Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Na organização dos documentos, classificam-se como “correspondência”

• A. processo de admissão de servidor e carteira de vacinação.
• B. folha de pagamento e fichas de dados pessoais.
• C. ofício de apresentação e memorando.
• D. filmes da aula inaugural e lista de presença dos convidados.
• E. ata de reunião e fotografias da solenidade de recepção dos novos servidores.

Em se tratando das responsabilidades do servidor, no que refere ao tratamento da documentação, o Regime Jurídico proíbe

• A. colaborar com as requisições para a defesa da Fazenda Pública, quando fizer solicitações de documentos necessários à defesa de direitos.
• B. atender com presteza à emissão de certidões requeridas dentro do prazo previsto na legislação.
• C. opor resistência, sem motivos, ao andamento de documento e processo ou execução de serviço.
• D. prestar atendimento ao público em geral, fornecendo as informações requeridas, exceto as protegidas por sigilo.
• E. retirar, com prévia autorização da autoridade competente, documento ou objeto da repartição.

Sobre organização de arquivos, são feitas as seguintes afirmações:

I – Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade;

II – A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente;

III – É muito desagradável ter de encontrar um documento no arquivo, com urgência, e não conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar precisão para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utilizá-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fácil compreensão.

Quais afirmativas acima estão corretas?

• A.

  apenas I e II

• B.

  apenas II e III

• C.

  apenas III

• D.

  todas as afirmativas acima

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?

• A.

  apenas I

• B.

  apenas II e III

• C.

  apenas III

• D.

  todas as afirmativas acima

Com relação à gestão de documentos, julgue os próximos itens.

Utilizando-se a tabela de temporalidade é possível administrar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação a gestão documental, julgue os itens de 63 a 69.

Produção, destinação, utilização, reutilização e arquivamento são as principais fases da gestão de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação a gestão documental, julgue os itens de 63 a 69.

A eliminação de arquivos deve ser definida segundo a tabela de temporalidade adotada pela instituição e deve considerar aspectos legais e administrativos para a tomada de decisão sobre o descarte de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação a gestão documental, julgue os itens de 63 a 69.

Os arquivos intermediários são aqueles essenciais para o desenvolvimento de atividades de rotina de uma instituição, os quais ainda estão em uso pleno por parte dos usuários e ainda não se encontram devidamente classificados nem arquivados.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação a gestão documental, julgue os itens de 63 a 69.

A gestão de documentos refere-se a atividades de produção, tramitação, uso e avaliação de documentos que se encontram em fase corrente. Para ser eficaz, essa gestão deve desconsiderar os documentos em fase intermediária.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação a gestão documental, julgue os itens de 63 a 69.

Arquivo permanente é aquele que possui valor histórico e necessita de decisão, publicação e conservação.

• C. Certo
• E. Errado