Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Na metodologia da organização de arquivos, o símbolo apresentado na forma de números ou letras ou de maneira combinada, que é utilizado como elemento de identificação das unidades de arquivamento, para a localização de fundos e séries de documentos dentro do acervo, denomina-se:

• A.

  Índice.

• B.

  Dossiê

• C.

  Guia-fora.

• D.

  Protocolo.

• E.

  Notação.

Registro ou protocolo, expedição, arquivamento e consultas são atividades do arquivo:

• A.

  especial;

• B.

  especializado;

• C.

  intermediário;

• D.

  permanente;

• E.

  corrente.

O arquivo corrente é constituído de documentos freqüentemente consultados para tomada de decisões das administrações. Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo, teoria e prática, 2002:54), no cumprimento de sua função, muitas vezes responde ainda pelas atividades de protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação dos documentos, razão pela qual encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgão de Protocolo e Arquivo, ou outra similar. Baseado nesta afirmativa assinale a alternativa correta.

• A.

  A análise e avaliação dos documentos ocorrem na fase de empréstimo e consulta.

• B.

  O arquivamento dos documentos não ocorre na rotina da expedição.

• C. O protocolo é responsável pelas fases de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos.
• D. O protocolo é responsável somente pelas fases de recebimento e classificação.
• E.

  A análise e avaliação dos documentos ocorrem no protocolo.

Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método:

• A.

  numérico;

• B.

  alfa numérico;

• C.

  alfabético;

• D.

  ideográfico numérico;

• E.

  assunto.

No Brasil, os dispositivos expressos na Constituição de 1988, onde se afirma que "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parag. 2), oferecem os fundamentos necessários para dotar o país de uma legislação arquivística. A citada Lei 8.159/1991 possui características marcadamente conceituais, definindo no artigo 3º a gestão de documentos, como um conjunto de procedimentos que se referem à:

• A.

  produção, tramitação e arquivamento de documentos em fase corrente, visando a sua eliminação e recolhimento para guarda permanente.

• B.

  produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

• C. produção, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária.
• D.

  avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

• E.

  produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente, intermediária e permanente.

A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado:

• A.

  ideográfico;

• B.

  remissivo;

• C.

  assistemático;

• D.

  equivalente;

• E.

  classificatório.

A modernização das instituições arquivísticas brasileiras depende, em boa medida, de investimentos captados em agências de fomento, nacionais e internacionais, que patrocinam projetos na área dos arquivos. Assinale a alternativa ERRADA sobre as características que devem apresentar um tal projeto.

• A.

  A linguagem utilizada na redação deve estar adequada ao público a que se destina.

• B.

  Deve atender a uma demanda verdadeira, com um orçamento real e ser administrado por um profissional qualificado.

• C.

  Deve haver interesses mútuos nas parcerias propostas.

• D.

  O que importa é a competência da equipe executora, mesmo que o coordenador do projeto não comprove experiência na área.

• E.

  Deve garantir transparência no uso dos recursos utilizados.

A primeira etapa do trabalho de um Protocolo, ao receber os documentos, consiste em:

• A.

  expedição e descarte;

• B.

  distribuição, expedição e descarte;

• C.

  separação, registro e descarte;

• D.

  separação, registro e distribuição;

• E.

  separação e registro.

Além dos conhecimentos teóricos e metodológicos, o profissional de arquivos deve apresentar as seguintes características para o bom desempenho de suas funções:

I- O arquivista deve ter habilidade em lidar com o público, dispensando a todos os usuários um tratamento cordial, empenhando-se em atendê-los com rapidez e eficiência.

II- O arquivista pode colecionar documentos originais, desde que não tenha sido retirado de fundos ou coleções sob custódia do arquivo onde trabalha.

III- O arquivista tem o dever de facilitar o acesso aos arquivos ao maior número possível de usuários, mas deve-se respeitar a legislação em vigor e não revelar informações contidas em documento cujo acesso é restrito por lei.

IV- O arquivista deve respeitar os limites impostos pela política das instituições, a legislação e a regulamentação, os direitos dos indivíduos e os acordos com os doadores, no que diz respeito à comunicabilidade dos documentos.

• A. as afirmativas I, III e IV são verdadeiras.
• B.

  apenas as afirmativas I e IV são verdadeiras.

• C.

  apenas as afirmativas I e III são verdadeiras.

• D.

  apenas as afirmativas II e IV são verdadeiras.

• E.

  as afirmativas I, II e III são verdadeiras.

O processo de avaliação visa a definir, dentro do ciclo de vida documental, quais os prazos em que os documentos deverão ser preservados, quando deverão ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente. Em Arquivística, a função de "avaliação" está intimamente ligada à elaboração e utilização da tabela de:

• A.

  intencionalidade;

• B.

  preservacionalidade;

• C.

  prescricionalidade;

• D.

  temporalidade;

• E.

  legibilidade.