Questões de Arquivologia do ano 2012

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso que visa a uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. As três fases básicas da gestão de documentos são:

• A.

  classificação, ordenação e destinação.

• B.

  avaliação, tratamento e difusão.

• C.

  análise, controle e disseminação.

• D.

  produção, utilização e destinação.

• E.

  seleção, descrição e divulgação.

O prazo aproximado de guarda de documentos nos arquivos intermediários é de:

• A.

  5 a 10 anos.

• B.

  até 15 anos.

• C.

  25 a 30 anos.

• D.

  20 anos.

• E.

  até 4 anos.

Em relação à expedição e à tramitação dos documentos sigilosos, analise as afirmativas abaixo.

I. No envelope externo, constará a indicação do destinatário, do grau de sigilo, do teor do documento e das informações referentes ao mensageiro oficialmente designado.

II. O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.

III. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

IV. No envelope interno, não deverá constar qualquer indicativo do destinatário e nem de informações relacionadas com o assunto e com o grau de sigilo do documento.

Assinale a alternativa correta.

• A.

  Somente a afirmativa I é verdadeira.

• B.

  Somente as afirmativas I e II são verdadeiras.

• C.

  Somente as afirmativas I e III são verdadeiras.

• D.

  Somente as afirmativas II e III são verdadeiras.

• E.

  Somente a afirmativa IV é verdadeira.

O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, documentos anteriormente caracterizados como sigilosos, chama-se:

• A.

  apensação

• B.

  flexibilização.

• C.

  desclassificação

• D.

  autuação

• E.

  destinação.

Um documento deverá ser arquivado após ter sido classificado e tramitado. O exame do documento exige que se verifique se ele deve realmente ser arquivado, se possui anexo(s) e se a classificação a ele atribuída será mantida ou alterada. Esses procedimentos fazem parte da operação de

• A.

  inspeção

• B.

  codificação

• C.

  ordenação

• D.

  orientação

• E.

  estudo

A fim de auxiliar os docentes na preparação das aulas, uma escola pretende organizar fichário com referências bibliográficas e sugestões de material didático. Em sua organização, decide agrupar as fichas pelos títulos mais gerais (GEOGRAFIA, HISTÓRIA e LITERATURA, por exemplo), dispostos alfabeticamente, colocando dentro de cada um deles, na mesma ordem, os títulos específicos correlatos (Geografia do Brasil e Geografia de Minas Gerais, dentro de GEOGRAFIA; História do Brasil e História de Minas Gerais, dentro de HISTÓRIA; Literatura Brasileira e Literatura Portuguesa, dentro de LITERATURA). Este método de ordenação das fichas é conhecido como

• A.

  dicionário.

• B.

  numérico.

• C.

  enciclopédico.

• D.

  alfanumérico.

No arquivo de um estabelecimento de ensino, as atas de resultados finais e o histórico escolar dos alunos são considerados documentos de caráter

• A.

  financeiro.

• B.

  probatório.

• C.

  temporário.

• D.

  fiscal.

Julgue os itens a seguir, acerca da gestão de documentos.

Os documentos de arquivo produzidos devem obrigatoriamente ser registrados nos sistemas de protocolo; esse procedimento, contudo, não se aplica aos documentos recebidos, que, conforme a origem, podem não estar sujeitos a registro.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens a seguir, acerca da gestão de documentos.

O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no âmbito dos arquivos correntes.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens a seguir, acerca da gestão de documentos.

A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediária.

• C. Certo
• E. Errado