Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Como se denomina o conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados?

• A.

  Documentação livre de uso.

• B.

  Documentos RAF (restricted access files).

• C.

  Arquivo corrente.

• D.

  Central Dinâmica de Arquivos e Documentos (CDAD).

Um plano de classificação visa dar acesso aos documentos e

• A.

  permitir o expurgo dos documentos, já que estabelece prazos que determinam seus períodos de vigência e caducidade.

• B.

  facilitar o trabalho do arquivista, impedindo a transgressão dos princípios da unicidade e indivisibilidade dos documentos.

• C.

  garantir o caráter probatório dos documentos de um ou mais fundos, dotando-os de sinais de validação e marcas de autenticidade.

• D.

  dar visibilidade às funções e atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as relações entre os documentos.

• E.

  propiciar aos usuários (primários e secundários) o conhecimento da temporalidade dos documentos.

O método estrutural é usado no processo de

• A.

  descarte.

• B.

  restauro.

• C.

  classificação.

• D.

  digitalização.

• E.

  atendimento ao público.

A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições é conhecida como

• A.

  utilização de documentos.

• B.

  avaliação de documentos.

• C.

  destinação de documentos.

• D.

  produção de documentos.

• E.

  descrição de documentos.

Destinação significa o encaminhamento de documentos para

• A.

  conservação preventiva ou restauro.

• B.

  guarda ou eliminação.

• C.

  armazenamento vertical ou horizontal.

• D.

  maceração ou trituração.

• E.

  microfilmagem ou digitalização.

A quantidade de documentos acumulada por um órgão público é cada vez maior. É impossível e desnecessário guardar tudo o que é produzido. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa correta.

• A.

  Os documentos, em sua totalidade, podem ser, de acordo com a legislação em vigor, eliminados após cinco anos.

• B.

  A função arquivística que trata dessa questão é a descrição, fundamentada por uma norma internacional.

• C.

  A digitalização de todos os documentos e a eliminação dos originais estão entre as principais soluções apontadas pelas instituições arquivísticas brasileiras.

• D.

  Os documentos eliminados devem ser aqueles desprovidos de valor secundário.

• E.

  O instrumento para a avaliação dos documentos quanto aos seus prazos de guarda e destinação final é o código de classificação de documentos.

O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição, encarregando-se de

• A.

  sua descrição e difusão.

• B.

  sua avaliação e digitalização.

• C.

  seu diagnóstico e planejamento.

• D.

  seu descarte e acondicionamento.

• E.

  sua distribuição e tramitação.

A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições é conhecida como

• A.

  utilização de documentos.

• B.

  avaliação de documentos.

• C.

  destinação de documentos.

• D.

  produção de documentos.

• E.

  descrição de documentos.

O instrumento de gestão capaz de oferecer, no âmbito de uma instituição, dados sobre estrutura, funcionamento, quantidade e estado físico dos documentos é

• A.

  o glossário.

• B.

  o diretório.

• C.

  o diagnóstico.

• D.

  a tabela.

• E.

  o estatuto.

A quantidade de documentos acumulada por um órgão público é cada vez maior. É impossível e desnecessário guardar tudo o que é produzido. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa correta.

• A.

  Os documentos, em sua totalidade, podem ser, de acordo com a legislação em vigor, eliminados após cinco anos.

• B.

  A função arquivística que trata dessa questão é a descrição, fundamentada por uma norma internacional.

• C.

  A digitalização de todos os documentos e a eliminação dos originais estão entre as principais soluções apontadas pelas instituições arquivísticas brasileiras.

• D.

  Os documentos eliminados devem ser aqueles desprovidos de valor secundário.

• E.

  O instrumento para a avaliação dos documentos quanto aos seus prazos de guarda e destinação final é o código de classificação de documentos.