Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente, chama-se

• A. arranjo.
• B. gestão de documentos.
• C. destinação e seleção de documentos.
• D. programa de avaliação.
• E. atividades de protocolo.

Quando for necessário proteger documentos impressos, manuscritos e outros documentos de papel ou fotografias, é preciso utilizar a técnica conhecida como

• A. laminação.
• B. encapsulação.
• C. alisamento.
• D. banho de gelatina.
• E. fumigação.

Considere os exemplos de codificação de documentos a seguir.

I - 839.245

II - 45-42-19

III - 10.009/2010

Essas codificações são utilizadas, respectivamente, nos métodos de classificação

• A. dígito-terminal, duplex e unitermo.
• B. duplex, decimal e numérico-cronológico.
• C. numérico-cronológico, numérico-simples e decimal.
• D. numérico-simples, dígito-terminal e numérico-cronológico.
• E. numérico-simples, decimal e unitermo.

Ao proceder ao empréstimo de documentos, o arquivista deve colocar no local de onde foi retirado o documento, um(a)

• A. guia-fora.
• B. formulário de prazo.
• C. formulário de cobrança.
• D. lembrete de prazo.
• E. cópia do documento.

Antes de arquivar os documentos, o profissional deve seguir algumas etapas. A primeira delas é examinar cada documento para verificar se os mesmos destinam-se ao arquivamento ou não. Essa etapa denomina-se

• A. inspeção.
• B. estudo.
• C. exame.
• D. classificação.
• E. revisão.

Antes do arquivamento, o profissional apõe nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, tais como letras, números, letras e números, cores, etc. A redução do tempo e a facilitação das etapas seguintes são características da

• A. classificação.
• B. ordenação.
• C. codificação.
• D. inspeção.
• E. simbologia.

Em relação aos conceitos de organização e gerenciamento de arquivos, pastas e programas, assinale a alternativa correta.

• A.

  Uma pasta é uma estrutura para organização na qual é possível armazenar apenas arquivos.

• B.

  Um programa sempre possibilita gravar as informações com as quais se trabalha e, após a gravação, elas são transformadas em uma pasta no disco rígido.

• C.

  Para salvar informações no disco rígido do computador, é necessário informar o nome completo do arquivo e a pasta em que ele será salvo.

• D.

  A melhor forma para organizar os arquivos é criar uma única pasta em todo o disco rígido e colocar todos os arquivos do computador nessa pasta.

• E.

  Após instalar qualquer programa no computador, só é possível removê-lo por meio da formatação do disco rígido.

Assinale a alternativa que não representa sistema ou tipo de classificação utilizado em arquivos.

• A.

  Classificação cronológica.

• B.

  Classificação Decimal Universal.

• C.

  Classificação Randômica Aleatória.

• D.

  Classificação Alfanumérica.

Como se classificam os arquivos, de acordo com o seu estágio de evolução?

• A.

  Os arquivos podem ser divididos entres arquivos mortos e pastas em movimento.

• B.

  De acordo com o estágio de evolução, os arquivos podem ser genéricos, departamentais ou corporativos.

• C.

  Os arquivos podem ser privados, públicos ou públicos com acesso restrito.

• D.

  Eles se classificam em correntes, intermediários e permanentes.

Existem vários métodos possíveis de arquivamento. Assinale a alternativa correta sobre o tema.

• A.

  Usa-se o método duplex quando a documentação é dividida em classes conforme o assunto.

• B.

  Nos casos em que o elemento principal é a situação funcional da pessoa, utiliza-se o método alfabético, por ser o mais direto.

• C.

  A busca pelo CEP é a característica principal usando-se o método de arquivamento geográfico.

• D.

  O método ideográfico depende da interpretação dos documentos sob análise, mas garante que haja padronização dos arquivos com outras organizações de porte e segmento de atuação semelhante.