Questões de Arquivologia do ano 2006

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.

• C. Certo
• E. Errado

O arquivo constitui-se num centro de informações. Quando bem organizado evita a duplicidade de trabalho, possibilita rápida localização de documentos, preserva, guarda e conserva informações. De acordo com o modo de guardar os documentos, pode-se classificá-los em:

• A. Regular e Irregular.
• B. Vertical e horizontal.
• C. Funcional e específico.
• D. Empresarial e Individual.

No sistema de arquivamento lateral:

• A. Os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte frontal voltada para o arquivista.
• B. Os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.
• C. Os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.
• D. Os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

Referência cruzada ou remissiva é:

• A. A indicação de um documento em dois ou mais lugares.
• B. O acessório que serve para separar as partes ou seções de um arquivo.
• C. A inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética ou alfanumérica.
• D. A guia colocada no lugar de um documento retirado do arquivo.

O sistema de arquivamento usado quando a consulta, feita no arquivo, dispensa o auxílio do índice, chama-se:

• A. Referencial.
• B. Indicativo.
• C. Direto.
• D. Flexível.

O conjunto de documentos consultados freqüentemente pela administração, conservados no escritório ou em local próximo e de fácil acesso, é chamado Arquivo

• A. corrente.
• B. permanente.
• C. intermediário.
• D. de terceira idade.
• E. de segunda idade.

Conforme Paes (2005), as etapas necessárias para organização de arquivos são, por ordem de ocorrência:

• A.

  Levantamento de dados, análise dos dados coletados e implantação.

• B.

  Análise dos dados coletados, planejamento e contratação de recursos humanos.

• C.

  Levantamento de dados, planejamento, contratação de recursos humanos e acompanhamento.

• D.

  Levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento.

• E.

  Levantamento de dados, análise dos dados coletados, contratação de recursos humanos e implantação.

O Arquivo onde são preservados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam a destinação final recebe a denominação de

• A. privado.
• B. corrente.
• C. permanente.
• D. em depósito.
• E. intermediário.

Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:

• A. Básico e ideográfico.
• B. Básico e padronizado.
• C. Alfabético e numérico.
• D. Alfabético e geográfico.
• E. Variadex e mnemônico.