Questões de Arquivologia

Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além de estarem higienizados:

• A.

  possuam as mesmas dimensões;

• B.

  possuam um mesmo assunto;

• C.

  estejam devidamente organizados;

• D.

  estejam fora de uso corrente;

• E.

  não possuam mais valor de uso.

Acerca das vantagens e dos desafios relacionados à utilização das novas tecnologias nos arquivos, julgue os próximos itens.

Por ser o meio digital mais estável e eficiente para o armazenamento e a recuperação de informações, os sistemas eletrônicos de informação têm sido cada vez mais utilizados, dada a sua capacidade de assegurar a preservação e o acesso às informações a longo prazo.

• C. Certo
• E. Errado

Um arquivista de um consulado é convidado a falar sobre uma temática que envolve as questões relativas aos vários significados do denominado "Patrimônio Arquivístico Comum". É então questionado sobre a possibilidade da separação de várias unidades territoriais que constituem o patrimônio arquivístico comum. Em resposta, afirma que as unidades territoriais não podem ser divididas, sob pena do patrimônio perder a sua:

• A.

  dinâmica;

• B.

  mobilidade;

• C.

  integridade;

• D.

  forma;

• E.

  importância.

A microfilmagem em todo território nacional é autorizada por lei. O Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 regulamenta sua abrangência, ou seja, os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Com relação à microfilmagem, é INCORRETO afirmar que:

• A.

  a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-seá por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;

• B.

  os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser lavrada ata sobre a eliminação;

• C.

  os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original;

• D.

  os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais;

• E.

  a microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados e deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização por este.

Acerca das vantagens e dos desafios relacionados à utilização das novas tecnologias nos arquivos, julgue os próximos itens.

Gestão documental é o conjunto de procedimentos que visam garantir mais eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma instituição. A gestão diz respeito, contudo, apenas aos documentos convencionais, visto que, quando é concebida como um sistema informatizado, que controla documentos eletrônicos e(ou) digitais, passa a ser chamada de sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico.

• C. Certo
• E. Errado

Em uma reunião de presidência, o arquivista foi convidado a opinar sobre as novas medidas de racionalização no tratamento dos diversos arquivos que se encontram descentralizados, no âmbito daquela organização. A idéia de centralização dos arquivos levou-o a redimensionar os espaços ora utilizados pelo acervo. Após a reunião, ele chamou sua equipe e a orientou sobre a utilização de uma unidade de medida na determinação da racionalização do novo espaço a ser ocupado pelos documentos na ambiência do novo depósito . Perguntado sobre a adoção de uma unidade de medida para o arquivo, ele informou que adotariam a metragem:

• A.

  linear;

• B.

  quadrada;

• C.

  cúbica;

• D.

  diagnóstica;

• E.

  hexágona.

Um grande número de documentos foi encontrado em um depósito de uma instituição pública, sem nenhuma ordem. Para saber se são documentos de arquivo, ou seja, documentos que precisam ser guardados e organizados, uma das primeiras medidas a tomar é

• A.

  higienizar os documentos com muito cuidado para não rasurá-los.

• B.

  elaborar um plano de classificação que garanta o acesso aos documentos

• C.

  identificar os documentos e agrupá-los de acordo com sua espécie ou tipo.

• D.

  investigar as razões pelas quais os documentos foram colocados nesse lugar.

• E.

  avaliar com que freqüência são consultados e por qual tipo de público.

Um arquivista é chamado a um centro de mocrofilmagem para dinamizar o fluxo de trabalho. O técnico em microfilmagem lhe explica que os recursos de comunicação utilizados em microfilmagem contêm informações pertinentes aos conteúdos das microformas, referindo-se assim à importância da utilização das:

• A.

  sinaléticas;

• B.

  cantoneiras;

• C.

  anotações;

• D.

  guias;

• E.

  siglas.

Acerca das vantagens e dos desafios relacionados à utilização das novas tecnologias nos arquivos, julgue os próximos itens.

Em um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos, metadados são estruturas padronizadas de informações sobre o documento (eletrônico ou não) que visam garantir sua documentabilidade e contribuir para a acessibilidade e preservação dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Em uma instituição arquivística, foi solicitado aos técnicos de arquivo que verificassem os motivos que levaram ao desaparecimento de documentos de fundamental importância para o acervo, e que indicassem, em relatório formal, as suas conclusões. Após checagem de todo acervo, os técnicos concluíram que, entre os vários problemas enfrentados pelo pessoal do arquivo, o mais usual era a falta do indicador colocado no lugar das unidades ou itens documentais para sinalização da remoção temporária, que, em Arquivística, é denominado guia:

• A.

  arquivo;

• B.

  fora;

• C.

  sinalética;

• D.

  secundária;

• E.

  fonte.