Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A respeito da legislação arquivística, julgue os itens a seguir.

Não há necessidade, no âmbito dos órgãos do Poder Judiciário, da criação de comissões permanentes de avaliação, mas há, sim, de comissões permanentes de acesso à informação.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito da legislação arquivística, julgue os itens a seguir.

A coordenação dos programas de gestão de documentos nos órgãos do Poder Judiciário deve ser feita por comitês gestores, que visam definir as diretrizes dos programas de gestão de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir.

O sistema tradicional de arquivos demonstrou grande fragilidade com as crescentes concentrações de arquivos ocorridas no século XVI, que consistiram no agrupamento de vários acervos em um mesmo depósito.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir.

A procura pelos arquivos intensificou-se, nos séculos XVII e XVIII, em função do chamado valor primário dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito da prática arquivística em esfera pública no Brasil, assinale a opção correta.

• A.

  A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

• B.

  Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

• C.

  O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

• D.

  A gestão da informação é o conjunto de procedimentos automatizados por meio dos quais é feita a indexação e o armazenamento dos documentos eletrônicos, obedecendo a princípios específicos, uma vez que tais documentos não são regidos pela legislação arquivística.

A destinação dos documentos é indicada

• A.

  pelo plano de classificação.

• B.

  pelos instrumentos de pesquisa.

• C.

  pela tabela de temporalidade.

• D.

  pela tipologia documental.

Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente,

• A.

  arranjo e classificação.

• B.

  arquivamento e acondicionamento.

• C.

  avaliação e seleção.

• D. transferência e recolhimento.

Acerca das rotinas de tratamento documental em arquivos, assinale a opção correta.

• A.

  As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).

• B.

  As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.

• C.

  As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

• D.

  Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Considerando os princípios arquivísticos e a legislação a respeito da avaliação e da eliminação de documentos públicos, assinale a opção correta.

• A.

  A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

• B.

  Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

• C.

  A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

• D.

  O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

• B.

  As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

• C.

  Os principais instrumentos de gestão arquivística são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

• D.

  A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

• E.

  A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação.