Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O uso da informática como apoio para o desempenho das funções arquivísticas tem sido um aliado, no entanto, também apresenta desafios para o arquivista, sobretudo no que se refere à manutenção das características essenciais dos arquivos. Considerando a automação aplicada aos arquivos, julgue os próximos itens.

Na gestão arquivística de documentos, a autenticidade se refere à credibilidade de um documento enquanto tal, por sua vez, a confiabilidade diz respeito à credibilidade de um documento na afirmação de fatos.

• C. Certo
• E. Errado

A operação em que um documento é incorporado ao sistema de gestão de documentos denomina-se

• A.

  localização.

• B.

  rastreabilidade.

• C.

  pesquisa.

• D.

  disposição.

• E.

  captura.

O campo de uma tabela de temporalidade em que aparecem os prazos de prescrição e precaução é o campo

• A.

  destinação final.

• B.

  arquivo corrente.

• C.

  observações.

• D.

  arquivo permanente.

• E.

  arquivo intermediário.

Descrição é o elo que se estabelece entre a indagação do pesquisador e sua solução. Os produtos da função descrição de documentos de arquivo são conhecidos como

• A. instrumento de destinação.
• B. instrumento de pesquisa.
• C. plano de difusão.
• D. plano de destinação.
• E. quadro de arranjo.

A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de

• A.

  produção e destinação.

• B.

  emulação e migração.

• C.

  conservação e restauração.

• D.

  eliminação e preservação.

• E.

  criação e aquisição.

Assinale a alternativa que identifica um componente do sistema arquivístico institucional.

• A.

  Arquivo permanente.

• B.

  Arquivo geral.

• C.

  Arquivo de custódia.

• D.

  Arquivo descentralizado.

• E.

  Arquivo inativo.

O arquivo intermediário justifica-se por questões econômicas. É uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organização. Com relação ao arquivo intermediário, assinale a opção correta.

• A.

  Os documentos são mantidos nos arquivos intermediários quando apresentam alto valor secundário.

• B.

  O acesso aos documentos é aberto ao público nos arquivos intermediários, diferentemente do que ocorre com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.

• C.

  A descentralização física dos arquivos intermediários é resultado da grande frequência de uso dos documentos nessa fase do arquivo.

• D.

  O fato de ser uma fase transitória impede a aplicação da tabela de temporalidade nos arquivos intermediários.

• E.

  Os documentos são transferidos aos arquivos intermediários pela presença de valores legais, fiscais ou técnicos.

A passagem dos documentos dos arquivos correntes ou intermediários aos arquivos permanentes, administrada pela tabela de temporalidade, é conhecida na Arquivologia como

• A. transferência.
• B. destinação.
• C. recolhimento.
• D. incorporação.
• E. entrada.

Ao elaborar um diagnóstico de um acervo arquivístico, o arquivista deve procurar saber qual a data do documento mais antigo e qual a data do documento mais recente. Isso significa descobrir a(o)

• A. data cronológica.
• B. data-limite.
• C. data tópica.
• D. tempo-limite.
• E. tempo cronológico.

Para definir o que deve ser feito com os documentos de um acervo, é necessário submetê-los a um processo de análise e seleção que visa ao estabelecimento de prazos para a sua guarda, nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Esse processo é denominado

• A. temporalidade.
• B. destinação.
• C. avaliação.
• D. racionalização.
• E. registro esquemático.