamente proporcional ao porte da organização na resolução dos conflitos envolvidos na departamentalização.

Um elemento importante em uma organização é o formulário, sobre o qual pode-se dizer que:

• A. é um excelente veículo de transmissão das informações.um excelente veículo de transmissão das informações.
• B. adquire menor importância com o crescimento das organizações.
• C. tornou-se desnecessário nas atividades de planejamento, execução e controle.
• D. estão ultrapassados aspectos como tamanho, layout e unidades envolvidas na manipulação, devido ao nível de automação atual das empresas.
• E. quanto mais complexa a empresa menos necessária a coleta, análise, processamento e disseminação de dados, pois isso é feito de forma automática.

Uma sequência adequada para a elaboração de um formulário é:

• A. definição das variáveis, planejamento da solução, impressão e distribuição.
• B. definição das variáveis-chave, planejamento da solução estruturação do formulário, testes, impressão e distribuição.
• C. levantamento das necessidades, crítica do levantamento, planejamento da solução, crítica do planejamento e implantação e controle dos resultados.
• D. levantamento dos principais problemas organizacionais, análise do problemas identificados, planejamento da solução, implantação das soluções dos problemas, controle dos resultados atingidos, ajuste ou adaptação das soluções inicialmente planejadas.
• E. levantamento de todos os problemas organizacionais, análise do inter-relacionamento desses problemas, planejamento da solução, impressão dos formulários, controle da aplicação dos formulários e dos resultados obtidos, ajustes ou adaptações em função dos resultados obtidos.

Uma importante etapa na elaboração de um formulário é o planejamento da solução, que consiste em:

• A. aprovar o formulário visando sua entrada em vigor, devendo o analista desenvolvedor acompanhar o processo durante algum tempo, verificando se a solução pode ser melhorada ou melhor adaptada à empresa.
• B. coletar dados permitindo o estudo da finalidade do formulário, do exame dos instrumentos normativos, objetivos que justificaram sua criação, identificando características, número de vias e outros dados significativos.
• C. criticar a solução proposta, negociando-a com os usuários, cuja aceitação é fundamental para a implantação do formulário, sendo qualquer modificação por eles proposta deva ser vista com simpatia e rejeitada apenas no caso de inviabilidade.
• D. descrever os passos desde a construção do formulário, sua emissão até seu arquivamento, verificando a racionalização do processo.
• E. elaborar, se for o caso, o formulário ou racionalizar um existente, atendendo às reais necessidades da organização, convenientemente diagnosticadas e, além de se levar em conta os dados coletados, deve-se dar atenção especial ao layout, sendo imprescindível a elaboração dos instrumentos normativos.

A natureza básica dos formulários foi estudada por F. M. Knox que, dentre outros pontos, ressalta que:

• A. os formulários mais importantes da empresa estão submetidos a controle em grau muito alto, especialistas que trabalham com máquinas cuidam com esmero dos layouts desses formulários, que geram elevados gastos administrativos.
• B. boa parte do problema dos formulários concentra-se no fato de que muitos deles são utilizados em pequenas quantidades e um a um não parece que tenham a importância suficiente para atrair a atenção da direção da empresa.
• C. os formulários de pouco uso surgem nos escritórios pela necessidade de prestar certo tipo de informação dentro de certa periodicidade ou averiguar a ocorrência de certos fenômenos, são impressos de elevado custo e especialmente controlados pela direção.
• D. o pessoal de escritório trabalha com sua atenção voltada para os formulários de uso intenso produzidos em gráficas especializadas, que não são utilizados nos trabalhos principais da empresa e são produzidos por máquinas copiadoras internas e relativamente desconhecidos da direção.
• E. os formulários importantes da empresa são ordens de pagamento ou recebimento, faturamento e ordens de compras, por exemplo, organizados em blocos com jogos definidos, são de larga aplicação na empresa, embora não sejam percebidos e não absorvam a devida atenção dedicada aos impressos.

Apesar de haver nas empresas uma ideia geral de que os formulários devem ser controlados, poucas organizações engajam-se num programa com esse objetivo. Dentre as possíveis razões, podemos citar:

• A. a direção da empresa tem muitas outras coisas mais importantes em que pensar, não acredita que o controle de impressos seja suficientemente importante.
• B. o setor de sistemas e métodos considera o controle de formulários como atribuição da direção, entendendo que essa atitude acarreta um controle de formulários mais rígido.
• C. a maioria dos formulários é muito usada e muitos desses papelórios são impressos pelos próprios usuários, sempre sob controle da direção e do órgão de sistemas e métodos.
• D. existe um conceito falso sobre o descontrole de formulários, pois a direção e a área de compras examinam os formulários produzidos localmente e em baixa tiragem pelos usuários.
• E. a direção da empresa normalmente divide-se em duas áreas: a crítica, que cuida dos problemas imediatos que surgem nas operações, e a área institucional, que é responsável pela institucionalização de sistemas avançados de processamento de dados e, portanto, pelos formulários.